La mise en place de l’applicatif métier JOCARI s’inscrit dans un vaste plan de refonte du système d’information souhaité par le groupe Colas, l’ayant déjà amené à moderniser, depuis 2004, ses solutions de comptabilité, mais également de paie & de GTA (Gestion des Temps et des Activités) et plus récemment de gestion des chantiers.
Le déploiement d’un nouvel outil de gestion de la facturation fournisseurs, souhaité dès mi-2010 par la Direction Administrative et Financière (DAF) du groupe Colas, entend répondre à deux objectifs majeurs du Groupe. D’une part, harmoniser les pratiques dans ce domaine de ses 16 filiales routières et d’autre part, répondre aux directives imposées par la loi de modernisation économique (LME) sanctionnant lourdement tout retard dans le règlement fournisseurs (dont les transporteurs).
Pour atteindre ces 2 objectifs, le Groupe propose à ses filiales la solution JOCARI, un outil de dématérialisation et de Workflow qui offre toujours plus de souplesse, de traçabilité et de contrôle.
Développé par Speig, sa filiale informatique, le nouvel applicatif JOCARI a d’abord été déployé dans 4 agences pilotes (février - mai 2011). Cette première phase ayant permis de corriger et d’améliorer la version proposée, une nouvelle étape s’est achevée, en juin dernier, par la mise en place de l’outil dans près de 30 nouveaux centres, avant un déploiement général, impactant les 330 agences restantes, du 08 septembre au 25 octobre 2011.
Mais si, techniquement, cette implémentation s’est déroulée sans encombre, encore était-il indispensable d’obtenir l’adhésion des différentes populations impactées par l’outil, gage d’un projet réussi. Pour l’aider dans cette démarche, Speig a décidé de se tourner vers la société « Des Systèmes & des Hommes » (S&H) avec laquelle elle avait déjà collaboré avec succès par le passé.
Afin de satisfaire aussi bien les attentes de la filiale informatique du Groupe que les contraintes imposées par la DAF (délais serrés, avec une « deadline » fixée fin octobre), S&H a choisi de dispenser une formation courte et sur site, pour être directement au contact des collaborateurs.
Le côté innovant a été de rassembler dans une seule et même session tous les acteurs du processus facturation fournisseurs afin de bien mettre en avant les responsabilités et actions attendues pour chacun d’eux : les comptables fournisseurs , les donneurs d’ordre (les conducteurs de travaux qui valident l’engagement des dépenses), les Responsables Administratifs de Centre (RAC) (qui donnent leur accord avant que la facture soit comptabilisée) et les Chefs d’Etablissement (qui engagent, par leur signature, le paiement des factures).
Au cours de ces séances, l’aspect « pratique » a systématiquement été privilégié pour susciter l’adhésion du plus grand nombre. Celles-ci reposent sur l’étude de cas concrets accessibles depuis un environnement de formation (Base Ecole) préalablement préparé par Speig et S&H.
Pour compléter ce dispositif, ont été mis à la disposition des apprenants :
- des « fiches utilisateurs » détaillant les processus et les manipulations dans l’outil (fiches électroniques)
- l’accès à une hot-line interne (contribuant ainsi à la campagne d’amélioration des nouvelles versions (bugs, ergonomie)).
Isabelle Thébaud, responsable de l’activité Conduite du Changement chez S&H explique : « Très tôt nous avons compris la nécessité de venir à la rencontre des utilisateurs pour expliquer en quoi l’outil allait sensiblement modifier les habitudes de chacun. Quant à la complexité de la mission, elle consistait avant tout à intéresser et à faire adhérer des métiers très différents (opérationnels & fonctionnels) ayant, par ailleurs, une appréhension de l’outil informatique très diverse. Il s’agissait donc de bien faire comprendre les rôles clés joués par l’ensemble des acteurs à chaque étape du processus de validation d’une facture, de l’enregistrement d’un bon de livraison au règlement final par le chef d’établissement. Un vrai travail d’équipe grâce auquel les uns contribuent à faciliter et optimiser le travail des autres (gain de temps, d’efficacité, recentrage sur des activités à plus forte valeur ajoutée, etc.). »
Ce sont ainsi plusieurs milliers de collaborateurs, répartis dans plus de 360 centres et agences, qui auront été accompagnés et formés en quelques semaines, par une équipe de 11 formateurs S&H.
Laurent Camberlin, Responsable du Projet JOCARI au sein de Speig témoigne : « A bien y regarder, les contraintes étaient nombreuses : l’outil apportait des changements majeurs dans la gestion et le suivi des factures fournisseurs, et son déploiement devait s’effectuer sur une période réduite (moins de 7 semaines). Il était donc indispensable de s’attacher les services d’une société connaissant parfaitement nos métiers, mais aussi les attentes et les préoccupations spécifiques des populations cibles. Constituée de formateurs expérimentés, l’équipe de S&H a su relever avec brio ce challenge. Nul ne peut contester qu’elle a largement contribué à l’excellente appropriation de l’outil dans chacun de nos centres. »
Les premiers bénéfices de la solution JOCARI ne se sont d’ailleurs pas fait attendre : entre 4 et 5 jours ont d’ores et déjà été « gagnés » sur le temps de traitement moyens desdites factures !
Sans doute est-ce l’une des raisons pour laquelle Speig envisage de poursuivre son déploiement dans d’autres filiales du Groupe (DOM/TOM & filiales européennes) courant 2012. Une nouvelle version de la solution devrait également voir le jour d’ici les tous prochains mois.
A propos de Des Systèmes et des Hommes
Créée en 1990, Des Systèmes et des Hommes (S&H) est une société de services informatiques (SSII) spécialisée dans les domaines suivants :
- Implémentation de Progiciels Intégrés de Gestion (ERP)
- Business Intelligence (Datawarehouse, ETL's, Reports…)
- Ingénierie de développement (Java, .Net)
La société est partenaire des acteurs majeurs du marché comme Oracle-PeopleSoft ou Taleo.
Présente à Paris, à Genève et à Pune (Inde), Des Systèmes et des Hommes emploie 194 personnes. En 2011, la société entend réaliser un chiffre d’affaires de plus de 18 Millions d’euros.
Parmi ses clients : Alstom, Arkema, Axa, BNP PARIBAS, CNP, Chèque Déjeuner, Colas, Comité Olympique International, UNHCR, Croix Rouge internationale, EDF, Laboratoires Servier, Oracle, Saint Gobain, la Société Générale, ou Valeo.
En octobre 2005, S&H a lancé Talentys, société de conseil en stratégies et solutions de talent management.
Pour toute information complémentaire, consulter les sites : www.s-h.fr et www.talentys.fr
A propos du groupe Colas, www.colas.com
Le groupe Colas est leader de la construction et de l’entretien d’infrastructures de transport, d’aménagements urbains et de loisirs. Implanté dans 40 pays sur les cinq continents, à travers un réseau de plus de 800 établissements travaux et 1 400 sites de production de matériaux (granulats, émulsions, bitume, enrobés), et rassemblant près de 70 000 collaborateurs, il réalise chaque année quelque 100 000 chantiers.
En 2010, le chiffre d’affaires consolidé du groupe Colas a atteint 11,7 milliards € (dont 43% à l’international).
Le résultat net (part du Groupe) s’est élevé à 224 millions €.
Le déploiement d’un nouvel outil de gestion de la facturation fournisseurs, souhaité dès mi-2010 par la Direction Administrative et Financière (DAF) du groupe Colas, entend répondre à deux objectifs majeurs du Groupe. D’une part, harmoniser les pratiques dans ce domaine de ses 16 filiales routières et d’autre part, répondre aux directives imposées par la loi de modernisation économique (LME) sanctionnant lourdement tout retard dans le règlement fournisseurs (dont les transporteurs).
Pour atteindre ces 2 objectifs, le Groupe propose à ses filiales la solution JOCARI, un outil de dématérialisation et de Workflow qui offre toujours plus de souplesse, de traçabilité et de contrôle.
Développé par Speig, sa filiale informatique, le nouvel applicatif JOCARI a d’abord été déployé dans 4 agences pilotes (février - mai 2011). Cette première phase ayant permis de corriger et d’améliorer la version proposée, une nouvelle étape s’est achevée, en juin dernier, par la mise en place de l’outil dans près de 30 nouveaux centres, avant un déploiement général, impactant les 330 agences restantes, du 08 septembre au 25 octobre 2011.
Mais si, techniquement, cette implémentation s’est déroulée sans encombre, encore était-il indispensable d’obtenir l’adhésion des différentes populations impactées par l’outil, gage d’un projet réussi. Pour l’aider dans cette démarche, Speig a décidé de se tourner vers la société « Des Systèmes & des Hommes » (S&H) avec laquelle elle avait déjà collaboré avec succès par le passé.
Afin de satisfaire aussi bien les attentes de la filiale informatique du Groupe que les contraintes imposées par la DAF (délais serrés, avec une « deadline » fixée fin octobre), S&H a choisi de dispenser une formation courte et sur site, pour être directement au contact des collaborateurs.
Le côté innovant a été de rassembler dans une seule et même session tous les acteurs du processus facturation fournisseurs afin de bien mettre en avant les responsabilités et actions attendues pour chacun d’eux : les comptables fournisseurs , les donneurs d’ordre (les conducteurs de travaux qui valident l’engagement des dépenses), les Responsables Administratifs de Centre (RAC) (qui donnent leur accord avant que la facture soit comptabilisée) et les Chefs d’Etablissement (qui engagent, par leur signature, le paiement des factures).
Au cours de ces séances, l’aspect « pratique » a systématiquement été privilégié pour susciter l’adhésion du plus grand nombre. Celles-ci reposent sur l’étude de cas concrets accessibles depuis un environnement de formation (Base Ecole) préalablement préparé par Speig et S&H.
Pour compléter ce dispositif, ont été mis à la disposition des apprenants :
- des « fiches utilisateurs » détaillant les processus et les manipulations dans l’outil (fiches électroniques)
- l’accès à une hot-line interne (contribuant ainsi à la campagne d’amélioration des nouvelles versions (bugs, ergonomie)).
Isabelle Thébaud, responsable de l’activité Conduite du Changement chez S&H explique : « Très tôt nous avons compris la nécessité de venir à la rencontre des utilisateurs pour expliquer en quoi l’outil allait sensiblement modifier les habitudes de chacun. Quant à la complexité de la mission, elle consistait avant tout à intéresser et à faire adhérer des métiers très différents (opérationnels & fonctionnels) ayant, par ailleurs, une appréhension de l’outil informatique très diverse. Il s’agissait donc de bien faire comprendre les rôles clés joués par l’ensemble des acteurs à chaque étape du processus de validation d’une facture, de l’enregistrement d’un bon de livraison au règlement final par le chef d’établissement. Un vrai travail d’équipe grâce auquel les uns contribuent à faciliter et optimiser le travail des autres (gain de temps, d’efficacité, recentrage sur des activités à plus forte valeur ajoutée, etc.). »
Ce sont ainsi plusieurs milliers de collaborateurs, répartis dans plus de 360 centres et agences, qui auront été accompagnés et formés en quelques semaines, par une équipe de 11 formateurs S&H.
Laurent Camberlin, Responsable du Projet JOCARI au sein de Speig témoigne : « A bien y regarder, les contraintes étaient nombreuses : l’outil apportait des changements majeurs dans la gestion et le suivi des factures fournisseurs, et son déploiement devait s’effectuer sur une période réduite (moins de 7 semaines). Il était donc indispensable de s’attacher les services d’une société connaissant parfaitement nos métiers, mais aussi les attentes et les préoccupations spécifiques des populations cibles. Constituée de formateurs expérimentés, l’équipe de S&H a su relever avec brio ce challenge. Nul ne peut contester qu’elle a largement contribué à l’excellente appropriation de l’outil dans chacun de nos centres. »
Les premiers bénéfices de la solution JOCARI ne se sont d’ailleurs pas fait attendre : entre 4 et 5 jours ont d’ores et déjà été « gagnés » sur le temps de traitement moyens desdites factures !
Sans doute est-ce l’une des raisons pour laquelle Speig envisage de poursuivre son déploiement dans d’autres filiales du Groupe (DOM/TOM & filiales européennes) courant 2012. Une nouvelle version de la solution devrait également voir le jour d’ici les tous prochains mois.
A propos de Des Systèmes et des Hommes
Créée en 1990, Des Systèmes et des Hommes (S&H) est une société de services informatiques (SSII) spécialisée dans les domaines suivants :
- Implémentation de Progiciels Intégrés de Gestion (ERP)
- Business Intelligence (Datawarehouse, ETL's, Reports…)
- Ingénierie de développement (Java, .Net)
La société est partenaire des acteurs majeurs du marché comme Oracle-PeopleSoft ou Taleo.
Présente à Paris, à Genève et à Pune (Inde), Des Systèmes et des Hommes emploie 194 personnes. En 2011, la société entend réaliser un chiffre d’affaires de plus de 18 Millions d’euros.
Parmi ses clients : Alstom, Arkema, Axa, BNP PARIBAS, CNP, Chèque Déjeuner, Colas, Comité Olympique International, UNHCR, Croix Rouge internationale, EDF, Laboratoires Servier, Oracle, Saint Gobain, la Société Générale, ou Valeo.
En octobre 2005, S&H a lancé Talentys, société de conseil en stratégies et solutions de talent management.
Pour toute information complémentaire, consulter les sites : www.s-h.fr et www.talentys.fr
A propos du groupe Colas, www.colas.com
Le groupe Colas est leader de la construction et de l’entretien d’infrastructures de transport, d’aménagements urbains et de loisirs. Implanté dans 40 pays sur les cinq continents, à travers un réseau de plus de 800 établissements travaux et 1 400 sites de production de matériaux (granulats, émulsions, bitume, enrobés), et rassemblant près de 70 000 collaborateurs, il réalise chaque année quelque 100 000 chantiers.
En 2010, le chiffre d’affaires consolidé du groupe Colas a atteint 11,7 milliards € (dont 43% à l’international).
Le résultat net (part du Groupe) s’est élevé à 224 millions €.
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