Récupération de la TVA étrangère : un processus financier qui gagne à s’automatiser... sous conditions

Avec la transformation digitale, l'automatisation s’est immiscée dans de nombreux domaines et notamment dans les services pour optimiser l’efficacité opérationnelle. Cependant, les logiciels ne peuvent pas toujours remplacer complètement l’humain. Le point de vue de Christophe Artignan, Directeur Commercial chez TVA Conseil, spécialiste en récupération de TVA .

Pourquoi fait-on appel à l'automatisation ? Parce que l'on recherche plus d’économie, plus de productivité, d'efficacité, de contrôle et que l'on veut éviter l'erreur humaine. Mais l'automatisation ne résout pas tout. Il y a des prises de décision qui restent du ressort de l'humain, notamment face à des éventualités non paramétrables ou des situations complexes qu’un système automatisé ne peut pas analyser d’emblée et exhaustivement, si "intelligent" soit-il.

La procédure de récupération de TVA étrangère en est le parfait exemple.

De quoi s’agit-il ? Toutes les entreprises françaises ont droit au remboursement de la TVA sur leurs dépenses de voyages engagées dans un autre pays d’Europe. La demande doit se faire l’année suivant les dépenses en déposant auprès des autorités fiscales concernées un dossier complet incluant tous les justificatifs. Compte tenu de la volumétrie des notes de frais à gérer, le processus est, sur le papier, éligible à l'automatisation. Mais peut-il l'être à 100 % ?

LES LIMITES D’UNE AUTOMATISATION A 100 %

Un processus totalement automatisé est à double-tranchant : dans un tel processus, les données sont collectées dans le système comptable ou, de préférence, à partir du logiciel de notes de frais de l'entreprise. Elles sont ensuite analysées automatiquement pour les trier et les lister afin de constituer les dossiers de soumission. Ce traitement entièrement numérique fait gagner du temps, évite des tâches fastidieuses et permet de gérer un grand volume de documents. Toutefois, le risque ici est de ne pas détecter les anomalies sur les justificatifs.

En effet, la récupération de TVA étrangère appelle quantité d'exceptions et de cas particuliers, selon les juridictions étrangères et les catégories de dépenses. Une mauvaise décision sur l’éligibilité de chaque dépense à la récupération de la TVA peut se retourner contre le demandeur, car la procédure de remboursement ne tolère pas la non-conformité.

En cas d'erreurs trop fréquentes, la sanction peut même aller jusqu’à un rejet de l’ensemble du dossier de soumission par les autorités fiscales. D’ailleurs certains pays, comme l’Angleterre, appliquent des pénalités quand les demandes ne sont pas conformes à la législation locale.

Trois exemples de non-conformité qui échappent au traitement des systèmes automatisés :

1. Des factures mal libellées
C'est souvent le cas des factures d'hôtel, libellées au nom et à l'adresse du collaborateur. Or dans nombre de juridictions, elles doivent être émises au nom et à l’adresse de l'entreprise pour pouvoir récupérer la TVA. Une intervention humaine est nécessaire pour demander à l'hôtel de rééditer sa facture au nom de la société.

2. Des dépenses mal imputées
Prenons le cas du room service. S'il est facturé sur la note d'hôtel, il sera perçu comme une dépense d’hébergement et non pas de restauration, ce qui pose problème en matière de TVA, car il s’agit de deux catégories distinctes. En France, par exemple, la TVA sur l’hébergement d’un collaborateur n’est pas déductible, mais elle l'est sur le room service.

3. Pro forma et copies
Les factures pro forma, les copies et les relevés de factures ne sont pas des documents valables pour la récupération de la TVA étrangère. Notez que dans le cadre de la 13ème directive qui concerne les pays hors UE, les dossiers de soumissions doivent contenir uniquement des originaux, ce qui exclut un traitement entièrement dématérialisé.

OUI A UNE AUTOMATISATION, MAIS SOUS CONTRÔLE D’UN EXPERT

L'expérience du terrain démontre que l'expertise humaine est nécessaire pour fiabiliser la qualité des dossiers de remboursement de la TVA étrangère. L'automatisation est avant tout un facilitateur. En effet, toutes les tâches de collecte des données, de tri, de listing des justificatifs et des factures, peuvent aujourd’hui être avantageusement automatisées. Par contre l’opérateur humain qui détient l'expertise est encore un maillon déterminant dans le contrôle qualité, d'une part, pour assurer la conformité des documents soumis, d'autre part, pour défendre les dossiers face aux autorités fiscales.

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