L'OPH de Montpellier met en place un portail d’accès à plus de 400 000 documents

L’OPH de l’Agglomération de Montpellier a mis en place sa première application de GED en 2004 pour la numérisation des documents d’archive restants suite à un incendie. « Une des qualités de l’offre d’AZUR Technology est notamment sa capacité à s’interfacer facilement avec notre ERP Ikos » indique Alain Braun,
Responsable Informatique de l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier.

Suite à cette première expérience, l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier a mis en oeuvre début 2005 une deuxième application concernant la validation et le paiement des factures fournisseurs, soit 30 000 factures par an émises par plus de 700 fournisseurs.

« Ces deux premières applications de GED nous ont permis d’améliorer nos process tant pour l’archivage électronique (classement précis des documents importants) que pour le paiement des factures (délai de paiement réduit à 15 jours et litiges plus facilement gérés), et de faciliter la recherche de documents. Même si le ROI (retour sur investissement) n’était pas toujours évident, nous souhaitions aller plus loin » poursuit Alain Braun.

Parallèlement, une personne du service informatique a été dédiée à ces deux premiers projets, permettant ainsi d’acquérir une expertise sur l’outil XPERT d’AZUR Technology et sur le concept d’armoire électronique spécifique à la gestion dans le logement social.

Le succès rencontré lors de la mise en oeuvre de ces deux applications a convaincu la Direction Générale de développer de nouveaux projets.

Destinée aux 6 membres de la direction générale, cette troisième application a permis de gérer, d’archiver et de consulter sous forme de dossiers fonctionnels l’ensemble des documents d’une direction générale dans l’immobilier social (4 500 aujourd’hui) : comptes-rendus de conseils d’administration, des commissions d’attribution des logements ou de commission d’appels d’offre …

Développée parallèlement à une demande de certification pour la passation des marchés publics, cette application a également permis aux 20 directeurs de services d’avoir accès aux différents documents de la direction générale selon leurs habilitations.

Face au succès de cette application, 6 autres projets ont successivement vu le jour : gestion des marchés (200 contrats d’entretien), stockage sur 4 mois des avis d’échéances (loyer et régularisation des charges) – soit plus de 100 000 documents – pour permettre aux chargés de clientèle de répondre aux locataires en cas de question ou de litige, gestion des APL et lien avec la facturation sous Ikos, gestion des dossiers d’emprunts (1 600 documents) et lien avec SAGE Financement, gestion des documents liés au patrimoine (1 200 documents : convention d’état bailleur, convention de réservation pour le 1% logement patronal …) et la dernière en date, les ressources humaines avec l’accès aux bulletins de paie.

Entamée mi-2005, cette 2ème phase a permis de valider définitivement l’intérêt de ces applications.

« La clé de la réussite d’une application de GED est de reprendre suffisamment de documents existants pour permettre aux utilisateurs une appropriation immédiate. Les utilisateurs ont tout de suite vu l’usage qu’ils pouvaient en faire et l’intérêt qu’elle avait pour eux » poursuit Alain Braun.

Aujourd’hui, la GED de l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier est accessible à un grand nombre d’utilisateurs (direction, collaborateurs …), et est ainsi devenue un outil collaboratif et d'amélioration du service.

Accessible via l’Intranet de l’OPH, elle est utilisée quotidiennement par l’ensemble des collaborateurs en fonction de leurs habilitations.

Ce sont ainsi 400 000 documents représentant 31 giga octet qui sont accessibles à toute l’entreprise en fonction des droits d’accès, et 4 000 nouveaux documents qui sont intégrés dans le système chaque mois. Fort de la réussite de ces applications, l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier a décidé d’aller encore plus loin en mettant en oeuvre l’ensemble des PAC (Plan Automatique de Classement)* dédiés au secteur de l’immobilier social édités par AZUR Technology autour de son offre XPERT.

Objectif : normaliser les classements, s’interfacer automatiquement avec Ikos, intégrer et déployer la GED sur une cinquantaine de typologie de document au total, bénéficier de l’ensemble des nouveaux connecteurs en cours de développement avec Sopra pour Ikos.

« Les XPERT PAC d’AZUR Technology vont nous permettre de passer d’une approche spécifique et artisanale à une approche standard et industrielle. L’intégration avec nos processus métiers sera encore meilleure notamment grâce aux différents connecteurs Ikos développés par AZUR Technology » conclut Alain Braun.

A propos de l’Office Public de l’Habitat de la Communauté d’Agglomération de Montpellier
L’Office Public de l’Habitat de la Communauté d’Agglomération de Montpellier gère et entretient plus de 15 000 logements sociaux qui permettent de loger plus de 50 000 personnes de l’Agglomération de Montpellier. Il assure également chaque année la construction de 600 logements, ainsi que la réhabilitation de 1 000 logements.
L’Office Public de l’Habitat de la Communauté d’Agglomération de Montpellier emploie 275 collaborateurs répartis entre : le siège, 10 agences en charge de la gestion quotidienne d’environ 1 500 logements, et des techniciens de proximité en charge de l’entretien et de la maintenance.

L’informatique de l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier
· AS 400 (Serveur pour l’ERP Ikos de Sopra), Serveur de messagerie Lotus Notes, Serveur pour la Gestion Electronique de Documents et 220 postes de travail sous Citrix MetaFrame.
· ERP Ikos de Sopra depuis 2002 avec notamment une application de gestion des états des lieux via Tablet PC.
· Application de suivi de l’entretien des équipements (ascenseurs, compteurs d’eau …) via 60 PDA avec envoi automatique d’un mail ou d’un fax au fournisseur ou à la société responsable de la maintenance.
· Applications Web pour les fournisseurs : suivi des paiements de factures et des appels d’offre.
· Applications Web pour les locataires : le site reçoit 7 500 connexions chaque mois et plus de 1 000 personnes sont aujourd’hui inscrites sur « l’Espace locataires ».
www.oph-montpellier-agglo.fr

A propos d’AZUR Technology
Éditeur et intégrateur de solutions de GED, LAD, BPM et WORKFLOW, AZUR Technology propose depuis plus de dix ans une offre complète « clé en mains » de traitement des documents et des flux numériques couvrant tous les besoins de capture, d’archivage, de restitution, de circulation des documents ainsi que l’automatisation des processus métier.

Société du groupe Suisse TI Informatique, AZUR Technology bénéficie de la force d’un groupe de plus de 200 spécialistes de l’informatique et de l’édition de logiciels.
AZUR Technology, qui a son siège à Ecully (69) et une agence à Paris, emploie 25 personnes et réalise un chiffre d’affaires de 4 Millions d’euros. Ces solutions sont utilisées quotidiennement par plus de 100 000 utilisateurs chez : Andros, Aon, Crédit Immobilier de France, Geodis, Groupe4 Securicor, Intersport, LECASUD (Centrale Leclerc Sud-Est), Petit Forestier, Relais H, Smoby, UNOFI (Union Notariale Financière) …

Leader des applications de traitement des documents et des flux numériques dans le secteur de l’habitat, l’offre AZUR Technology est utilisée dans plus de 50 organismes immobiliers (Astria, Angers Habitat, Domo France, EFIDIS, GECINA, GFR (Foncière des Régions), Groupe Arcade, Groupe ICF (Immobilier des Chemins de Fer), OPAC de l’Ain, OPH de Montpellier, OPAC de Paris, OPAC de Villeurbanne, SNI (Groupe Caisse des Dépôts) …), soit plus de 1 000 000 de logements gérés.
De plus grâce à des accords de partenariats ses solutions se connectent avec les ERP Ikos ou Ulis de Sopra et Aravis du Gie ACG Informatique, tout en s’intégrant facilement avec toutes les autres applications.
www.azurtechnology.com

* Les XPERT PAC développés par AZUR Technology sont des solutions fonctionnelles prêtes à l’emploi pour permettre une mise en oeuvre rapide. L’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier a prévu d’installer l’ensemble des PAC proposés par AZUR Technology, l’ensemble des PAC pour l’immobilier : Achat, Construction, Gestion locative et Patrimoine et les PAC de gestion généraux : Compta, Direction générale et RH (Ressources Humaines).