Dématérialiser ses factures fournisseurs n'a de sens que si l'engagement est digitalisé

Par Cédric Guillouet, Directeur du Conseil d'Oxalys

Les entreprises ayant jusqu'en 2025 pour basculer à la facture 100% numérique, elles ont tout intérêt à profiter de cette période pour dématérialiser et mettre sous contrôle leur cycle d'engagements, ce qui enrichit la relation fournisseurs et développe la collaboration entre acheteurs et finance.

La facture électronique n'est plus une option : les différentes réglementations adoptées imposent aux entreprises de dématérialiser leurs factures. Si pour l'heure, une entreprise du secteur privé peut encore refuser de recevoir une facture au format numérique, la dématérialisation deviendra obligatoire pour toutes en 2025.

Vue pour le moment comme une contrainte, cette obligation peut aussi être considérée comme une opportunité d'optimiser ses processus financiers, et notamment l'engagement du processus d'approvisionnement (P2P). En dématérialisant toute la chaîne des achats, depuis la commande jusqu'au règlement, l'entreprise peut garantir que la totalité des informations et documents seront disponibles de bout en bout, puis valider le paiement d'une facture qui devient alors une simple formalité.

Cinq avantages reconnus de la digitalisation du processus Purchase-to-Pay

Il y a des avantages certains à dématérialiser et à automatiser les factures et leur traitement. Tout d'abord, la saisie automatique permet de fiabiliser les données (TVA, données opérationnelles, imputations comptables ou analytiques, informations de réception, etc.) et faciliter la mise en œuvre d'une piste d'audit fiable (PAF). La PAF est un dispositif obligatoire pour assurer la validité d'une facture électronique. Dans un contexte où les contrôles et les amendes par l'autorité financière deviennent systématiques, un projet de dématérialisation du processus achats facilitera la constitution de la PAF.

Ensuite, la dématérialisation des factures concourt à simplifier, homogénéiser et sécuriser l'accès aux factures, en respectant les règles fiscales applicables (en cas de contrôle) : sauvegarde, PAF, authenticité des factures.

Troisième atout : aider au respect des délais de règlement. En dématérialisant et en automatisant, l'entreprise va réduire le temps consacré au traitement des factures - Accenture a estimé qu'il pouvait être divisé par 10 (de 11,5 jours à 1 jour) - et les coûts associés (de 17,60€ par facture à 6,40€ par facture). Accélérer le traitement jusqu'au "bon à payer" permet de sécuriser le respect des délais de paiement conformément à la législation (Loi LME), voire faciliter les paiements anticipés (via escompte ou reverse factoring)

Gagner en productivité et coûts associés est également un atout de la digitalisation du Purchase-to-Pay : une bonne partie du processus étant « robotisable », les équipes comptables accèdent rapidement et facilement aux bonnes informations, ce qui leur fait gagner du temps dans la phase de rapprochement/contrôle des factures, voire permet de l'automatiser. En effet, la facture issue d'un processus contrôlé et contrôlable tout au long de l'amont permet un rapprochement vraiment automatique et fiable entre les éléments facturés, les éléments réceptionnés et ceux portés dans la commande.

Dernier point : la digitalisation des engagements crée une dimension collaborative entre les équipes Achats, les équipes opérationnelles métier et les équipes de la direction financière, au service de la qualité de la relation fournisseurs.

Du projet tactique au projet d'entreprise au service de la relation fournisseurs

Mettre en œuvre une solution de digitalisation du processus P2P gagne à s'inscrire dans un projet plus large et à devenir un projet d'entreprise dans lequel s'impliquent à la fois la direction financière et comptable, la direction des achats et les directions opérationnelles. N'oublions pas que le document contractuel qui engage l'entreprise avec un fournisseur est une commande réalisée par le service achats ou les équipes opérationnelles, bien avant l'acte de facturation. Et que sans commande, l'engagement contractuel n'est pas cadré.

Du côté des acheteurs, avoir une vision des dépenses structurées permet d'établir des stratégies d'achats par marché et de faciliter la relation avec les fournisseurs les plus critiques dans une relation constructive dans la durée. La dématérialisation des achats combinée à la dématérialisation des factures fournisseurs facilitent la consolidation des engagements de dépenses par fournisseur. La mise en œuvre d'un P2P digitalisé permet, en outre, de s'assurer que les conditions négociées par les achats sont respectées par les directions opérationnelles.

Elle est aussi un moyen de sécuriser les achats grâce à l'enrichissement des données fournisseurs tant sur la solvabilité de ceux-ci (Bureau Van Dijk, InfoLegal, etc.) que pour une vérification en temps réel de la situation des entreprises référencées et un partage d'information avec les équipes en charge du suivi des règlements.

Autre atout : Il devient possible de construire simplement la Piste d'Audit Fiable, au travers de l'ensemble des documents du sourcing jusqu'à la commande. En dématérialisant le processus P2P, on documente toutes les tâches, ce qui permet ensuite de construire facilement et rapidement une piste d'audit fiable. C'est un véritable accélérateur de conformité réglementaire.

Un système P2P dématérialisé de bout en bout - du sourcing à la facture, en passant par la commande - contribue donc remettre à plat ses processus, à garantir le respect des règles internes et de conformité, et à fournir la PAF répondant aux exigences de l'administration fiscale. Il tend même à devenir « nécessaire » : pour réussir la digitalisation de son processus de facturation, il est essentiel de bien maîtriser l'amont.

A propos de l'auteur
Cédric Guillouet, 45 ans, a évolué au sein de directions achats de tailles et de maturités différentes - d'abord en tant qu'opérationnel dans le secteur de l'énergie et l'automobile puis dans le conseil principalement dans les secteurs Industries, Utilities, Telecom et Bancassurances. Avant de rejoindre Oxalys, il a lancé et développé en 2015 l'activité de conseil Achats et Supply Chain au sein du cabinet Althéa dont il était associé.

A propos d'Oxalys - https://www.oxalys.fr/
Oxalys est un éditeur français de logiciels, pure player de la gestion des achats et des engagements de dépenses, créé il y a 30 ans. Il a développé une solution SaaS flexible, agile et prête à l'emploi permettant d'accompagner à toute entreprise ou organisation de digitaliser et de gérer la montée en puissance des Achats. Son logiciel phare d'e-Achats, issu de plus de 30 ans de meilleures pratiques Achats, de richesse métier et d'innovation, permet de dématérialiser l'intégralité du processus achat des entreprises, depuis la recherche du fournisseur jusqu'aux factures fournisseurs et à leur intégration en comptabilité.
Ses solutions ont convaincu plus de 100 clients de tous secteurs d'activité et de toutes tailles (grands groupes, PME, organisations du secteur public).