Recouvrement de créances : DIMO Gestion et le projet BABYMOOV

Une entreprise moderne et innovante
Créée en 1997 par trois diplômés de l’école supérieure de commerce de Clermont-Ferrand, la société Babymoov représente, en 2007, un chiffre d’affaires de 18.5 millions d’euros et un effectif de 38 personnes.

Concepteur et distributeur de produits de petite puériculture : du pot « formule 1 », au transat
« Doomoo », en passant par le « bébédélice », Babymoov propose des articles esthétiques et innovants plébiscités par les parents.

Ces produits ludiques aux couleurs tendances ont contribué à l’essor de la marque qui a connue une croissance de 30% par an ces quatre dernières années.

Une nécessaire rationalisation des process financiers
Dans ce contexte de forte croissance, Pascal Dubourgnoux, directeur informatique de Babymoov, suggère la nécessité d’optimiser l’ensemble des processus financiers tant au niveau de la trésorerie que de la gestion du poste client. Concernant le recouvrement de créances, une personne est dédiée à la facturation et à la relance mais une gestion à base de fichiers Excel avec des mises à jour manuelles rend le travail difficile et improductif. « Nous n’avions pas vraiment de process de recouvrement, c’est l’intégration de la solution qui a permis d’édicter une méthode de travail » nous précise Pascal Dubourgnoux.

L’objectif est de créer une procédure afin de suivre et réduire les encours clients et également de revoir la cohérence des relances.

Un réel partenariat avec DIMO Gestion
Babymoov a mis en place une gestion du poste client dans un projet global d’optimisation de la gestion des flux financiers. L’ergonomie, la simplicité du module, l’automatisme des actions constituaient autant d’éléments déterminants dans le choix de la solution. Pascal Dubourgnoux rajoute que: « lors des entrevues avec les équipes DIMO Gestion, nous avons senti des compétences métiers très fortes. Alliées aux compétences informatiques, et aux produits XRT proposés, le choix s’est
naturellement porté sur ce partenaire ».

Babymoov, acteur incontournable de la production d’articles de puériculture, choisit DIMO Gestion pour rationaliser la gestion de son poste client Pascal Dubourgnoux DSI Babymoov

La mise en place d’une solution efficace
Pour l’aspect technique, DIMO Gestion a, dans un premier temps, réalisé un audit de l’existant. Puis, la solution XRT collect a été paramétrée et installée en collaboration avec les équipes de Babymoov. Une
interface a été mise en place entre Navision et le module de relance afin de récupérer différentes données concernant les clients, les écritures non lettrées… Le transfert de compétence est réussi et le déploiement de la solution est un réel succès, car, comme le précise M. Dubourgnoux : « l’adhésion de la direction a donné une impulsion aux équipes utilisatrices ; puis, la compétence des intervenants de DIMO Gestion a fait le reste en permettant d’avoir confiance en l’outil ».

L’efficacité de la solution est également reconnue au niveau fonctionnel. La solution XRT Collect est essentiellement utilisée par la chargée de recouvrement. Quotidiennement et de manière automatique, les actions s’enchainent : courrier, lettre de rappel, alerte pour contact téléphonique, proposition de différents clients à la relance… De plus, au-delà de ce module automatique, une relance manuelle est pratiquée au moyen des listes de travail sur lesquelles ont été notés des
incidents de paiement tels que le nombre de jours de retard, les promesses de paiement non tenues…

D’autre part, la direction utilise également cet outil à des fins de reporting, pour connaître, par exemple, le délai moyen de règlement ou encore le nombre de jours gagnés et prendre des décisions. Ainsi, il a
notamment été convenu de demander systématiquement des paiements par virement à une cible particulière de clients afin de limiter les risques de retard de paiement.

Une solution dépassant toute attente
XRT Collect a permis une nette amélioration de la productivité et de la visibilité des opérations en matière de relance client. Pascal Dubourgnoux indique qu’ : « il n’y a aucune comparaison possible entre la gestion désordonnée qui était opérée avec l’outil Excel et la situation actuelle ». L’ergonomie, la capacité de synthèse, l’automatisation des tâches de la solution sont particulièrement appréciées
par Babymoov.

Au-delà de l’acquisition du module, l’expertise des équipes de DIMO Gestion a également permis de créer le poste de Credit Manager. M. Dubourgnoux nous confie que : « l’efficience de la solution a
contribué à la montée en compétence de la personne chargée du recouvrement qui est aujourd’hui non seulement plus efficace mais aussi beaucoup plus sereine. » Babymoov a ainsi gagné 6 jours
d’encours et considère que le retour sur investissement est immédiat. Pleinement satisfait de la solution et des équipes choisies, Pascal Dubourgnoux travaille déjà avec DIMO Gestion sur de nombreux autres projets notamment en matière de CRM et de Business Intelligence.

Caractéristiques techniques
- ERP= Navision
- Base de données: SQL server 2000
- Serveur: Windows 2003 ML370
- WMS: Infolog

Source : www.dimo-gestion.fr