Robotic Process Automatisation : Le groupe Manutan investit et innove pour son département Finances

Porté par une vision innovante des processus, le Groupe a souhaité mettre à disposition de ses collaborateurs des solutions automatisées permettant de déléguer l’exécution de tâches simples et répétitives et de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

La RPA au service du département Finances...

La RPA, plus connue sous le nom de Robotic Process Automatisation, est une technologie utilisant des logiques métiers et des intrants structurés afin d’automatiser les processus métier. Grâce aux outils de RPA, une entreprise peut ainsi configurer un logiciel, ou un “robot”, pour capturer, interpréter des applications afin de traiter une transaction, manipuler des données, déclencher des réponses et communiquer avec d’autres systèmes.

Animé par une forte culture digitale de son business model, le groupe Manutan s’est naturellement tourné vers la RPA et a souhaité, dans un premier temps, le mettre au service de son département Finances.

En effet, toujours alerte et à l’écoute des nouvelles évolutions dans le domaine des nouvelles technologies, le Groupe investit et met un point d’honneur à repenser les différentes fonctions et processus de l’entreprise sous un nouvel angle grâce à l’innovation.

Facile à mettre en place et peu coûteuse, à l’inverse de certaines solutions, la RPA présente de nombreux avantages pour l’entreprise et les collaborateurs : une disponibilité en permanence, une rapidité d’exécution et une accélération des traitements pour une qualité des données.

… pour réinvestir du temps à forte valeur ajoutée et déléguer au robot des tâches basiques…

Au sein du département Finances, de nombreuses missions simples, répétitives et chronophages peuvent être confiées à ces assistants virtuels : l’envoi d’emails, l’ouverture d’un pièce jointe pour en récupérer les données et de les ressaisir dans une autre application ou encore les reporting périodiques.

Toujours soucieux de la qualité de vie au travail de ses collaborateurs, qui s’inscrit notamment dans le « Bien-travailler », Manutan avait à cœur d’y remédier intelligemment afin que ces derniers s’épanouissent dans leur quotidien. La RPA permet de regagner la maîtrise de son temps et de réallouer ce temps à des tâches plus valorisantes qui contribuent davantage à la croissance de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent se concentrent par exemple sur la relationnel avec le client. Ils peuvent prendre du temps pour échanger avec eux sur l’identification de solutions quant aux irrégularités de paiement.

Par ailleurs, des enjeux d’efficience faisaient également partie des objectifs de ce projet. En effet, apporter de la valeur aux clients, une information fiable, fluide et rapide grâce à des collaborateurs libérés de tâches peu valorisantes et davantage mobilisés sur du conseil “front office”.

“ Nous avons décidé d’intégrer la RPA au sein de notre département Finances pour automatiser certains processus simples et faciles à exécuter par un robot”, souligne Evelyne Mercier, Finance Director - en charge des opérations financières du Groupe. “Pour cela, nous avons mis en place un accompagnement renforcé des collaborateurs pour leur permettre de monter en compétence sur leurs nouvelles responsabilités. Nous avons fait appel aux managers de proximité pour sécuriser les équipes et réduire le stress lié aux changement!”.

Le Groupe a ainsi profondément travaillé sur l’accompagnement des équipes vers les métiers et compétences de demain.

…. telles que le traitement des demandes clients en credit management

Réel axe stratégique du groupe Manutan, la digitalisation des processus permet d’améliorer la qualité de l’expérience client et collaborateur en continu à différents niveaux :
• Le traitement des demandes entrantes des clients pour le credit management. La solution va réaliser une analyse selon la situation de crédit du client et les collaborateurs pourront ensuite, en fonction des résultats, lui proposer un plafond de crédit supplémentaire ou des conditions particulières sur sa demande.
Aujourd’hui, ce sont près de 90% des commandes nécessitant cette analyse crédit qui sont totalement automatisées.
• Le recouvrement des commandes impayées via l’automatisation des envois des relances aux clients. Les emails de réponse aux clients sont lus par le robot qui est capable d’exécuter certaines actions comme renvoyer une facture ou ouvrir un dossier litige.

Aujourd’hui, le taux d’automatisation est à 40% - cette tâche comprenant un plus fort niveau de complexité

Ainsi, une grande partie du temps alloué au travail de saisie, de traitement des demandes, d’envoi de duplicatas ou encore de relances a été libérée grâce aux robots. Ce temps, initialement consacré à ces tâches, est totalement réinvesti vers plus de contact client pour davantage comprendre les situations particulières, analyser les besoins et proposer des solutions personnalisées.

“Le robot a une grande capacité de traitement une fois qu’il est programmé. Cela sonne la réduction des situations de stress des équipes pouvant être liées au traitement des demandes en volume !”, souligne Evelyne Mercier.

Enfin, l’intégration de ces nouvelles solutions automatisées implique l’apparition de nouveaux métiers de pilotage comme, par exemple, les data-analystes chargés de la vérification de la bonne exécution des tâches par le robot afin que la réponse apportée soit cohérente.

“Complètement convaincus par la mise en place de la RPA au service de notre département Finances, tant par l’efficacité du traitement des tâches par les robots que par la satisfaction client et collaborateur, nous souhaitons à moyen terme la déployer aux filiales du Groupe ainsi qu’à d’autres départements comme la logistique. Manutan a pour ambition de faire monter en puissance cette solution automatisée là où est pertinente et de la structurer dans sa plateforme technologique ”, conclut Evelyne Mercier.

A propos de Manutan :
Groupe familial créé en 1966, Manutan est le leader européen du e-commerce BtoB, spécialisé dans la distribution d’équipements et fournitures aux entreprises et collectivités.
Son offre de produits et de services de qualité est l’une des plus larges d’Europe, et lui permet de couvrir l’ensemble des besoins de ses clients et de les accompagner dans l’optimisation de leurs achats. Avec 26 filiales implantées dans 17 pays d’Europe, le Groupe compte plus de 2 100 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires de 780 millions d’euros en 2019/20. Manutan France et IronmongeryDirect ont été labellisés Best Workplaces 2021 par Great Place to Work.

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