La plupart des départements financiers sont tenus d'adhérer à des exigences de sécurité spécifiques et aux réglementations de la FINRA. L'un des principaux aspects de ces réglementations est le besoin de sécurité lorsqu'il s'agit de stocker et de partager des documents financiers. Les documents PDF sont le format le plus sûr pour le stockage et le partage de ce type de fichier. Des solutions comme PDF Editor Pro + de Foxit offrent le plus haut niveau de sécurité pour les départements financiers, ce qui en fait une solution idéale pour la conformité FINRA et tous les autres besoins en matière de sécurité.

Les entreprises disposent d'un grand nombre de documents importants et souvent sensibles, notamment au sein des départements financiers. Ces documents doivent être sécurisés afin qu'ils ne puissent pas être altérés ou supprimés... Nous allons aborder ci-dessous plusieurs éléments clés démontrant pourquoi l'utilisation de documents PDF est plus sûre pour les départements financiers que les méthodes traditionnelles sur papier.

Les PDF sont des documents à lecture seule

L'une des raisons pour lesquelles les PDF sont plus sûrs est qu'ils peuvent être envoyés en tant que documents en lecture seule. Cela signifie qu’il n’est pas possible de les modifier sans le logiciel ou les autorisations appropriés, ce qui rend beaucoup plus difficile la suppression ou la modification d'informations essentielles ou sensibles…

Les PDF peuvent être protégés par un mot de passe

Une autre raison pour laquelle les PDF sont plus sûrs est qu'ils peuvent être protégés par un mot de passe. Lorsque cette fonction est utilisée, seules les personnes ayant le mot de passe en leur possession peuvent ouvrir et visualiser le document. Cela ajoute un niveau de sécurité supplémentaire, de sorte que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter les informations sensibles.

Les documents PDF conservent leur formatage

C'est important pour les chiffres et autres données requérant de la précision. Lorsque ce type d'informations est envoyé dans un fichier .doc ou .xls, le formatage peut facilement changer, ce qui peut entraîner des erreurs.

Les documents PDF peuvent être signés électroniquement

Il s'agit d'un moyen sûr d'attester des documents sans avoir à les imprimer et à les signer à la main... Les signatures électroniques sont tout autant juridiquement valables que les signatures traditionnelles au stylo, et elles sont considérées comme plus fiables, car la personne, l'heure et le lieu de la signature sont facilement vérifiables et ne peuvent être falsifiés.

Les PDF sont infalsifiables et inviolables

Une autre raison pour laquelle les documents PDF sont plus sûrs que les formulaires papier traditionnels est qu'ils ne peuvent pas être facilement modifiés, falsifiés, dupliqués ou altérés. C'est important car cela signifie que tous les documents envoyés seront dans leur forme originale et n'auront pas été modifiés de quelque façon que ce soit. Un historique détaillé, tel que celui effectué par Foxit PDF Editor Pro +, permet aux utilisateurs de suivre toutes les modifications ainsi que le mouvement et l'emplacement d'un document à tout moment.

Les documents PDF sont plus petits et plus faciles à partager

Enfin, les PDF sont plus petits que d'autres types de fichiers tels que les documents Word, ce qui les rend beaucoup plus faciles à stocker et à partager, en toute sécurité. Ils peuvent également être facilement convertis en d'autres types de fichiers si nécessaire, ce qui les rend polyvalents et pratiques.

Les documents PDF présentent de nombreuses caractéristiques idéales pour les services financiers des entreprises, quel que soit le secteur d'activité. En tant qu'entreprise ou particulier, il faut veiller à avoir les meilleurs outils pour sécuriser ses finances et protéger les informations et les données sensibles de ses clients. Heureusement, il existe un moyen de garantir que les documents soient plus sûrs, plus faciles à partager et plus difficiles à falsifier : les documents PDF.