Au vu des changements législatifs et de l’accélération de la transformation digitale, peut-on aujourd’hui dire que la dématérialisation est un marché à l’aube de la maturité ?

Les périodes de confinement ont largement contribué à la généralisation de la transformation digitale et de la dématérialisation. En effet, il a fallu mettre en place des solutions technologiques simples pour permettre à chaque entreprise de continuer ses activités en distanciel. Avant la crise beaucoup d’entreprises disposaient de projets de dématérialisation et de transformation digitale, qui n’en était alors qu’à leurs prémices, mais la crise a permis d’accélérer considérablement ces projets.

Mais ce n’est pas le seul facteur, puisque le terrain législatif en France est lui aussi propice au développement de ces technologies. La Directive européenne 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 posait déjà le principe d’égalité de traitement entre la facture papier et la facture électronique. L’article 153 de loi de finances 2020 oblige les entreprises assujetties à la TVA à émettre des factures au format électronique, à commencer par les grandes entreprises en 2024 puis les ETI un an plus tard et enfin les PME / TPE en 2026.

Le marché entre en effet dans une phase de maturité, mais suite à la généralisation massive de la transformation digitale en période de crise, il faut à présent entrer dans une phase de rationalisation des usages et mettre en place des outils à la fois performants et efficients.

La signature électronique semble s’être largement généralisée, est-ce réellement le cas ?

La signature électronique est en effet en forte progression aujourd’hui, elle est aussi portée par la crise et les réglementations. Nous avons d’ailleurs de beaux acteurs Français sur ce marché. Ce contexte est de fait rassurant pour les entreprises, qui peuvent faire confiance à des acteurs nationaux, respectant la réglementation européenne, pour assurer la valeur probante de leurs documents contractuels dématérialisés.

Mais bien qu’elle soit en progression, elle est parfois méconnue. Certaines entreprises prennent des risques législatifs en se contentant d’apposer des signatures sur des documents PDF par eux-mêmes. Cette technique n’a en réalité aucune valeur juridique réelle. Pour être valable, la signature doit être authentifiée par un tiers certificateur en mesure de consigner un cahier de preuves.

Existe-il des freins à l’implémentation de la dématérialisation dans les structures ?

Aujourd’hui, de moins en moins car les bénéfices de la dématérialisation sont largement acceptés par l’ensemble des entreprises. Les grandes structures y voient l’opportunité d’optimiser leurs circuits de validation documentaire pour traiter efficacement les quantités de documents auxquelles elles sont confrontées, tandis que les plus petites structures y voient un réel gain de temps.

En France, il a fallu un temps d’adaptation assez conséquent, car nous disposions jusqu’ici d’une culture du « papier » assez forte, malgré les premières réglementations de 2006. Bien que la mise en place de solutions de dématérialisation ait demandé des efforts d’adaptation des collaborateurs, son usage tend aujourd’hui à se généraliser.

Il subsiste parfois une crainte liée à l’automatisation et sa capacité à se substituer à certains métiers. Mais l’expérience montre que les outils technologiques sont, au contraire, une aide pour les collaborateurs, leur permettant de se libérer de certaines tâches répétitives et chronophages pour se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée.

Comment la France se situe par rapport aux autres pays européens ?

La France est en retard sur le sujet. Nos confrères européens sont en avance. A titre d’exemple, en Allemagne, pays européen en tête du podium, en 2015, 95% des entreprises avait dématérialisé leurs bulletins de paie, suivi par la Grande Bretagne (77%), la Belgique (54%) et la France, elle, n’était qu’à 15%*. L’avantage à y trouver c’est que le marché français laisse un énorme potentiel aux acteurs proposant des solutions de dématérialisation comme Toshiba. En outre la règlementation qui s’est fortement intensifiée et à l’échelle européenne, va permettre de remettre au même niveau les pays Européens sur la voie de la dématérialisation, du moins sur certains aspects, comme la facture fournisseurs par exemple. D’ici quelques années les décalages ne seront plus aussi prononcés !

*d’après le bulletin de la Banque de France de 2018

Quels sont les pièges à éviter pour assurer l’efficience de la dématérialisation et de la conformité ?

Il est important de ne pas se précipiter. Comme pour chaque investissement technologique, un audit est impératif pour faire le point sur les besoins, mieux comprendre les usages et identifier les éventuelles contraintes humaines ou technologiques. Lorsque nous débutons un projet avec nos clients, nous nous concentrons d’abord à comprendre le fonctionnement de l’entreprise et ses objectifs. Cette phase préparatoire est essentielle au choix de l’outil et de la configuration à mettre en place.

La seconde étape est celle du test. Nous conseillons de démarrer avec un seul service, voire un seul workflow, afin de tester la solution et possiblement l’adapter à la réalité du terrain. Cela permet de délivrer aux utilisateurs une formation en adéquation avec leurs métiers et leurs besoins. L’enjeu est de faire de ces premiers usagers de véritables « ambassadeurs » du projet en interne. Nous sommes dans une véritable démarche de compréhension, d’accompagnement et de personnalisation.

Comment Toshiba TFIS accompagne les entreprises en matière de dématérialisation ? (Offre, solution, conseil, etc.)

L’offre de Toshiba Tec France Imaging Systems (TFIS) s’articule autour de trois axes. Une première approche qui vise à accompagner les entreprises à la recherche d’une technologie pour répondre à un besoin clairement identifié, tel que la dématérialisation des factures clients, factures fournisseurs, des contrats, etc.

Le deuxième axe consiste en une approche verticalisée visant à apporter aux entreprises ou aux services des entreprises des solutions pré-paramétrées dédiées à leur secteur d’activité.

Notre expertise de longue date sur le marché de la dématérialisation nous a permis de mettre au point des offres adaptées aux besoins les plus fréquemment rencontrés dans les services RH, les services achats, les services de comptabilité ou encore pour les structures dans leur globalité telles que les agences immobilières, les administrations ou encore les entreprises du BTP.

Le troisième axe s’adresse aux entreprises voulant moderniser de façon plus générale leurs processus documentaires. Il s’agit ici d’une offre globale qui, par la combinaison de diverses technologies, vient traiter tout ou partie des flux de l’entreprise, comme les documents entrants, circulants et sortants. Les principales attentes auxquelles nous répondons sont l’accessibilité, le partage, la confidentialité et le respect des réglementations françaises et européennes.

Ces trois approches permettent à Toshiba TFIS de répondre à l’ensemble des besoins clients de manière optimale et d’accompagner les entreprises dans les nouveaux défis de la transformation digitale.