Une étude (1) réalisée par Coleman Parkes Research pour Xerox, indique que même si les entreprises sont de plus en plus numériques, elles ont du mal à se passer du papier. 55 % des responsables informatiques interrogés déclarent en effet que les processus de leur organisation sont encore largement basés sur le papier.

Pourtant, la démocratisation de l'utilisation du cloud et la digitalisation des processus visant à simplifier la gestion administrative pour les entreprises, tendent à accélérer leur transformation digitale. Toutefois, malgré la multitude de technologies disponibles sur le marché, les entreprises sont encore nombreuses à ne pas avoir franchi le pas. Xerox met d'ailleurs en avant que 29 % des organisations continuent de favoriser la communication avec leurs clients finaux par courrier postal, plutôt que par email ou via un media social. Le constat est sans appel, la charge de papier pèse lourd dans la balance de la digitalisation et il est donc essentiel pour les comités de direction de montrer l'exemple pour accélérer l'adoption de la dématérialisation des documents dans tous les domaines possibles - à commencer par le partage d'informations. Pour ce faire, ils doivent prendre pleinement conscience de leur rôle clé dans cette transformation.

Stéphane Tallieu, Directeur des Ventes pour la France chez Diligent, a fait les commentaires suivants :

« La transformation digitale est aujourd'hui un enjeu majeur pour les entreprises qui ne doivent rien laisser au hasard pour continuer d'optimiser leur productivité et leur efficacité. Celle qui ne prend pas cette voie court le risque de se retrouver hors-jeu sur un marché hautement concurrentiel. Toutefois, la situation sur le terrain est bien différente comme l'illustrent les résultats de l'étude Xerox. Les mentalités mettent du temps à changer, et l'attachement rassurant au papier reste une réalité pour la majorité des organisations. Cela signifie donc que même si les hauts dirigeants se servent de dispositifs digitalisés pour décider des actions sensibles et stratégiques, un nombre important doivent encore être sensibilisés aux bénéfices de la dématérialisation et des solutions technologiques aujourd'hui disponibles.

En outre, les "early adopters" qui constituent de véritables ambassadeurs de la digitalisation peuvent inspirer et guider les personnes encore réfractaires par manque d'information ou par crainte. Ces dirigeants devenus des leaders d'opinion, ont en effet un rôle important d'exemplarité à jouer dans ce domaine, notamment pour mettre en avant la fiabilité et les avantages de cette transformation. Ils seront ainsi en mesure de convaincre plus facilement les membres de leur organisation ainsi que leurs pairs des bénéfices d'outils digitaux disponibles et de fonctionnalités telles que le vote électronique par exemple.

En effet, les systèmes de vote électronique ont déjà été adoptés par de nombreux comités de direction et assemblées générales, qui les plébiscitent pour leurs nombreux avantages notamment en termes de gouvernance et d'administration. Ce type de dispositifs permet par exemple de réduire les coûts de transports des membres qui peuvent voter à distance, de papier, mais également le temps passé par les assistants du conseil en charge du scrutin.

Les entreprises ont besoin d'être accompagnées et rassurées sur les bénéfices de la digitalisation, mais elles doivent également disposer d'options pour trouver l'offre la plus adaptée à leur structure et leur stratégie. Pour y parvenir, les membres des comités de direction de ces organisations doivent d'une part comprendre en quoi l'adoption du numérique peut servir leurs besoins stratégiques, financiers et assurer la pérennité de l'entreprise d'autre part. Il leur incombe, par ailleurs, de montrer l'exemple en mettant en place des outils simples et des processus intelligibles pour l'ensemble des employés afin de favoriser une adoption plus rapide. Et pour réussir à les convaincre de façon ludique, pourquoi ne pas organiser un vote électronique ? »

(1) Etude 'Digitalisation at Work" téléchargeable ci-dessous (PDF 20 pages)

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