Jean-Michel Schmitt, utilisateur de la GED Novaxel

Le GIE Castor a été créé en 2002. Il regroupe trois cabinets d'expertise comptable/commissariat aux comptes situés en région lyonnaise, soit 25 collaborateurs (dont 7 experts-comptables diplômés) pour un petit millier de clients qui vont de la TPE au grand groupe. Pour ma part, je suis à la fois le dirigeant du plus gros de ces 3 cabinets, Veama, et l’un des administrateurs du Groupement.

Nos métiers sont de gros producteurs de dossiers et de papier... Cela tient, bien sûr, à la nature de notre activité mais aussi aux contraintes qui s'imposent à nous en matière d'archivage légal et de conservation des pièces comptables. En outre, les collaborateurs sont souvent en clientèle. Auparavant, il n'était pas rare qu'ils doivent se déplacer avec trois ou quatre valises à roulettes contenant dossiers clients, notes de travail, justificatifs… sur les deux ou trois derniers exercices. Et encore n'avaient-ils pas toujours tout ce dont ils avaient besoin sous la main !

La solution devait pouvoir s'interfacer avec les applications métiers que nous utilisions déjà pour nos deux métiers, et être suffisamment simple et intuitive pour que tous les collaborateurs sans exception puissent se l'approprier. Elle devait également se prêter à une utilisation "nomade" pour permettre aux collaborateurs de voyager léger ! Novaxel répondait à ces différents critères et deux associés l'utilisaient déjà. C'est la sortie, en 2005, d'une version "nomade" du produit qui nous a incités à basculer vers le sans papier.

Le basculement a été progressif et s'est déroulé sur deux ans, en remontant dans le temps. Nous avons d'abord dématérialisé les dossiers annuels, puis les dossiers permanents de nos clients. Novaxel nous a accompagné en formant le personnel à l'outil, en nous aidant à concevoir l'arborescence de classement (une "base-type" pour chacun de nos métiers). Son expérience nous a également été utile pour éviter les erreurs au démarrage. Nous avons formé en interne les collaborateurs à l'utilisation de l'arborescence. Les résistances au changement ont été vite surmontées à mesure que se développait la confiance dans l'outil. Aujourd'hui, lorsqu'un nouveau collaborateur est embauché, il est convaincu au bout de deux jours d'utilisation !

Après trois campagnes de bilan, il apparaît clairement que la GED Novaxel nous permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de gagner de la place. L'accès à l'information est plus rapide et le travail collaboratif entre les cabinets s’en trouve facilité. Les documents sont numérisés et classés en temps réel, ce qui demande une certaine rigueur collective, chaque collaborateur étant responsable de son propre classement. Et lorsque nous nous déplaçons en clientèle, nous n'emportons plus désormais qu'un ordinateur et un scanner portables. Nous avons accès à l'intégralité de la base et sommes ainsi plus réactifs ! Lorsque nous rentrons au cabinet, nous synchronisons les données collectées et la base est automatiquement actualisée. Chacun dispose ainsi en permanence des informations les plus complètes et les plus récentes.

Jean-Michel Schmitt, je vous remercie et vous donne rendez-vous très prochainement dans un nouveau numéro de CFO-news.