NOTILUS au coeur de la gestion des notes de frais de la DIAC, N°1 français du financement et des services automobiles

N°1 français du financement et des services automobiles, le positionnement de la DIAC
75 ans d’expérience font de la Diac (filiale à 100% de Renault) le N°1 français du financement et des services automobiles. Cette expérience s'est renforcée en 1990 grâce au rapprochement avec RCI Banque et ses filiales européennes. La DIAC et ses 1 400 salariés gèrent quelque 6,3 milliards d'€uros d'encours. C'est, s'il en était besoin, une preuve évidente de la compétitivité de ses produits comme de la qualité de son service. En ne finançant que les voitures, neuves ou d'occasion vendues dans le réseau Renault, la Diac accompagne Renault dans son développement sur le marché automobile en France avec une innovation permanente en terme de financements et de services automobiles, adaptés aux besoins réels des acheteurs. Des formules de financements classiques à de nouvelles solutions pour faire face à l'élargissement du marché et des besoins de la clientèle, la DIAC est à l'origine de nombreux produits nouveaux. Elle a toujours été novatrice dans le domaine des financements (crédit-ballon, location-ballon, location longue durée) et des services.

Optimiser la gestion des 500 notes de frais mensuels tout en automatisant les process, le challenge de la DIAC
En 2006, la Direction de la DIAC souhaitait repenser ses process internes, et surtout améliorer la performance de la gestion de ses notes de frais inhérentes aux déplacements, afin de gagner en productivité. Dans la continuité de cette démarche, l’entreprise souhaitait une solution logicielle qui lui garantisse de pouvoir gérer aisément 500 notes de frais mensuels, des plus simples aux plus complexes, en plusieurs devises et rubriques budgétaires. Le projet visait à offrir la possibilité à plus 1 400 utilisateurs potentiels d’accéder, à partir de l’intranet de la société, à une solution logicielle ergonomique et d’une grande richesse fonctionnelle. Après une étude des différentes offres du marché, la DIAC a sélectionné en novembre 2006 la solution logicielle NOTILUS. Quatre raisons principales ont motivé son choix : la richesse fonctionnelle, les possibilités de personnalisation, l’ergonomie et le rapport qualité/prix de NOTILUS. Une fois la signature réalisée fin 2006, le projet s’est articulé en quatre « temps forts » : audit en février 2007 de l’existant et des systèmes d’information, en amont pour les données ressources humaines et en aval l’applicatif comptable (SAP), réalisation des interfaces et déploiement du site pilote en mai 2007. La dernière étape du projet, et non des moindre, a été la formation des utilisateurs potentiels, en leur montrant de visu les fonctionnalités basiques les plus essentielles, en leur fournissant un manuel d’utilisation détaillé sur l’extranet et en mettant à leur disposition une hot-line dédiée. Gilles LEMIERE, Responsable du Contrôle de Gestion des Frais de Fonctionnement, nous confie « Outre de nous accompagner tout au long du projet, DIMO Gestion nous a proposé une réponse technologique « sur mesure » qui répondait à nos besoins et à nos attentes, et cela en moins d’un trimestre. »

D’une vision globale à l’optimisation des analyses, les premiers bénéfices de la solution NOTILUS au sein de la DIAC.
Dans toutes les facettes de sa gestion des notes de frais liés aux déplacements professionnels, la DIAC a pu constater un gain de temps et une plus grande productivité. En effet, la DIAC bénéficie aujourd’hui d’une vision réelle et globale de la totalité des notes de frais de ses collaborateurs (véhicules, transports, péages…). De plus, l’entreprise peut aisément effectuer des analyses sur les dépenses engagées, en contrôler la pertinence et mettre à la disposition de tous des reportings. En outre, la solution NOTILUS, qui œuvre à automatiser les process liés à la gestion des notes de frais, garantit aux services Comptable et Contrôle de Gestion une moindre saisie des données. Aujourd’hui, plus de 500 collaborateurs de la DIAC exploitent la solution NOTILUS, à partir de l’intranet de l’entreprise. A ce sujet, Gilles LEMIERE nous déclare « Ces derniers nous ont remonté des commentaires positifs. Nous pouvons sereinement envisager d’aller encore plus loin dans l’utilisation de l’outil de DIMO Gestion en y ajoutant la gestion des ordres de missions de nos collaborateurs. » Il ajoute « Ayant la volonté d’automatiser et d’optimiser nos process, dont en particulier la gestion des notes de frais, nous prévoyons, également, d’étendre le périmètre de NOTILUS au suivi des relations avec notre agence de voyages attitrée et à l’intégration automatique des factures de nos fournisseurs récurrents (SFR, Total…). Notre but final s’avère la maîtrise des coûts des déplacements professionnels de nos collaborateurs, et le respect de notre politique de voyages instaurée au sein de notre entreprise ».

A propos de DIMO Gestion
Multispécialiste de solutions logicielles pour le management, DIMO Gestion a su développer en 20 ans son double métier d'éditeur et d'intégrateur expert dans les domaines périphériques aux ERP (Enterprise Ressources Planning). Il intervient dans les domaines suivants en tant qu'Editeur/Intégrateur - Gestion des voyages et des frais professionnels au travers de l'offre NOTILUS, Gestion de l'EAI financier au travers de l'offre GEC, Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur au travers de l'offre AXEL gmao, Gestion de la Relation Fournisseur via BuyLink – et en tant que Distributeur / Intégrateur - Gestion du Cash Management, Gestion de la Relation Client, Décisionnel et Elaboration Budgétaire, Gestion para-comptable, Portail Collaboratif et Dématérialisation de la Facture Fournisseur. Les solutions éditées et distribuées s'adressent aux PME/PMI et aux Grandes Entreprises, tous secteurs d'activités confondus. Aujourd'hui, DIMO Gestion représente un chiffre d'affaires de plus de 13,6 millions d'euros et un effectif de 150 collaborateurs. Plus de 3000 entreprises font confiance à DIMO Gestion dont des références prestigieuses comme Alstom, Aéroports de Paris, Assu 2000, Sanofi Pasteur, Groupe Bayer, Groupe Casino, Cogema, Décathlon, Italcementi Group, Atari, Panzani, Laboratoires Bayer,Saint Gobain, Vivendi, L’Equipe, Maaf, Manpower, Saipem, Sonepar…

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