Le contrôle-factures dans SAP® : clé de voûte d’un projet de dématérialisation déployé dans toute l’Europe
N°1 européen et n°3 mondial de l’industrie du verre, Saint-Gobain Vitrage, filiale du groupe Saint-Gobain, produit, transforme et commercialise des produits verriers pour de très nombreux marchés : automobile et transport, bâtiment, ameublement, électroménager, électronique…

Soucieux d’optimiser ses processus comptables, le pôle Vitrage de Saint-Gobain décide début 2006 de dématérialiser l’ensemble des factures fournisseurs reçues en Europe. Une approche originale est alors retenue : les factures provenant des fournisseurs majeurs, représentant 12% du flux, sont reçues en EDI tandis que les autres 88% sont scannés et saisis par un prestataire externalisé en Irlande. L’ensemble des flux de factures dématérialisés sont déversés dans l’Add-on SAP® édité par ITESOFT pour en automatiser le contrôle, la validation et l’intégration comptable dans mySAP® ERP.

Le Responsable du Projet de Saint-Gobain Vitrage explique pourquoi ITESOFT a été choisi : « Cette solution est le facteur clé du succès de notre projet global de dématérialisation des factures fournisseurs. Véritable réceptacle des flux « EDI » d’une part et « saisie externalisée » d’autre part, Balance for mySAPTM Business Suite intègre 100% des factures, quelques soient leur format d’arrivée, langue ou devise, et permet de réaliser un contrôle-facture homogène et complet, natif dans SAP®».

A ce jour, deux des quatre divisions de Saint-Gobain Vitrage, Saint-Gobain Sekurit (250 000 factures/an – 12 000 fournisseurs) et Saint-Gobain Glass (200 000 factures/an – 10 000 fournisseurs), bénéficient de ce processus optimisé qui, à terme, concernera 11 pays européens : toutes les factures précédées de commandes sont automatiquement rapprochées ou suivent un workflow de gestion des litiges ad-hoc. Les factures non précédées de commandes sont imputées et validées via un accès Web sécurisé par les utilisateurs idoines qui sont alertés par email.

Le retour sur investissement est au rendez-vous
Les résultats sont d’ores et déjà constatés par Saint-Gobain Vitrage : plus de 65% des factures sont intégrées automatiquement dans SAP® sans aucune intervention manuelle.

« Une facture est désormais traitée en moyenne en 2 jours contre une ou plusieurs semaines auparavant. Les coûts administratifs ont été drastiquement réduits grâce notamment au gain de plusieurs ETP : le pay-back est atteint » annonce le Responsable du Projet.

Les bénéfices sont aussi qualitatifs : « Les collaborateurs sont aujourd’hui plus mobilisés sur des tâches d’analyse, à plus forte valeur ajoutée : notre productivité a augmenté ! Par-dessus tout, nous avons atteint nos objectifs en matière de contrôle interne grâce à la traçabilité totale et immédiate des factures » conclut le Responsable du Projet Saint-Gobain Vitrage.

Frédéric Baudassé, Directeur Général Opérations de ITESOFT, analyse : « Nous sommes particulièrement fiers de ce projet qui une nouvelle fois démontre la complémentarité des approches EDI, Scanning et Contrôle-factures automatisé et qui réaffirme nos compétences en environnement SAP® sur des projets décentralisés et d’envergure européenne.»

Saint-Gobain Vitrage interviendra le jeudi 10 octobre 2007 à Reims lors de la Convention Annuelle du Club Utilisateurs France de SAP de 16h45 à 17h30. Informations et inscription sur www.usf.fr


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