Sécurité des documents, une priorité… à maîtriser !

Les enjeux sont tels, qu’il n’est plus une seule organisation qui ne se préoccupe de sécurité. Pour autant, le challenge est grand car non seulement les technologies de l’information et de la communication ont progressé mais surtout, l’interopérabilité est devenue la règle. La complexité est grande et les entreprises doivent déployer de nombreux dispositifs pour résister aux cyber-attaques polymorphes qui ne cessent elles aussi d’évoluer.

Il est clair que les documents et les informations (D&I) des organisations sont au cœur des convoitises des cyber-pirates. Ces derniers savent parfaitement que les points d’entrées sont multiples chez leurs victimes et que notamment, les moyens de capture et d’impression de documents peuvent constituer des prises de choix. En tant que constructeur de tels périphériques, Ricoh sensibilise les clients sur différentes stratégies de résistance et c’est ce que je vais faire ici.

Stratégie d’organisation

Il convient de s’adresser en premier lieu aux employés de votre organisation. Ils constituent les principaux vecteurs de transmission des informations et à ce titre, ils doivent impérativement être sensibilisés et formés aux risques et attitudes à adopter. Chacun doit être en situation d’éviter l’ouverture d’un email malveillant, d’imprimer des documents laissés à la vue de tous dans un bureau ou sur l’imprimante, de classifier les documents avant transmission, de confier ses badges ou codes d’accès à des tiers,… etc.

En second lieu, votre entreprise doit s’assurer d’une prise de conscience collective de la responsabilité portée sur la sécurité des D&I appartenant tant aux services internes qu’à des clients ou prospects. Les fuites d’information provoquent d’importants préjudices aux activités ou à l’image de l’entreprise. Elles peuvent être évitées par une démarche proactive parfaitement décrite par les normes ISO 27000. Celles-ci contribuent à la mise en place d'un système cohérent de gestion de la sécurité de l'information.

En dernier lieu, la société civile et ses organisations publiques doivent faire l’objet d’une écoute attentive. Votre entreprise doit comprendre l’évolution de la loi et des normes relatives à la numérisation des processus métiers. Elle ne doit pas seulement en comprendre les enjeux économiques mais aussi en maîtriser les contraintes de conformité et les risques associés. De la loi Godfrain (No 88-19) du 5 janvier 1988 relative à la fraude informatique à l’application prochaine du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en passant par le règlement eIDAS (No 910/2014) du 23 juillet 2014 - ou de la norme Z42-013 de mars 2009 (transposée ISO 14641-1), pour les spécifications des systèmes destinés à préserver les documents stockés, à l’application prochainement possible de la NF Z42-026 sur la copie fidèle qui conduira un jour à la destruction des documents papiers – l’évolution de l’environnement digital n’a de cesse que d’évoluer.

Stratégie technique

Evidemment, si vos employés et votre entreprise sont au fait des normes et des lois de la société, chacun comprendra que les D&I méritent toutes les attentions. Ainsi, les documents doivent être sécurisés par chiffrage, contrôlés dans leur intégrité, signés pour leur authenticité,…etc. Les équipements manipulant les D&I ne sont pas à négliger. Qu’il s’agisse de fermeture des ports, de protection contre les accès non autorisés, du nettoyage des données,… etc. Ils doivent être conçus en gardant à l’esprit qu’ils doivent résister aux risques de sécurité, comme nous le faisons pour nos périphériques de capture et d’impression des documents. Enfin, les logiciels (capture, impression, GED, parc), sont à sélectionner avec soin. Ils sont souvent au cœur des problématiques de sécurité parce que les métiers donnent trop souvent la priorité aux fonctionnalités. Gageons qu’en Mai 2018, la situation changera avec l’application du RGPD. L’entreprise devra être en situation de démontrer qu’elle s’est assurée avoir fait des choix responsables pour faire face aux contraintes de sécurité et protégeant les données privées.

Stratégie d’audit

Quels que soient les dispositifs, quelles que soient les précautions prises, quelles que soient les formations et sensibilisations prodiguées, il faudra contrôler. Pour cela, toutes les actions sont à tracer dans des journaux et des registres. Ceux-ci doivent aussi être considérés comme des documents et être soumis aux mêmes principes de sécurisation. Je ne le dirai jamais assez, la sécurité passe par la surveillance et l’amélioration continue.

Stratégie d’externalisation

La sécurité des D&I est aujourd’hui un tel enjeu, qu’il est de plus en plus délicat d’envisager que l’entreprise seule, puisse maîtriser toutes les subtilités des modalités à respecter. S’il est certain que très peu d’entreprises se constitueront en tiers de confiance pour délivrer la signature électronique, il en ira de même pour l’archivage électronique probant, la lettre recommandée électronique, le courrier numérique sans papier,… etc. Trop de spécialisations et de certifications ne trouveront pas leur retour sur investissement pour une entreprise à elle seule. Il est évident que le recours à l’externalisation est la voie à suivre. C’est pourquoi nous avons fait nos choix de services externalisés pour nos usages et les vôtres. Nous en reparlerons.

La transformation numérique de l’environnement de travail rendue possible par l’évolution du corpus législatif, depuis la loi No 200-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information relative à la signature électronique, a fortement accrue la responsabilité des entreprises dans la maîtrise de la sécurité des documents et informations.

Le RGPD à lui seul, constitue un marqueur majeur de cette évolution de la responsabilité. En contrepartie, constructeurs et éditeurs de solutions ont mené et mènent des études et des réalisations visant à empêcher et éliminer les failles de sécurité. Je reviendrai sur ces sujets dans deux prochains articles car mon objectif est de contribuer à la sensibilisation à la maîtrise de la sécurité.

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