L’Office du Tourisme et des Congrès de Nice (OTCN) utilise l’ERP Agresso Business World

Problématique
Premier pôle touristique français, la Côte d’Azur et la ville de Nice accueillent chaque année près de 9 millions de visiteurs. L’OTCN est aujourd’hui l’office de tourisme le plus important de France après celui de Paris. Conjuguant les missions d’accueil, de promotion, de vente et organisation de nombreux évènements, l’OTCN travaille en étroite collaboration avec un large éventail d’acteurs professionnels et institutionnels. Cette double activité est encadrée par le statut d’EPIC (Etablissement Public Industriel et Commercial) et soumise à ce titre aux règles de la comptabilité publique. Cette gestion complexe a motivé dès 2004 la refonte du système d’information financier.

Le choix Agresso
Quatre éditeurs ont été consultés. « Le progiciel Agresso Business World se distinguait par sa capacité à orchestrer de façon efficace et transparente une gestion privée au sein d’un établissement public, mais aussi par la puissance du système de requêtes et par la richesse de ses outils d’analyse. Sa compatibilité avec notre réseau Macintosh, la dimension internationale et la vision technologique à long terme de l’éditeur ont également été des facteurs déterminants» explique Isabelle Lemor, Directrice Administrative et Financière de l’OTCN.

Une gestion privée au sein d’un établissement public
Clef de voûte du nouveau système d’information financier, le serveur central Agresso Business World couplé à un serveur Citrix joue le rôle de passerelle vers le réseau Macintosh. Le progiciel apporte en premier lieu une réponse adéquate à la double gestion publique et privée de l’OTCN. « Notre budget provient en partie de subventions publiques non assujetties à la TVA et notre trésorier étant le Trésor public, nous ne gérons en conséquence que des comptes de classe 6 et 7. Or, notre activité commerciale nous oblige a gérer des comptes de classe 4 (TVA et tiers) » précise Isabelle Lemor. Ce progiciel permet de s’affranchir de cette contrainte en orchestrant simultanément deux budgets. Le premier s’applique aux activités n’impliquant pas de recettes taxables, et le budget annexe assujetti à la TVA gère les activités liées à l’organisation des animations, aux événements culturels et à la vente de produits.

« Cet outil a permis d’évoluer vers une gestion et une organisation de type PME en intégrant l’ensemble des postes : gestion des achats et des commandes, comptabilité analytique, plan marketing, ventes qui interagissent dans le cadre de nos activités commerciales. L’outil calcule aussi automatiquement le prorata de TVA correspondant à la partie subventionnée, et cette part non récupérable est réintégrée dans les montants hors taxes » précise Isabelle Lemor. De plus, les « matrices de valeurs » permettent d’affecter automatiquement les dépenses entre les deux budgets en fonction de leur nature. « Ce paramétrage très puissant permet de définir et traiter automatiquement pour chaque poste son affectation budgétaire », commente Isabelle Lemor.

Traçabilité et automatisation des processus comptables
Le progiciel optimise par ailleurs la gestion des processus comptables et notamment des achats grâce à la traçabilité de l’information qui permet de connaître à tout moment l’état d’avancement d’une commande. « De plus, le progiciel automatise les différentes étapes du processus d’ordonnancement des mandats et titres : engagement, facturation, mandatement, édition et transmission au trésor public » ajoute Isabelle Lemor. En cas de rejet par le trésor public, le progiciel déclenche aussi automatiquement une écriture inverse. « Je peux à tout moment visualiser l’ensemble des mandats rejetés et réactiver leur cycle de validation après les avoir enrichis avec les informations demandées » poursuit Isabelle Lemor. En outre, l’outil s’interface automatiquement avec le système INDIGO de comptabilité publique. .« Ceci permet de générer automatiquement l’ensemble des informations comptables destinées au trésor public » souligne Isabelle Lemor. Le module Excelerator permet enfin d’interfacer Agresso Business World avec les systèmes de facturation et de paye.
A la clef, une double gestion publique et privée fiable, intégrée, transparente, et des procédures automatisées qui ont permis d’évoluer vers une organisation très performante et réactive.

La qualité du suivi budgétaire
Un autre apport majeur de l’outil porte sur la qualité du suivi budgétaire qui résulte en premier lieu du respect des bonnes pratiques comptables. «Désormais, aucune dépense ne peut être enregistrée sans qu’un code analytique correspondant à son imputation budgétaire ne lui soit affecté » insiste Isabelle Lemor. Cette démarche qualitative est valorisée par la puissance des outils de reporting et d’analyse. Le service financier dispose en effet de 6 axes analytiques : Services, Manifestations, Actions de Ventes, Marketing, Commerciales et enfin Edition, qui offrent un nombre infini de combinaisons pour superviser et analyser l’activité. « Un évènement tel que le Carnaval de Nice s’organise à travers l’interaction de multiples services ; communication, marketing, service logistique, évènementiel, programmation » explique Isabelle Lemor. Agresso Business World permet de consolider à tout moment l’ensemble des dépenses et des recettes par événement, puis affiner les résultats par poste de dépense. Le progiciel permet par ailleurs de répondre en temps réel aux demandes émanant de la direction générale ou marketing.

« Nous pouvons importer très facilement des tableaux sous Excel via le module Excelerator et personnaliser ainsi leur présentation en ajoutant des colonnes et des commentaires » décrit Isabelle Lemor. Ces différents outils de reporting et d’analyse permettent de vérifier si les résultats sont cohérents avec les objectifs prévisionnels et facilitent les prises de décisions stratégiques.

Affiner et anticiper les stratégies commerciales et marketing
L’outil permet notamment d’analyser avec une grande finesse l’impact des différentes actions marketing mises en oeuvre par l’OTCN. « Le plan marketing décidé en début d’année comporte un certains nombre d’actions conduites à l’international, et il nous était jusqu’à présent impossible de connaître l’efficience de ce modèle » explique Isabelle Lemor. Désormais, chaque action marketing comprend des sous axes analytiques ; par pays, par type de tourisme (de loisirs ou d’affaires), mais aussi un code « partenaire » dédié aux recettes engendrées par la participation des acteurs du tourisme à ces actions. « La direction marketing peut ainsi visualiser le détail des actions menées par pays, vérifier si les résultats sont conformes aux potentiels touristiques et mesurer les retombées économiques respectives » précise Isabelle Lemor.

La transparence financière
Agresso Business World améliore au final l’efficience du modèle budgétaire tout en garantissant une totale transparence vis à vis des acteurs externes. « La fiabilité de notre double système de gestion publique et privée conjuguée à la puissance de la comptabilité analytique garantissent une totale transparence financière vis à vis des organismes publics qui nous subventionnent » confirme Isabelle Lemor. En effet, il était jusqu'à présent impossible de savoir à quel type d’évènement ou d’action une dépense avait été affectée.

Responsabiliser la fonction comptable
Agresso Business World conjugue aussi de multiples bénéfices organisationnels. « Les comptables consacrent désormais la majeure partie de leur temps au suivi budgétaire et au contrôle des codes analytiques » conclut Isabelle Lemor. Outre une efficacité et une motivation professionnelle accrues, ces nouvelles tâches permettent de responsabiliser les collaborateurs du service financier sur des objectifs économiques. La décentralisation de la consultation budgétaire actuellement en cours vers l’ensemble des services accroît par ailleurs l’efficacité de l’organisation. L’ERP d’Agresso permet enfin de faire évoluer très facilement le schéma organisationnel.

A propos d’Agresso
Agresso est la filiale ERP du groupe Unit 4 Agresso, basé aux Pays-Bas (EURONEXT : U4AGR) et l’un des cinq principaux fournisseurs de solutions ERP sur les secteurs Public, Education et les services orientés humains et financiers. Agresso offre une architecture intégrée unique de « Data-Process-Delivery », conçue spécifiquement pour des entreprises souhaitant adapter instantanément leur solution aux changements continus auxquels elles sont confrontées, ou Business Living IN Change (BLINC)™. Agresso est la définition même de l'Agilité sur le marché des ERP, car elle permet une quantité illimitée de changements après l’implémentation des solutions, sans les coûts supplémentaires associés habituellement à ces interventions qui se chiffrent en milliards d'euros de revenus pour les leaders du marché. Plus de 2.600 entreprises et organismes dans 100 pays déploient AGRESSO Business World dans le cadre de leur support opérationnel et de leur gestion stratégique. Les solutions d’Agresso, orientées métier, services Web et SOA (Architecture Orientée Services) comprennent la gestion financière, les ressources humaines incluant la gestion de la paie, la gestion complète du cycle d’achat, la gestion et la facturation de projets, l’automatisation des processus métiers, une multitude de capacités d’analyse et de reporting. Avec un chiffre d’affaires de 236,8 millions d’euros en 2006, Unit 4 Agresso propose ses services partout dans le monde, et possède des filiales aux Pays-Bas, en Belgique, en France, au Royaume-Uni, en Norvège, en Suède, au Danemark, en Allemagne, en Espagne, au Portugal, au Canada, aux Etats-Unis ainsi que des partenariats solides, notamment en Australie et en Italie.

En France, Agresso regroupe une centaine de collaborateurs offrant leurs services à 350 clients des secteurs public, bancaires, assurances, mutuelles, associations et
éducation.
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