Consejos prácticos para prevenir y cobrar los impagados

Muchas empresas tienen todavía una visión miope de sus objetivos, puesto que sólo dan prioridad absoluta a la función de vender. Aunque vender es importante, lo que realmente hay que conseguir es vender con beneficio y cobrar lo antes posible los productos que se han vendido a los clientes. Si una empresa no sigue este principio no sobrevivirá mucho tiempo en el mercado actual. Hoy en día, la mayoría de las empresas están obligadas por los condicionantes del mercado a conceder crédito a sus clientes. Sin embargo, no todas están tomando las precauciones más elementales para evitar los impagos y los retrasos en el cobro.
Con las restricciones de liquidez, el mayor rigor de las entidades financieras a la hora de otorgar créditos, sumado a la constante subida de los tipos de interés, la morosidad está aumentando de forma exponencial. Las estadísticas de los últimos meses revelan un vertiginoso aumento de los impagos empresariales y de los retrasos en el pago de las facturas vencidas. Este problema se está agudizando de forma preocupante en algunos sectores, verbigracia en el de la construcción. La perspectiva para el año 2009 es que los impagos empresariales van a continuar aumentando de forma imparable.
En la actual crisis de morosidad, las empresas proveedoras de bienes y servicios deben concienciarse de que cuando otorgan aplazamientos de pago a sus compradores están actuando como banqueros, por lo tanto la concesión de créditos a clientes debe hacerse bajo unos procedimientos que evalúen la solvencia y capacidad de pago de los deudores. A continuación unos consejos prácticos para evitar los impagados empresariales y cómo recuperar los impagados que se hayan producido.

Consejos prácticos para evitar los impagados empresariales
Primer principio: los impagos no son una fatalidad. Si la empresa adopta una serie de precauciones básicas antes de conceder créditos a sus clientes, si adopta una serie de medidas preventivas que a continuación expondremos, si gestiona correctamente sus cuentas por cobrar y si reacciona rápidamente en caso de problemas, puede minimizar los incobrables.

Un principio fundamental: no hay que forzar nunca las ventas. Muchas empresas se quejan de que tienen muchos impagados pero no detectan cuál es una de las causas más frecuentes de la morosidad: la política comercial de la propia empresa. Una máxima en las ventas a crédito es: "A mayor presión por vender, más impagos".

No fiarse de las apariencias. Por muy buena imagen que ofrezca un posible comprador, es aconsejable investigar que hay detrás de la fachada de este futuro cliente, a veces con un poco de esfuerzo de investigación se descubre la cara oculta de las empresas.

Extremar las precauciones con las empresas recién constituidas. Las estadísticas nos revelan que la mitad de las empresas creadas desaparece en los primeros cuatro años de vida.

Pedir un informe jurídico sobre el cliente. Una buena medida para aumentar la seguridad de las operaciones es el conocimiento jurídico del cliente. Esto se consigue comprobando todos sus datos, ya que hay morosos que, para defraudar a sus acreedores, utilizan empresas no constituidas legalmente o que no están inscritas en el registro mercantil.

Pedir informes comerciales investigados y actualizados para todo nuevo cliente. Antes de vender a crédito se recomienda pedir informes de la solvencia, liquidez, arraigo, capacidad de pagos y seriedad mercantil del cliente: una buena información comercial puede evitar muchos morosos. En caso de no estar seguros de la solvencia de un nuevo cliente, es recomendable solicitar un informe investigado y actualizado, que no es costoso teniendo en cuenta el dinero que puede ahorrar a las empresas.

Comprobar que la dimensión de la empresa del cliente es adecuada al nivel de riesgo asumido. Se comprueba que el comprador tiene recursos propios suficientes para endeudarse en una operación con pago aplazado. Por ejemplo, un proveedor que vende 30.000 dólares a crédito a una microempresa con un capital social de 3.000 dólares, asume un riesgo considerable ya que existe una desproporción entre el importe de la transacción comercial y los fondos propios del cliente.

Establecer una política de créditos y un manual de procedimientos. Es recomendable redactar una política de créditos y cobros coherente con la situación y un decálogo de procedimientos que contenga las normas de actuación en materia de concesión de créditos y acción de cobro, y mentalizar a todos los empleados de ventas y de administración de clientes para que sigan al pie de la letra el manual de procedimientos.

Otorgar a cada cliente un límite de riesgo. Establecer un límite de riesgo para cada cliente, esto es, la cantidad máxima de crédito que estamos dispuestos a arriesgar con el cliente y que no vamos a sobrepasar en ningún momento si no es con la autorización de algún directivo responsable. Gracias a los límites de riesgo se evitarán pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.

Pedir referencias a otros proveedores. El mejor informe sobre los hábitos de pago de un nuevo comprador nos lo pueden dar proveedores que llevan tiempo trabajando con el cliente y que no sean competidores directos.

Hacer firmar a todos los clientes un buen contrato. El contrato es la pieza clave del éxito de las operaciones; si reúne los requisitos legalmente exigidos, el deudor queda obligado a asumir lo pactado, sin posibilidad de eludirlo o dar marcha atrás a los acuerdos asumidos y obligaciones adquiridas. Desde un punto de vista preventivo, el contrato es el documento que permite garantizar y proteger jurídicamente los intereses del acreedor.

Aceptación de las condiciones generales de venta. Una forma de proteger los intereses del proveedor sin necesidad de firmar un contrato con cada cliente es establecer unas condiciones generales de venta. Las condiciones generales de venta son las normas para la venta que el proveedor ha fijado y que aplica a todos los clientes. Estas condiciones se pueden incluir en el dorso de la hoja de pedido o de la propuesta de pedido.

La necesidad de documentar las operaciones comerciales. En la práctica del día a día las empresas suelen admitir pedidos telefónicos o verbales de sus compradores, y no exigen la firma y sellado de los albaranes (o de las facturas) por una persona responsable con el fin de agilizar los trámites y no retrasar el tráfico mercantil con formalidades administrativas.

La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago comercial consiste en tres documentos: un pedido, un albarán y una factura. Con la posesión de estos tres documentos mercantiles, el acreedor verá totalmente blindado su derecho de cobro y podrá demostrar perfectamente la existencia de una deuda, de modo que el moroso no tendrá ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operación comercial.

Evitar los fallos en el momento de la venta; ser irreprochable. Las empresas que venden productos o servicios deben tener como objetivo el tener “cero” fallos en su actuación y ofrecer un servicio de calidad a los clientes. La empresa proveedora debe haber actuado de forma irreprochable y poder demostrarlo en cualquier momento: cumplir con todos los requisitos de cantidad, calidad, plazo de entrega, precio, facturación, etc.

La gestión pro-activa en el cobro. La empresa debe establecer mecanismos que permitan una gestión pro-activa de los impagados. La pro-actividad consiste en adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas mediante una acción adecuada.

Establecer un sistema activo de cobro. En lugar de dejar que el cliente efectúe los pagos de las facturas al vencimiento por medio de transferencia bancaria, es mejor domiciliar los cobros en una cuenta bancaria y utilizar el adeudo en cuenta mediante la norma bancaria correspondiente.

El control de saldos vencidos. El departamento de créditos debe utilizar unos listados mensuales de saldos vencidos y no vencidos que controlan los saldos de clientes, con el fin de detectar los atrasos y priorizar las acciones de cobro.

El control de efectos y recibos impagados. Con periodicidad semanal, el servicio de cobros trabajará con un listado de giros y recibos impagados –efectos que no han sido atendidos por la entidad bancaria del cliente– y realizará de inmediato las acciones de cobro pertinentes.

Contratar un seguro de crédito o servicios de factoring. En el mercado existen varios servicios financieros y de seguros que eliminan o minimizan el riesgo del crédito de clientes y aseguran el cobro de las operaciones comerciales. El seguro de crédito cubre la totalidad de los riesgos de crédito de clientes, de forma que el asegurador pueda obtener una cartera de riesgos diversificada, que limite su riesgo y permita así una tarificación ventajosa.

El factoring es un contrato de cesión de créditos entre una empresa proveedora que mantiene crédito interempresarial con sus clientes y una sociedad financiera especializada en servicios de factoring, la cual anticipa la liquidación de una parte importante de los fondos correspondientes a las facturas cedidas.

Consejos prácticos para recuperar los impagados empresariales

No hay que tener ningún temor a enviar el primer recordatorio de pago lo antes posible. Algunas empresas no se atreven a reclamar enseguida el cobro de las facturas vencidas por miedo a proyectar una imagen de excesivo rigor y dureza. Por el contrario una reclamación temprana permite detectar a tiempo un posible fallido incobrable. Además se consigue un efecto psicológico positivo, ya que la mayoría de los deudores respetan a los acreedores que saben controlar los cobros.

El acreedor no debe tener ninguna vergüenza –ni tan siquiera ajena– ni debe sentirse incómodo a la hora de pedir que se le pague. En otros países donde la cultura empresarial es menos permisiva, las empresas son muchos más agresivas a la hora de reclamar los pagos –y obtienen buenos resultados– por consiguiente no hay que sentir ningún reparo a la hora de pedir al deudor que pague. El reclamar un crédito vencido no debe avergonzar nunca al acreedor, en todo caso son los clientes morosos los que deberían sentir vergüenza. Desgraciadamente esto no suele ocurrir casi nunca ya que la psicología del deudor moroso funciona de la siguiente manera: “si no me reclaman la deuda no hace falta apresurarse a pagar”

Antes de iniciar la reclamación es conveniente obtener la máxima cantidad de información acerca del deudor, tanto de fuentes internas como externas, y tanto económicas –solvencia, endeudamiento, liquidez– como personales. También hay que recoger toda la información referente al crédito pendiente de cobro, el historial del cliente y la documentación relacionada con el mismo.

El acreedor debe personalizar la gestión de cada impagado adaptándose al perfil del deudor, por lo que hay que tener en cuenta la cuantía de la deuda, el tipo de empresa, su forma jurídica, su sector de actividad, su localización geográfica y la personalidad del interlocutor.

El secreto del éxito en la reclamación de impagados es la preparación previa a la gestión, por lo que hay que determinar previamente los objetivos que se pretenden alcanzar y tener prevista la estrategia de recobro más adecuada para cada caso.

Las mejores armas del gestor de cobros son: una buena capacidad negociadora, constancia en los contactos con el deudor, insistencia en la búsqueda de una solución y asertividad para superar las objeciones y convencer al interlocutor.



Autor Pere J. Brachfield
Pere J. Brachfield, director del Centro de Estudio de Morosología de EAE Business School de Barcelona, España, ww.eae.es ; todos los derechos reservados.
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