Entre la signature du contrat de travail et la fin de la période d’essai se trouve l’étape très importante du onboarding : un moment crucial qui peut fortement impacter le travail des collaborateurs et dont certains se souviennent toute leur vie lorsqu’elle ne se passe pas comme prévu. L’implication de l’entreprise dans ce processus d’intégration et la qualité du suivi peuvent non seulement faire toute la différence quant à l’avenir du salarié à son poste, mais contribue aussi à son image de marque. L’enjeu économique est également non négligeable car une embauche et le renouvellement des compétences à un certain coût en termes de baisse de productivité et d’outils de formation.

Un processus différent en fonction du poste du nouveau collaborateur

Le niveau de compétences du nouveau collaborateur et la valeur ajoutée de son métier sont au cœur de la définition du processus d’intégration. Dans les fonctions au turnover important par exemple, il s’agit de s’assurer que le collaborateur soit opérationnel le plus rapidement et le plus efficacement possible. Ces métiers nécessitent en général peu de compétences et les procédures à appliquer peuvent être répertoriées facilement dans des bases de connaissances qu’il suffit ensuite de consulter. Ceci représente un avantage non négligeable lorsqu’on sait qu’un employé dont le travail est facilité grâce aux technologies notamment, est naturellement plus productif et donc plus satisfait.

Si on aborde des compétences plus élaborées, l’objectif sera plutôt de familiariser le nouvel arrivant avec l’organisation de l’entreprise, ou encore l’architecture du service informatique. Mais quoi qu’il en soit, le numérique en entreprise change quelque peu la donne. De l’acquisition de connaissances exhaustives propres à un métier, on passe désormais à un véritable besoin d’intégration à une communauté, d’appartenance à une entreprise, ce qui est non seulement positif pour l’employé et son équipe, mais aussi pour la marque employeur. En effet, celle-ci peut être considérée comme la vitrine de l’entreprise. Un employé heureux, qui se sent imprégné par la culture de son entreprise, va refléter cela à l’extérieur. Beaucoup d’enjeux sont donc liés à cette notion de branding, notamment celui de réussir à garder ses talents, et cela s’applique dès leur onboarding.

La crise sanitaire a-t-elle ouvert la voie à des modes de formation hybrides ?

La fin des confinements, qui laisse supposer un retour au bureau, suscite de nombreuses interrogations chez la plupart des employés. Mais une chose est sûre : organiser leur arrivée en présentiel requiert une vraie logistique et la Covid-19, avec l’accélération de la transformation numérique qui en découle, a permis de résoudre plusieurs problématiques relatives à ce sujet.

Les outils numériques collaboratifs tels que Teams, Slack, les forums, ou encore le partage d’écran font désormais partie de notre quotidien, et avec eux sont nés de nouveaux modes d’intégration. En plus de l’onboarding traditionnel où on assimile les connaissances propres à son métier et les processus mis en place au sein de l’organisation, nombreuses sont les entreprises qui proposent désormais un accompagnement personnalisé à leurs nouvelles recrues, notamment via l’attribution d’un mentor choisi parmi les employés plus anciens ou via le e-learning. La Covid-19 nous a « offert » l’agilité du digital, à laquelle il serait dommage de renoncer une fois de retour au bureau.

Innovations et bonnes pratiques : la machinerie de la formation

Typiquement, un nouveau collaborateur n’a que quelques jours pour s’approprier toutes les informations nécessaires à sa prise de poste. Mais malheureusement, la capacité d’attention d’un humain n’est pas extensible et peut vite arriver à « saturation ». L’arrivée du e-learning prend en compte cette dimension et multiplie les activités nécessitant des niveaux d’attention différents au sein d’un même parcours de formation. En outre, la formation en présentiel ne requiert pas le même niveau d’attention que la formation sur une plateforme. L’apprentissage en ligne demande en effet moins d’efforts pour le cerveau.

Tous ces nouveaux usages favorisent une efficacité plus importante au travers de la prise en compte de la capacité d’intégration d’un humain. On peut donc parler en quelque sorte de « mode agile » pour la formation. L’ingénierie de la formation s’est ainsi imposée en tant que vrai métier ces dernières années. Des ingénieurs pédagogiques travaillent à l’optimisation de la formation en ligne au quotidien et l’adaptent à la perpétuelle évolution du numérique.

Pour aller plus loin, on peut même imaginer donner la possibilité aux nouvelles recrues de s’appuyer sur les portails de self-service, ou bases de connaissances dynamiques. Elles permettent d’avoir accès à l’information facilement afin de réaliser les premières tâches, ce qui reviendrait presque à automatiser partiellement le processus d’onboarding. Ce dernier serait alors orchestré sur deux niveaux : d’un côté les tâches administratives répétitives, qui peuvent être déléguées à des robots logiciels (création de comptes, ouverture de droits, attribution du matériel, etc.), et de l’autre le véritable accueil, d’humain à humain.

Malgré la valeur ajoutée de l’automatisation, c’est sur ce dernier aspect que se joue un onboarding réussi. Tout comme il est inimaginable d’automatiser complètement la relation client, il en est de même pour la relation collaborateur. Au sortir d’une période où les relations humaines ont été bousculées, il convient de voir l’automatisation comme un moyen de les remettre au cœur de la technologie, dans une logique de complémentarité.