Les projets de signature électronique et plus particulièrement ceux de contractualisation ou de souscription en ligne sont des projets d’envergure au sein des différentes directions métier (RH, Achats, Relations clients…). A la clé, de nombreux enjeux : efficacité et performance liées à l’automatisation des processus ; conformité aux exigences réglementaires et normatives ; simplification et accélération des traitements…

Maillon indispensable dans la mise en place d’un projet de dématérialisation, la signature électronique nécessite méthode et organisation. Quels sont les critères et les contraintes à prendre en compte ? Quelques pistes afin d’aborder et d’initier ce projet en toute sérénité.

1. Repositionner la signature électronique dans un processus global de dématérialisation
La recevabilité en justice d’une signature électronique est liée à la piste d’audit qui sera fournie par les principales étapes techniques du processus de signature, à savoir : identification des signataires, génération des certificats, signature et archivage des documents signés.
Par ailleurs, la signature électronique s’inscrit souvent dans un projet plus global, d’où l’importance d’une démarche de dématérialisation menée de bout en bout. Une plate-forme de dématérialisation prenant en compte l’intégralité du cycle de vie du document : de la capture des flux, en passant par l’automatisation des traitements, jusqu’à l’archivage à valeur probatoire des dossiers des preuves et des documents signés, est fortement recommandée. L’intérêt de cette plateforme est non seulement de fluidifier les échanges et d’optimiser la productivité, mais aussi d’assurer la traçabilité et de sécuriser les traitements.

2. Intégrer les contraintes légales spécifiques à chaque métier
La signature électronique gagne de plus en plus le terrain sur la signature papier et cela dans tous les métiers et les secteurs d’activité. Le règlement eIDAS régit le cadre réglementaire au niveau européen. Il est néanmoins pertinent d’inclure les spécificités réglementaires liées aux différents métiers pour mieux maîtriser les risques. Par exemple, un arrêté relatif à la signature électronique dans la commande publique a été publié le 12 avril 2018 afin d’opérer une transition entre le certificat de signature électronique « RGS », qui constituait le standard en la matière, et le certificat « eIDAS », imposé par la réglementation européenne. En effet, à compter du 01 octobre 2018, tous les acheteurs publics devront se doter à minima dans le cadre de leurs consultations « d’une signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié conforme au règlement eIDAS ainsi que d'un dispositif de création de signature électronique ».

3. Choisir des partenaires tiers de confiance agréés
Se tourner vers l’un ou plusieurs partenaires Tiers de confiance certifiés ou agréés offre la garantie d’une solution basée sur les meilleures technologies du moment et le respect des exigences réglementaires et normatives applicables dans le domaine.
Vous assurez ainsi à vos échanges électroniques le plus haut niveau de confidentialité et de sécurité et à vos documents signés la pérennité et l’intégrité.
Depuis l’entrée en vigueur du règlement européen eIDAS, vous pouvez vous référer à la Trusted List pour connaître les Tiers certificateurs et à la liste des certifiés NF 461 pour connaitre les Tiers archiveurs électroniques.

4. Simplifier l’expérience utilisateurs
Pour mener à bien la transformation digitale, la prise en compte de l’expérience utilisateurs s’avère indispensable. Optimisation du parcours des utilisateurs internes et/ou externes et amélioration de la productivité sont les clés d’un retour sur investissement rapide. Le choix d’un prestataire dont la solution de signature électronique est interconnectée avec des logiciels métiers les plus utilisés du marché ou qui propose une bibliothèque riche d’API permettant la connexion à vos propres applications est un choix judicieux.

5. Prévoir accompagnement au changement
Pour garantir la réussite de ce projet, l’accompagnement au changement est primordial dans ce type de projet. Intégrer les utilisateurs clés de l’outil en amont de la réflexion et de la conception et répondre à leurs attentes permet de faire adopter la signature électronique par l’ensemble des collaborateurs, clients et fournisseurs… Cette approche permettra une adhésion plus rapide et efficace.

Emmanuel Faure, directeur maketing de Locarchives

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