L’automatisation et l’industrialisation des réconciliations répondent à la double problématique de l’optimisation et de la fiabilisation des chaines comptables et financières générant des gains de productivité sur le travail de saisie et les tâches à faible valeur ajoutée.

Pourquoi mettre en place les réconciliations ?

Les réglementations financières imposent depuis longtemps aux entreprises la mise en place de processus de contrôle précis sur les opérations et les comptes. L’un des piliers de ces contrôles est le rapprochement des données ou réconciliation des données. Il s’agit d’un contrôle de risque permettant de détecter rapidement les fraudes et les erreurs de toutes natures et surtout de s’assurer de la bonne comptabilisation des flux financiers entre différents systèmes ou contreparties.

Un défi organisationnel et technique

Mettre en place de bout en bout un processus de réconciliation des comptes et des flux relève très souvent du défi à la fois organisationnel et technique.

- Du point de vue opérationnel …

Le suivi et la gestion des écarts est une des étapes importantes du processus de réconciliation. Oui car tous les écarts doivent être traités, priorisés, assignés aux bons interlocuteurs, et régularisés rapidement. Un écart non clairement identifié est un risque potentiel pour l’entreprise. Il faut pouvoir répartir correctement les tâches d’analyse, de justification et de correction.
De plus, dès lors qu’il y a intervention humaine pour l’analyse, la justification ou la saisie de commentaires alors l’ergonomie et la flexibilité du logiciel utilisé est très importante. Cette activité étant cyclique, la multiplication des actions manuelles de gestion ne doit pas engendrer des détériorations du temps passé par les contrôleurs.

- D’un point de vue technique …

La mise en place d’une réconciliation dans son ensemble peut devenir complexe et demande un niveau d’automatisation élevé entre les différents traitements à prendre en compte.

- Récupérer les données sources.
- Importer les données sources dans la solution. (Traduire, enrichir)
- Exécuter les processus de matching des données.
- Pré-identifier les écarts récurrents.
- Générer les indicateurs clefs, les statistiques et les alertes (mail, pièce jointe, etc…)
- Exporter les résultats vers d’autres systèmes internes
- Purger, historiser les flux selon les besoins requis

Alors par où commencer ?

Une fois le besoin clairement identifié il va falloir se poser quelques questions importantes avant de lancer les travaux ou prendre la décision d’investir dans une solution dédiée. Cela vous évitera de partir trop rapidement dans des voies coûteuses, peu sécurisées et chronophages comme des développements internes, l’utilisation de solutions inadaptées, ou l’utilisation systématique de Excel ou autre tableur.

1 ) Quelles sont les données que je dois rapprocher ? Quelles sont les sources de ces données ? Comment les données sont-elles structurées ? Est-il possible de les réconcilier ?

Avant toute chose il faut s’assurer que vous pourrez créer des règles de « matching » sur vos données. Il y a donc une étape importante d’analyse des flux et du fonctionnement de ceux-ci notamment dans les systèmes sources :
- Les flux sont-ils agrégés d’un côté et sur une ligne de l’autre. règles (1-1 , 1-n , N-n)
- y a-t-il assez d’informations sur les champs pour créer des règles, peut-on les obtenir si elles n’y sont pas ?
- Y a-t-il des cas particuliers (gestion des annulations, doublons, …)
- Aurais-je besoin de tolérance au matching ? sur des dates ou des montants
- Y a-t-il des tables de transcodification à prévoir afin d’homogénéiser les données
- Doit-on enrichir les données sources pour obtenir plus d’informations lors de l’analyse des écarts.
-
Une bonne analyse de vos données à réconcilier est fondamentale et vous aiguillera fortement vers des solutions adaptées ou avec le moins de compromis. Ainsi, la solution choisie a-t-elle la flexibilité attendue sur les critères de matching, comporte-t-elle des fonctionnalités d’enrichissement et de mapping des flux facilitant le traitement des données en entrée des fichiers sources ? Sait-elle gérer des cas complexes ? Peut-on utiliser tous les champs comme critère de matching ?

2 ) Quelle est la nature de ma réconciliation ? Quel est son cycle ? Quel est le processus métier qui a été défini ?
Une réconciliation peut être de deux natures :
1. En continu : Les flux à rapprocher sont intégrés à chaque début de cycle de réconciliation en conservant les flux provenant des cycles précédents. Exemple : rapprochement bancaire, rapprochement comptable, Opérations cash etc.
2. En stock : Il s’agit de rapprocher à un instant T deux ou plusieurs sources sans chercher à conserver les données une fois le contrôle effectué, MAIS ce contrôle est souvent à répéter sur la semaine ou sur le mois. Exemple : rapprochement de positions de portefeuilles, inventaires, etc …
Cette différence est très importante car elle influe fortement sur la capacité d’analyse et de suivi des écarts ainsi que sur les mécanismes d’automatisation. Dans une réconciliation « En continu » vos écarts sont « persistants » et donc il est simple de suivre leur « matching » sur le long terme, dans une réconciliation « En stock » les écarts seront souvent « redondants » à chaque cycle car les données du précédent cycle ont été supprimées.

Le cycle d’une réconciliation détermine sa fréquence. Si la fréquence est courte, il faudra inévitablement s’orienter vers l’automatisation pour ne pas être submergé par les tâches répétitives. Avec une solution permettant l’automatisation des traitements vous pourrez raccourcir vos cycles et ainsi réduire vos risques en effectuant des contrôles plus réguliers.

Le processus métier consiste à définir qui fera quoi et comment seront traité les écarts et les justifications qui ne peuvent être automatisées. Quels seront les échanges entre services ? Ainsi, une solution proposant une répartition des données claires, des rôles applicatifs bien définis, des workflow de suivi des écarts, des certifications, des fonctionnalités manuelles de saisie ou de matching, des facilités d’export et des indicateurs clés sera fortement appréciée. Ne pas oublier également la capacité d’une solution à faciliter les échanges et le transfert de documents de justifications notamment qui pourraient être associés directement sur les opérations concernées.

3 ) Quel est le niveau de sécurité et de conformité attendu ? La conservation des flux sur le long terme, est-ce un critère ? Les résultats sont-ils destinés à des organismes de contrôle (CAC).
La sécurité de vos contrôles est primordiale car il s’agit justement de « contrôler » vos opérations financières et vos comptes afin de faire ressortir des états financiers représentatifs. Il devient donc évident que faire une réconciliation sur Excel ou sur d’autres tableurs n’est pas recommandé même si cela parait parfois plus rapide et moins coûteux, à long terme c’est une vraie fausse bonne idée.

La sécurité et la conformité minimale d’une solution de réconciliation c’est déjà de pouvoir obtenir une traçabilité totale des flux intégrés et un audit de TOUTES les actions réalisées sur la solution (traitements, actions manuelles, etc … ). C’est aussi avoir la capacité de définir des rôles précis pour chaque utilisateur pouvant intervenir sur les opérations en écarts. Une solution en « conformité » facilitera le travail des contrôleurs et des auditeurs et augmentera fortement la confiance que vous porterez aux résultats fournis.

Enfin c’est également pouvoir garder ses données réconciliées sur le long terme dans une solution afin de faciliter le travail de recherches en cas d’audit. Une solution disposant d’une base d’archivage automatique est un plus non négligeable qui vous évitera de nombreux développements internes pour sauvegarder vous-même vos données.

4 ) Quel est le niveau d’automatisation requis ? Quelle est la capacité d’interfaçage à votre SI souhaitée ?

Accélérer et faciliter les opérations de rapprochement c’est le but. Il est nécessaire de pouvoir automatiser le maximum de tâches techniques d’une réconciliation (extraction, import, matching, traitements spécifiques, export, notification, etc …) car ces tâches sont répétitives et à faible valeur ajoutée. Il faut privilégier les solutions disposant d’un ordonnanceur interne permettant le séquencement des tâches.

De plus un système de réconciliation doit pouvoir se fondre rapidement dans votre SI et s’adapter à vos différentes applications de gestions internes ou à votre comptabilité sans développements complexes notamment dans l’interfaçage avec les fichiers d’entrée et de sortie. Optez pour une solution disposant d’un module d’import « digne » permettant d’interfacer tous types de fichiers sources et proposant des tables de mapping et de traduction des données.

5 ) Y a-t-il d’autres cas de réconciliations à envisager dans le future dans votre service ou pour votre entreprise ? Souhaitez-vous centraliser vos réconciliations ?

Question essentielle car très peu de solutions du marché apportent un niveau de flexibilité permettant d’adresser de nombreux périmètres métiers et c’est justement un problème. On voit souvent se multiplier dans les entreprises des modules de réconciliation ici et là pour répondre à un besoin spécifique. Tous ceux qui sont déjà familier avec les processus de réconciliation savent que ce processus de contrôle est transverse et concerne de nombreux services d’une même entreprise.

Il est donc important de bien vérifier la capacité de la solution à adresser d’autres types de rapprochements sans avoir à acheter un nouveau module à chaque fois. Evitez les solutions rigides qui vous imposent des modes de fonctionnement qui ne sont pas les vôtres. Opter pour une centralisation des réconciliations au sein d’une solution unique dédiée c’est prendre une longueur d’avance et s’éviter beaucoup de travail dans l’avenir car on sait à quel point ces processus peuvent devenir rapidement chronophages !.

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