Partie intégrante du processus de la relation client, la gestion documentaire occupe une place importante dans le bon fonctionnement d'une entreprise, que ce soit en termes de temps ou de budget. A ce titre, optimiser les processus documentaires permet de garantir la maîtrise des coûts, la productivité de l'entreprise et la qualité, tout en réduisant les risques de fraudes ou d'erreurs. En s'appuyant sur un prestataire ayant une forte expertise dans ces domaines et également capable de mener des opérations de vérification, Bouygues Telecom souhaite optimiser l'ensemble de ses processus documentaires.

XGS propose alors d'implémenter une solution de contrôle de conformité des contrats « Contrôle, Contrat, Conforme », incluant la réception des différentes pièces constituant les dossiers des clients particuliers de Bouygues Telecom, le contrôle de leur intégralité, leur cohérence et leur conformité. XGS procède ensuite à la numérisation et à l'archivage de l'ensemble des documents dans une base de données documentaire accessible par Bouygues Telecom et ses distributeurs, via un accès sécurisé sur leur portail Internet. En cas de non-conformité d'un dossier client, XGS relance alors par email le distributeur Bouygues Telecom responsable de l'envoi du dossier, jusqu'à réception d'un dossier conforme. Chaque année, près de 6 millions de pages sont traitées pour Bouygues Telecom depuis un site XGS basé dans l'agglomération Lilloise.

Depuis l'implémentation des solutions XGS, et notamment depuis la mutualisation de sites, Bouygues Telecom bénéficie d'une plus grande flexibilité (un plan de reprise d'activités pouvant être lancé très rapidement en cas de sinistre sur l'un des sites). Le contrôle accrû, systématique et sécurisé des informations contractuelles a également permis de supprimer les risques d'erreurs (risques d'impayés, détection des fraudes.) et d'harmoniser les données, générant ainsi des économies et une amélioration très sensible de la qualité.

« La relation clientèle se situe au cour de la stratégie de Bouygues Telecom. Grâce aux solutions XGS, nous bénéficions aujourd'hui d'un processus de gestion des flux documentaires plus sûr et plus fiable contribuant à améliorer la satisfaction de nos clients », témoigne Patrick Vallée, Directeur des Centres Externes de la Relation Clients chez Bouygues Telecom.

A propos de Xerox Global Services :
Xerox Global Services, l'une des trois principales entités du groupe Xerox, propose une gamme complète de services de conseil, d'intégration de systèmes et de gestion externalisée des documents. XGS travaille en collaboration avec ses clients pour optimiser leurs processus à forte composante documentaire tels que le traitement des courriers clients et des factures, la gestion des documents de formation et des dossiers clients. N°1 mondial des services documentaires, Xerox Global Services accompagne ses clients dans l'optimisation des processus métier et la réduction significative des coûts. XGS intervient dans tous les secteurs d'activités, quelle que soit la taille des entreprises.

A propos de Xerox Europe :
Xerox Europe, filiale européenne de Xerox Corporation, commercialise une gamme complète de produits, solutions et services, ainsi que les consommables, matériels et logiciels associés. Ces offres s'articulent autour de trois axes : l'impression bureautique petits et grands volumes, l'impression de production et les environnements arts graphiques, et les services incluant le conseil, la conception et la gestion des systèmes documentaires jusqu'aux solutions d'externalisation complètes.

Xerox Europe possède également des unités assurant la production et la logistique en Irlande, au Royaume-Uni et aux Pays-Bas, ainsi qu'un centre de recherche et de développement (Xerox Research Centre Europe) à Grenoble. Pour plus d'informations : www.xerox.fr

XEROX® est une marque de Xerox Corporation. Toutes les autres marques ou noms de produits cités non Xerox sont les marques ou les marques déposées de leurs propriétaires respectifs.