La clé de la dématérialisation : l’interopérabilité

L’autre raison de fond est que telle qu’elle a été construite, la dématérialisation ne s’applique qu’au support et se réduit presque à un transfert de la charge de l’impression papier, de l’acheteur vers le fournisseur pour le cahier des charges et du fournisseur vers l’acheteur pour l’offre. En privilégiant le contenant, son transfert sécurisé et sa signature, la dématérialisation a oublié l’essentiel : l’information.

Car même obtenu de manière dématérialisée, que d’opérations manuelles à réaliser pour exploiter un cahier des charges ou analyser une offre : impression papier, saisie des données dans les procès-verbaux, rapports d’analyse pour l’acheteur, et pour les entreprises, ressaisies dans les propositions commerciales et outils de CRM, compléter les formulaires, quand ceux-ci ne sont pas eux-mêmes protégés en écriture.

Pour redonner sa réelle valeur ajoutée à l’outil informatique, l’aide au traitement de l’information et à la décision, il convient de mettre l’information au premier plan : le prix proposé et les caractéristiques de l’offre. La « dématérialisation 2.0 » passe donc par l’interopérabilité.

Comme le souligne le CHU de Bordeaux lors de son intervention à l’O.E.A.P., les achats annuels des 52 membres du Groupement de Coopération Sanitaire UNI-HA qui représentent 45% du marché hospitalier public français représentent 5,5 milliards d’euros par an en dépenses de fonctionnement. Le CHU de Bordeaux lance 1000 nouveaux marchés par an dont certains comptent 650 lots et 2000 lignes de références produit : la saisie manuelle des offres des entreprises sur ce type de marché peut représenter une charge d’un mois en temps plein.

Redéployer ce temps sur la prospection des fournisseurs et l’analyse approfondie des offres est un enjeu majeur pour améliorer la performance de l’achat public. La solution réside dans les échanges avec les fournisseurs et l’exploitation de l’information échangée. Ces échanges doivent être sécurisés, lisibles et dématérialisés et doivent pouvoir s’intégrer sans ressaisie dans les outils d’analyse des offres ; c’est la raison pour laquelle le CHU de Bordeaux s’est engagé à promouvoir MIO, le format standard des Marchés InterOpérables élaboré pour les médicaments et les dispositifs médicaux.

SIS s’est engagé dans le projet MIO dès 2006 pour apporter de la valeur ajoutée à ses clients dont le CHU de Bordeaux et enrichir sa solution de dématérialisation

La société SIS (Nanterre), éditrice du progiciel de gestion des achats dans le secteur public SIS M@rchés®, a mis en place l’échange des bordereaux de prix au format excel depuis 6 ans. Ce module remporte un grand succès notamment dans le secteur hospitalier, qui gagne un temps considérable dans le dépouillement des offres. Mais les entreprises ont également leurs applications informatiques pour gérer les réponses aux appels d’offres.

SIS s’est engagée dans le projet M.I.O. (Marché Inter Opérable) depuis 2006 avec l’association du monde hospitalier PHAST (www.phast.fr) et les éditeurs de logiciels d’aide aux appels d’offres des laboratoires pharmaceutiques, dont la société CVG éditrice du progiciel Marketis®, ce qui a permis de normaliser le document central dans les appels d’offres du secteur hospitalier, l’état des besoins (équivalent des bordereaux des prix).

SIS M@rchés® génère l’état des besoins au format XML. Ce fichier est téléchargé par les fournisseurs sur la plateforme de dématérialisation, intégré dans la solution du fournisseur qui complète les prix unitaires, les variantes, les délais,… Le fichier XML complété est ensuite transmis par voie électronique avec l’offre du fournisseur et exploité par SIS M@rchés® pour l’analyse des offres.

Les formations des acheteurs et fournisseurs ont débuté en mai 2007 à L’Ordre des Pharmaciens à Paris. La première expérimentation en grandeur réelle du projet M.I.O. est en cours et conduite par le CHU de Bordeaux, pour les marchés publics de prothèses.

A propos de SIS
Editeur de progiciels dédiés au secteur public, classé au 14ème rang des éditeurs de ce secteur, SIS compte 1500 clients, 100 collaborateurs avec un CA 2007 de 10,7 M€. Le savoir-faire de SIS s’appuie sur la double compétence de ses équipes composées à 70% d’experts métiers et 30% d’informaticiens.
SIS a développé une expertise sectorielle dans les domaines d’activité suivants :
- Les administrations centrales, établissements publics, collectivités locales et territoriales : SIS équipe plus de 10% des collectivités de grande taille en France (Mairie de plus de 8000 habitants, Ministères, Administrations, SEM, etc).
- Les S.A.M.U. : SIS équipe 40% des S.A.M.U. en France en système de régulation médicale.
- Les S.D.I.S. (Pompiers) : SIS équipe 20% des S.D.I.S.
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