Pourquoi et comment dématérialiser vos factures

En effet, elles devront à compter de cette date transmettre toutes leurs factures sous la forme électronique si elles souhaitent poursuivre leurs relations économiques avec l’Etat, les collectivités territoriales ainsi que les établissements publics.

Cette obligation, instaurée par l’ordonnance du 26 juin 2014, a pour vocation à s’appliquer à terme à toutes les entreprises selon le calendrier suivant :

- 1er janvier 2017 : Grandes Entreprises (voir conditions ci-dessus)
- 1er janvier 2018 : ETI (effectif < 5 000 salariés et CA < 1.5 milliards d’euros ou bilan < 2 milliards d’euros)
- 1er janvier 2019 : PME (effectif < 250 salariés et CA < 50 millions d’euros ou bilan < 43 millions d’euros)
- 1er janvier 2020 : TPE (effectif < 10 salariés et CA ou bilan < 2 millions d’euros)

Quel intérêt d’une telle mutation ?

Il est bien sûr multiple à commencer par une baisse significative des coûts de traitement des factures clients.

Au-delà de la simple mise en conformité avec cette nouvelle obligation, les avantages qui pourront en être retirés par l’entreprise elle-même sont nombreux à commencer par :

• Des économies directes réalisées par la dématérialisation des factures en regard de sa diffusion en mode papier (au minimum coût du papier + coût direct du traitement de la facture + classement)

• Des économies indirectes car le temps ainsi dégagé permettra de l’allouer à d’autres fonctions et missions au sein de l’entreprise

Mais sa mise en place va concerner une partie importante de l’entreprise et de ses salariés de bureau en particulier.

Quels changements sont donc à prévoir et comment ?

L’intégration de ces nouvelles données n’est pas chose aisée.
Aussi pour mener à bien ce changement important dans le mode de travail, il sera préférable de le gérer sous la forme de « projet ». Car cette forme de gestion aura l’avantage d’impliquer et de coordonner tous les services concernés dans sa préparation, sa communication auprès des salariés directement concernés mais aussi des autres, et enfin de son déploiement en interne.
Le 1er travail étant de coordonner toutes les équipes concernées par ce changement, le service interne le mieux placé pour piloter ce changement est donc la Direction Financière ou le service comptable.
Le second travail sera de mandater une personne par service pour collecter les informations concernant les commandes, les livraisons, la comptabilité et l’informatique.
Enfin en ce qui concerne l’informatique, Il faudra prévoir d’adapter aussi bien les outils que les logiciels de traitement de l’information.

Pour quelles conséquences ?

Outre les économies financières, l’automatisation du traitement des factures va permettre aux équipes internes, qui avaient précédemment cette charge de travail, de consacrer ce temps économisé à d’autres tâches source de plus grande valeur ajoutée pour l’entreprise et de nouvelles missions plus valorisante pour les salariés.
Car là où le traitement manuel des factures papier mettait plusieurs jours, la dématérialisation va permettre de transférer la facture en seulement quelques secondes.
Et de plus, le traitement automatique des factures devrait permettre de détecter beaucoup plus vite les anomalies internes de traitement et les litiges éventuels.

Pour un avantage concurrentiel certain !

Cette dématérialisation initialement obligatoire pour toute entreprise qui voudra travailler dans le futur avec les pouvoirs publics pourrait être étendue au secteur privé.

En effet, les entreprises qui souhaitent travailler avec les grandes entreprises privées ont tout intérêt à y souscrire dès maintenant car les grands comptes doivent répondre à des exigences en termes de RSE en contribuant notamment au respect de l’environnement. Aussi la dématérialisation entre parfaitement dans le champ d’application de la RSE.

L’autre intérêt d’étendre cette démarche est de pouvoir communiquer sur cet option offerte à vos clients comme un véritable avantage concurrentiel source d’économies de traitement interne pour eux également.

Et enfin, il s’agit de prendre une avance significative sur une option qui pourrait bien être généralisée à moyen terme par le législateur à tout le secteur privé.

En effet, deux articles de la loi Macron du 6 août 2015 laissent ouverte cette possibilité.

Alors pourquoi attendre !

Eric SCHÜLLER
Eric Schüller Développements (ESD)
Consultant en développements des entreprises (organisation, finances, management, SI)
Formation continue (finance, gestion, organisation, management, optimisation)
Intervenant à l’EM Normandie
Membre du réseau entreprendre
Directeur Administratif et Financier
Email : esdeveloppements@orange.fr
Site internet : www.esdeveloppements.com

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