Pourquoi la gestion administrative de l’intérim est-elle une fonction à fort potentiel d’externalisation ?

Le Travail Temporaire est l’un des principaux budgets d’achats indirects voire, dans certains secteurs, le premier budget achats. Sa gestion est :
- Sans valeur ajoutée pour l’entreprise, car 80% des taches sont purement administratives et nécessitent entre trois et cinq fois plus d’ETP internes pour le gérer que la paie des salariés ;
- Structurellement complexe, car transverse (opérations, achats, RH, finances et ETT), géré le plus souvent dans l’urgence et sous contrainte juridique forte ;
- Sans réel pilote ou responsable au sein des directions générales, c’est souvent le problème de personne ;
- Avec un fort potentiel d’économie pouvant aller jusqu’à bien plus de 10% du budget annuel d’achat de l’intérim (si l’on intègre l’optimisation des ressources internes) ;
- Nécessitant une forte expertise juridique et métier.

C’est pourquoi c’est un candidat naturel à l’externalisation.

Si une meilleure gestion des intérimaires est bien souvent identifiée comme un levier de réduction de coûts, cela pose généralement aux entreprises des difficultés par la nature même du processus qui est partagé par les Opérationnels, les RH, la Finance et les Achats.

La nature structurellement transverse du processus intérim génère de nombreuses ruptures, des saisies multiples, des omissions générant au final un processus tout à la fois couteux et peu efficace.
Cette difficulté est accrue par la notion d’urgence de cette action dans un cadre juridique très réglementé qui oblige les acteurs internes à travailler de concert pour sécuriser ce processus à haut risque tout en travaillant avec des fournisseurs externes.

Ce cadre juridique, par ailleurs en perpétuel mouvement, implique une grande rigueur tant sur le fond (Motif du recours, durée initiale, rémunération, caractéristique du poste …) que sur la forme (signature du contrat de mise à disposition dans les 48h suivant le début de mission, respects des délais de carence entre deux missions, égalité de traitement avec les salariés permanents, validité des habilitations..).
Il requiert également une forte expertise en législation de la paie pour les opérationnels ou les RH et en compréhension des mécanismes du coût du travail pour déterminer la marge des Entreprises de Travail Temporaire pour les Achats, ce qui en fait une activité très complexe.

Le risque n°1 pour l’entreprise utilisatrice est la requalification de la mission en CDI. Le risque n°2 une surfacturation des prestations due aux erreurs de saisie et d’interprétation du réglementaire de paie par les agences de travail temporaire et aux erreurs d’application de coefficients.

La direction des achats négocie en central les accords-cadres, mais a rarement les informations nécessaires à une bonne négociation. Surtout, elle dispose de peu de moyens pour vérifier leur bonne application. Enfin, compte tenu de la réalité du processus opérationnel, la définition, la mise en œuvre et le suivi d’indicateurs qualitatifs objectifs relèvent du vœu pieux. Il en résulte des charges supplémentaires pour l’entreprise pouvant allez jusqu’à 10% de son budget annuel d’intérim du fait d’achat sortant du périmètre des accords.

Sur le terrain, ces accords-cadres et l’égalité de traitement (un intérimaire doit nécessairement être rémunéré comme s’il était salarié permanent de l’entreprise utilisatrice, le temps de sa mission) impliquent que chaque opérationnel (ou RH) ayant recours à l’intérim sache expliquer à chaque agence d’intérim le mode de calcul des primes et autres accessoires du réglementaire de paie de son établissement et de leurs évolutions afin d’éviter les erreurs de facturations ou d’interprétation (Pause non payée facturée à tort, indemnité non soumise facturée avec des charges…). Ces difficultés génèrent des erreurs de facturation estimées entre 2 et 6 % du montant facturé.

Enfin la remontée des données en interne est souvent un casse-tête, car difficile et pas ou peu informatisée et souvent chronophage pour la RH (Bilan social, journal du personnel), la finance (rapprochement de facture, éclatement des couts par centre analytique..) ou pour les Achats (Renégociation, contrôle de la bonne application des accords-cadres…).

En conséquence, les entreprises finissent souvent par devoir demander l’information aux entreprises de travail temporaire et se pose alors la question du contrôle de son fournisseur sans autre source de données que celle qu’il vous transmet ?

C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises se penchent sur ce sujet et font le choix de l’externalisation complète ou partielle de la gestion administrative de l’intérim, car elle ne constitue pas une activité stratégique en soi, mais seulement une obligation.

Les entreprises qui ont fait ce choix peuvent ainsi focaliser leurs ressources internes sur la partie stratégique de la gestion de l’intérim (une meilleure utilisation du recours, des intérimaires mieux formés, une meilleure application des contrats-cadres…) et ainsi contribuer à l’amélioration de la marge de l’entreprise par une réelle maitrise de ce coût indirect.

Alain RETIERE-LEHIDEUX
Directeur du Développement et du Service Client Direct Skills
directskills.com

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