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La dématérialisation, levier d’optimisation de la performance administrative
Acteur majeur dans l’univers des ressources humaines depuis plus de 50 ans, le Groupe Vedior France a réalisé un chiffre d’affaires en 2006 de 3,137 milliards d’euros. 4 200 collaborateurs permanents servent 60 000 entreprises clientes et gèrent 400 000 collaborateurs intérimaires délégués au travers d’un réseau de 900 agences.
Soucieux d’améliorer sans cesse sa performance administrative, Vedior France, et plus particulièrement la Direction Financière, est en état de veille permanente sur les leviers d’optimisation potentiels. Il confronte régulièrement ses pratiques avec celles d’autres entités du Groupe. Le projet de dématérialisation et l’automatisation du traitement des factures fournisseurs entrantes, est logiquement né de ces réflexions.
Priorité à une organisation simplifiée, efficiente et sécurisée
Après une analyse fine des processus en place, une campagne de sensibilisation en interne et une définition précise de l’organisation-cible et des règles de gestion à respecter, Vedior France lance une consultation auprès des principaux acteurs du marché avant de choisir l’éditeur leader en France, ITESOFT et son partenaire intégrateur Capgemini.
« L’objectif majeur de notre projet est de simplifier et d’industrialiser et de fiabiliser les processus de validation et de comptabilisation des factures fournisseurs, avant même de rechercher des gains de productivité ! Le nouveau dispositif doit aussi satisfaire aux exigences de traçabilité des lois sur la sécurité financière. Nous voulions donc à la fois choisir l’outil s’adaptant à nos décisions d’organisation et mener le projet dans un temps raisonnable : l’offre de ITESOFT s’appuyant sur les compétences de Capgemini répondait à ce double enjeu » annonce Christian Vallée, Directeur Financier Groupe.
Les factures fournisseurs étaient jusque là reçues en de multiples points (sièges, agences, filiales) pour enrichissement et validation avant d’être renvoyées vers le service comptabilité fournisseurs central pour comptabilisation dans l’ERP PeopleSoft Finances. Le traitement manuel des pièces et l’absence de visibilité du statut de la facture étaient à la source de dysfonctionnement et de coûts administratifs importants.
Diviser par trois le cycle de vie de la facture
Le projet sera mis en production en fin Septembre 2007, soit 5 mois après son lancement, sur le périmètre entier des factures fournisseurs du Groupe Vedior France : 100 000 documents envoyés par 8 000 fournisseurs.
« Notre ambition affichée est de réduire le temps de traitement global moyen d’une facture situé actuellement entre 15 et 20 jours à 5 jours. Le fort taux d’automatisation de la saisie des factures fournisseurs offert par ITESOFT.FreeMind for Invoices nous aidera à atteindre cet objectif. Mais au delà, c’est le module de webflow de validation des factures ITESOFT.Share interfacé avec PeopleSoft Finances qui sera l’accélérateur de notre performance : cela a été un des critères de choix décisif » analyse Christian Vallée.
Près de 2 000 « acheteurs » vont valider les factures, préalablement scannées, lues et pré-imputées automatiquement en site central en respect des natures de charges déclarées dans PeopleSoft Finances. A l’issue du processus de Bon à Payer paramétrable en fonction du montant de la dépense et de sa nature, la facture sera comptabilisée dans l’ERP. Un tableau de bord web permettra aux décideurs financiers de contrôler en temps réel le statut de chaque facture, les engagements de dépenses et la fluidité du processus.
« La rapidité de notre reporting financier et la qualité de nos données d’imputation analytique seront positivement impactées ! Chaque collaborateur impliqué dans le processus va gagner du temps et pouvoir le consacrer à mieux servir nos clients ou renseigner nos fournisseurs ». conclut Christian Vallée.
« Nous sommes fiers du choix du Groupe Vedior France en faveur de ITESOFT. Ce succès met en lumière la pertinence de l’approche produits ITESOFT, parfaitement intégrée avec les ERP et l’efficacité de la stratégie « gagnant-gagnant » de Business Alliances qui lie Capgemini et ITESOFT » déclare Frédéric Baudassé, Directeur Général Opérations ITESOFT.
Acteur majeur dans l’univers des ressources humaines depuis plus de 50 ans, le Groupe Vedior France a réalisé un chiffre d’affaires en 2006 de 3,137 milliards d’euros. 4 200 collaborateurs permanents servent 60 000 entreprises clientes et gèrent 400 000 collaborateurs intérimaires délégués au travers d’un réseau de 900 agences.
Soucieux d’améliorer sans cesse sa performance administrative, Vedior France, et plus particulièrement la Direction Financière, est en état de veille permanente sur les leviers d’optimisation potentiels. Il confronte régulièrement ses pratiques avec celles d’autres entités du Groupe. Le projet de dématérialisation et l’automatisation du traitement des factures fournisseurs entrantes, est logiquement né de ces réflexions.
Priorité à une organisation simplifiée, efficiente et sécurisée
Après une analyse fine des processus en place, une campagne de sensibilisation en interne et une définition précise de l’organisation-cible et des règles de gestion à respecter, Vedior France lance une consultation auprès des principaux acteurs du marché avant de choisir l’éditeur leader en France, ITESOFT et son partenaire intégrateur Capgemini.
« L’objectif majeur de notre projet est de simplifier et d’industrialiser et de fiabiliser les processus de validation et de comptabilisation des factures fournisseurs, avant même de rechercher des gains de productivité ! Le nouveau dispositif doit aussi satisfaire aux exigences de traçabilité des lois sur la sécurité financière. Nous voulions donc à la fois choisir l’outil s’adaptant à nos décisions d’organisation et mener le projet dans un temps raisonnable : l’offre de ITESOFT s’appuyant sur les compétences de Capgemini répondait à ce double enjeu » annonce Christian Vallée, Directeur Financier Groupe.
Les factures fournisseurs étaient jusque là reçues en de multiples points (sièges, agences, filiales) pour enrichissement et validation avant d’être renvoyées vers le service comptabilité fournisseurs central pour comptabilisation dans l’ERP PeopleSoft Finances. Le traitement manuel des pièces et l’absence de visibilité du statut de la facture étaient à la source de dysfonctionnement et de coûts administratifs importants.
Diviser par trois le cycle de vie de la facture
Le projet sera mis en production en fin Septembre 2007, soit 5 mois après son lancement, sur le périmètre entier des factures fournisseurs du Groupe Vedior France : 100 000 documents envoyés par 8 000 fournisseurs.
« Notre ambition affichée est de réduire le temps de traitement global moyen d’une facture situé actuellement entre 15 et 20 jours à 5 jours. Le fort taux d’automatisation de la saisie des factures fournisseurs offert par ITESOFT.FreeMind for Invoices nous aidera à atteindre cet objectif. Mais au delà, c’est le module de webflow de validation des factures ITESOFT.Share interfacé avec PeopleSoft Finances qui sera l’accélérateur de notre performance : cela a été un des critères de choix décisif » analyse Christian Vallée.
Près de 2 000 « acheteurs » vont valider les factures, préalablement scannées, lues et pré-imputées automatiquement en site central en respect des natures de charges déclarées dans PeopleSoft Finances. A l’issue du processus de Bon à Payer paramétrable en fonction du montant de la dépense et de sa nature, la facture sera comptabilisée dans l’ERP. Un tableau de bord web permettra aux décideurs financiers de contrôler en temps réel le statut de chaque facture, les engagements de dépenses et la fluidité du processus.
« La rapidité de notre reporting financier et la qualité de nos données d’imputation analytique seront positivement impactées ! Chaque collaborateur impliqué dans le processus va gagner du temps et pouvoir le consacrer à mieux servir nos clients ou renseigner nos fournisseurs ». conclut Christian Vallée.
« Nous sommes fiers du choix du Groupe Vedior France en faveur de ITESOFT. Ce succès met en lumière la pertinence de l’approche produits ITESOFT, parfaitement intégrée avec les ERP et l’efficacité de la stratégie « gagnant-gagnant » de Business Alliances qui lie Capgemini et ITESOFT » déclare Frédéric Baudassé, Directeur Général Opérations ITESOFT.
A propos du Groupe Vedior France
Le Groupe Vedior France, avec 4 200 collaborateurs permanents, 400 000 collaborateurs délégués, 60 000 entreprises clientes et 900 agences est un groupe socialement engagé. Acteur majeur de l’emploi en France, il a réalisé en 2006 un chiffre d’affaires de 3,137 milliards d’euros. Présidé par François BEHAREL, le Groupe Vedior France c’est un pôle Recrutement : Vediorbis, organisé en réseaux de recrutement 100% spécialisés par métier, Vediorbis search, cabinet conseil en recrutement de Vediorbis implanté sur tout le territoire, expectra, premier réseau français du recrutement et de l’intérim hautes compétences, l’Appel Médical, premier réseau français du recrutement et de l’intérim médical, paramédical et pharmaceutique, Atoll, JBM, et un pôle Conseil RH : Advancer executive, Advisio services, CapSecur Conseil, Vedior Accompagnement & Reclassement, Vedior Front RH et l’IMC, l’Institut des Métiers et des Compétences.
Retrouver le Groupe Vedior France sur www.vedior-france.fr
Le Groupe Vedior France, avec 4 200 collaborateurs permanents, 400 000 collaborateurs délégués, 60 000 entreprises clientes et 900 agences est un groupe socialement engagé. Acteur majeur de l’emploi en France, il a réalisé en 2006 un chiffre d’affaires de 3,137 milliards d’euros. Présidé par François BEHAREL, le Groupe Vedior France c’est un pôle Recrutement : Vediorbis, organisé en réseaux de recrutement 100% spécialisés par métier, Vediorbis search, cabinet conseil en recrutement de Vediorbis implanté sur tout le territoire, expectra, premier réseau français du recrutement et de l’intérim hautes compétences, l’Appel Médical, premier réseau français du recrutement et de l’intérim médical, paramédical et pharmaceutique, Atoll, JBM, et un pôle Conseil RH : Advancer executive, Advisio services, CapSecur Conseil, Vedior Accompagnement & Reclassement, Vedior Front RH et l’IMC, l’Institut des Métiers et des Compétences.
Retrouver le Groupe Vedior France sur www.vedior-france.fr
A propos d'ITESOFT
Créé en 1984, ITESOFT est un éditeur européen de solutions d'automatisation du traitement des flux d'information, implanté en Allemagne (ITESOFT Deutschland GmbH, Hambourg), au Royaume-Uni (ITESOFT UK Ltd, Farnham) et en France (Aimargues (30) : Siège social ; Paris : ITESOFT).
Grâce à un savoir-faire unique dans les technologies de reconnaissance de formes et de caractères, ITESOFT équipe plus de 600 clients en Europe dans les secteurs de l'Administration, de l'Assurance, de la Distribution, de la Finance, de l'Industrie, de la Retraite, de la Sécurité Sociale, des Services, de la Vente A Distance, de la Vente Directe...
Ces solutions traitent plus d'un milliard de documents chaque année en vue d'optimiser les processus internes des entreprises, de réduire les coûts et les délais de traitement de leurs documents et d'améliorer la fiabilité des données traitées.
ITESOFT est aujourd'hui leader sur le marché français de la capture et du traitement de documents et un acteur majeur au niveau européen.
Source : www.itesoft.com
Créé en 1984, ITESOFT est un éditeur européen de solutions d'automatisation du traitement des flux d'information, implanté en Allemagne (ITESOFT Deutschland GmbH, Hambourg), au Royaume-Uni (ITESOFT UK Ltd, Farnham) et en France (Aimargues (30) : Siège social ; Paris : ITESOFT).
Grâce à un savoir-faire unique dans les technologies de reconnaissance de formes et de caractères, ITESOFT équipe plus de 600 clients en Europe dans les secteurs de l'Administration, de l'Assurance, de la Distribution, de la Finance, de l'Industrie, de la Retraite, de la Sécurité Sociale, des Services, de la Vente A Distance, de la Vente Directe...
Ces solutions traitent plus d'un milliard de documents chaque année en vue d'optimiser les processus internes des entreprises, de réduire les coûts et les délais de traitement de leurs documents et d'améliorer la fiabilité des données traitées.
ITESOFT est aujourd'hui leader sur le marché français de la capture et du traitement de documents et un acteur majeur au niveau européen.
Source : www.itesoft.com
