Selon les statistiques marché disponibles, les frais de voyage et de représentation représentent entre 8 et 10 % de l'ensemble des dépenses de fonctionnement d'une entreprise. Pour tenter de contrôler ces coûts, des entreprises innovantes se tournent vers des solutions automatisées capables de suivre, de gérer et de réduire ce type de dépenses.

Un aspect important du contrôle des frais de voyage et de représentation consiste à pouvoir identifier les dépenses types, à réduire les erreurs et à prévenir les infractions à la politique définie par l’entreprise. Le puissant moteur d’analyse d’Expense Management permet aux entreprises de s’appuyer sur les dépenses types pour négocier des remises supplémentaires auprès de leurs fournisseurs. De plus, lorsqu'un employé soumet une note de frais, la solution identifie les infractions éventuelles, afin de garantir uniquement le paiement des dépenses autorisées par l’entreprise.

Plusieurs clients d’Infor, dont A.T. Kearney, une grande agence de conseil en stratégie mondiale, ont collaboré au développement d’Expense Management 7.0. A.T. Kearney est, par ailleurs, l’un des premiers utilisateurs de cette nouvelle solution.

«Il est très réconfortant de savoir que nous avons notre mot à dire dans les améliorations futures qui seront apportées à la solution dont nous sommes équipés», déclare Michael Black, ‘applications specialist’ chez A.T. Kearney. «Infor a travaillé avec nos équipes afin de prendre en compte plusieurs de nos demandes, dont les feuilles de temps Web, et permettre à nos employés d’utiliser plus facilement le système ; ceci a constitué un point essentiel à nos yeux.»

Infor Expense Management comprend quatre modules principaux : la planification des voyages, les notes de frais, les demandes de remboursement et les feuilles de temps. Chaque module inclut des notifications consultables en temps réel, qui préviennent les employés d’éventuelles infractions lorsqu’ils saisissent leurs données, leur permettant d’y apporter les justificatifs nécessaires ou de modifier leurs données avant de les soumettre. Chaque module peut également être configuré en fonction des processus de travail, afin d’alerter les vérificateurs, d’obtenir les approbations nécessaires et de déclencher les actions associées, telles que l’émission de billets d’avion ou le remboursement de frais.

«Des entreprises innovantes se mettent à considérer la gestion des frais professionnels comme un processus administratif automatisé, grâce auquel elles peuvent accroître leur efficacité», souligne Kathy Schindler, ‘Product marketing manager’ chez Infor. «Infor Expense Management 7.0 permet aux entreprises d'identifier plus facilement les frais des employés, de gagner en visibilité concernant les dépenses types, de mieux contrôler les coûts et de s’assurer du respect de la politique définie».

Infor Expense Management 7.0 est également disponible en version ‘mode hébergé’.

A propos d’Infor
Infor propose des solutions métier spécifiques pour les entreprises novatrices. Grâce à son expérience sectorielle, Infor conçoit des solutions permettant aux entreprises de tous secteurs d’activités de devenir plus innovantes et de s’adapter rapidement aux évolutions d’un marché mondial. Avec plus de 70 000 clients, Infor révolutionne ce que les entreprises peuvent attendre d’un fournisseur de gestion d’entreprise.

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