Joyau prestigieux de la culture française comprenant notamment le Palais Garnier et l’Opéra Bastille, l’Opéra national de Paris a décidé de faire appel à l’éditeur Qualiac pour remplacer son système de gestion comptable et financier en place depuis la création de l’établissement en 1994. Comme tout établissement public, l’Opéra est également confronté à la nécessité de se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation de la GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) en vigueur à partir de 2016.

« Notre volonté de transformer en profondeur notre système d’information remonte à 2011, mais l’échéance de la réglementation GBCP annoncée en 2012 nous a poussés à accélérer le processus de remplacement de nos précédents outils vieillissants qui ne nous permettaient pas de nous mettre en conformité », explique Béatrice Dela Mairey, Chef de Projet Finances à l’Opéra national de Paris.

Le cahier des charges du projet reposait sur des contraintes fortes et Qualiac est sorti du lot des éditeurs lors de l’appel d’offres de 2013, grâce à sa connaissance du secteur public et aux fonctionnalités de son ERP adaptées à la comptabilité publique. « Au-delà de la mise en conformité GBCP, nous étions à la recherche d’un outil intégré performant et capable de nous apporter du contrôle et de la fiabilité sur tous nos processus, pour remplacer à lui seul pas moins de 6 logiciels différents », commente Jean-Christophe Hubert, Responsable Informatique.

LE CHOIX DE QUALIAC POUR REUSSIR SA TRANSFORMATION NUMERIQUE

L’Opéra national de Paris a choisi d’acquérir le progiciel de gestion budgétaire, comptable et analytique de Qualiac pour sa qualité reconnue mais aussi pour le professionnalisme et les compétences de ses équipes d’ingénieurs. « La sérénité et la confiance des équipes de Qualiac dans leur expertise et maîtrise technique ont été déterminantes dans notre choix de solution. Elles ont su se démarquer par rapport aux autres candidats lors des consultations du dialogue compétitif » déclare Jean-Louis Blanco, Directeur Administratif et Financier.

Le périmètre couvert par la solution est large puisqu’il comprend la gestion budgétaire et comptable publique, la comptabilité analytique, la gestion des ventes, des recettes et des dépenses, le traitement des factures, des régies, de la trésorerie et des immobilisations, des notes de frais mais aussi des droits d’auteurs, spécifiques à l’activité de l’Opéra. De nombreuses opérations effectuées auparavant manuellement, avec le risque d’erreurs que cela implique, sont ainsi dématérialisées via des Workflows automatisés.

« Nous n’en sommes qu’aux premières semaines de déploiement de la solution, mais celle-ci nous impressionne déjà par sa performance et sa rapidité, d’autant plus que l’ERP s’adapte de façon idéale à nos outils de bureautique Microsoft tels que Outlook ou encore Excel pour la Business Intelligence. Les équipes de Qualiac et de Syxperiane sont présentes au quotidien pour nous épauler et nous conseiller, ce qui est particulièrement appréciable » ajoute Jean-Christophe Hubert, Responsable Informatique.

UN ACCOMPAGNEMENT AU PLUS PRES POUR LA MISE EN CONFORMITE GBCP

Entrée en vigueur en 2016, la nouvelle réglementation GBCP présente des contraintes spécifiques pour l’Opéra national de Paris avec notamment une duplication de comptabilités, l’une budgétaire et l’autre de comptabilité générale, avec nécessité de mettre en place des passerelles entre les deux.

Un projet complexe, d’autant plus que l’Opéra était le premier établissement public à mettre en œuvre cette réglementation avec un éditeur. « Annoncée en 2012, la GBCP a continuellement évolué dans ses directives jusqu’en novembre 2015, nous imposant de travailler en étroite collaboration avec Qualiac et l’AIFE* pour nous adapter aux évolutions majeures successives. Un défi que l’éditeur a su relever avec brio » précise Béatrice Dela Mairey, Chef de Projet Finances.

UN SYSTEME D’INFORMATION FINANCIER ET COMPTABLE PRET POUR L’AVENIR

Avec le déploiement de l’ERP de Qualiac, l’Opéra National de Paris bénéficiera au final d’un grand gain de performance, de fiabilité, de sécurité et de contrôle, et une optimisation des processus. « Grâce à notre nouveau système d’information, nous pouvons maîtriser le cycle total de nos opérations dans un seul environnement informatique. L’automatisation d’un grand nombre de tâches manuelles et les contrôles mis en place en interne va nous faire gagner beaucoup plus de temps pour nous consacrer à un travail à plus grande valeur ajoutée. Même si au démarrage il y a une période d’adaptation pour les 260 personnes en contact avec la solution, les bénéfices à terme seront très importants », commente Jean-Christophe Hubert, Responsable Informatique.

De plus, l’Opéra bénéficiera désormais d’une solution pérenne et évolutive pour faire face aux futures réglementations, très fréquentes dans le secteur public. La base de données unique de l’ERP va pouvoir répondre facilement aux futurs projets prévus, notamment dans la logistique et la gestion des stocks. « Avec Qualiac, nous avons posé les bases pour tous nos développements futurs et nos équipes peuvent se spécialiser sur l’outil, pour des gains de performance sans investissement coûteux. Grâce à nos nouveaux outils de visualisation et à la transparence sur les coûts d’achat, c’est toute notre performance financière qui va pouvoir être optimisée. Au final, nous avons fait un grand pas vers notre transformation numérique et cela à de multiples niveaux » conclut Jean-Louis Blanco, Directeur Administratif et Financier.

Partenaires du déploiement de la solution Qualiac pour l’Opéra national de Paris : Syxperiane et Grant Thornton.

*AIFE : Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat

A propos de Qualiac :
Créé en 1979, Qualiac est un éditeur spécialisé dans la conception, la distribution et la mise en œuvre de solutions de gestion intégrées/ERP et Suites Logicielles, destinées aux moyennes et grandes entreprises de tous secteurs. Avec plus de 500 sites installés et 50 000 utilisateurs, Qualiac bénéficie d’un niveau de satisfaction clients inégalé. Elle est la 1ère entreprise à avoir obtenu en 2012 le label « Origine France Garantie » dans le secteur IT, validant son positionnement de véritable alternative face aux grands ERP sur le marché français et à l’international.
L’offre Qualiac s’articule autour des solutions : ERP Flux Financiers, ERP Flux Physiques, Suites Logicielles et Secteur Public/GBCP.
Qualiac propose en direct ou via des partenaires intégrateurs une gamme complète de services :
- une méthodologie d’implémentation par phases adaptée à chaque projet,
- un accompagnement utilisateurs sur le long terme.
www.qualiac.com

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