En Janvier 2010 la société fait appel à Belink, éditeur-intégrateur en solutions de dématérialisation, afin de re-centraliser les factures relatives aux frais généraux de ses différents sites, et assurer une meilleure traçabilité notamment pour éviter les pertes ou retard de transmission de factures.
Belink procède alors à un audit en mars 2010, qui permet, suite à un état des lieux, de définir précisément la solution la plus adaptée aux besoins, en collaboration avec les utilisateurs (comptabilité, responsables de magasins et de plateformes).
« Lors de l'audit, Mr Jouanneau a réuni toutes les catégories d'utilisateurs afin de définir ensemble, leurs besoins et les impliquer dès le départ sur le projet. C'est un élément fondamental qui a conditionné la réussite du projet » indique Benjamin Outin, Responsable Commercial de Belink.
Il en est ressorti les besoins suivants :
- améliorer le partage de l'information comptable dans l'entreprise afin d'offrir aux utilisateurs une visibilité sur chaque facture,
- disposer d'un suivi précis et en temps réel du statut de chaque facture (reçue, prise en charge, comptabilisée),
- fluidifier le circuit de validation des factures entre le siège et les points de vente,
- mettre en place un modèle d'imputation analytique automatisée permettant d'établir des situations mensuelles précises de chaque activité et chaque site.
« Cet audit a permis de construire un relationnel fort entre les différentes parties prenantes du projet, qui s'est révélé très utile au moment du déploiement de la solution », ajoute Pascal Jouanneau, Directeur Administratif et Financier de LORCA.
Belink a conçu une solution complète et packagée « CODEXIA Finance ©[1]» intégrant notamment la solution de LAD « INVOICES » by ReadSoft, qui venait compléter son offre avec la GED, la gestion du Workflow et des imputations comptables et analytiques dernier aspect pour lequel Belink marque véritablement sa différence. Ce module s'intégrait parfaitement à la suite logicielle existante (Business Place logiciel de comptabilité CEGID).
C'est en mars 2011 que la solution proposée par Belink est retenue par SICAMO et mise en place. Chaque site est alors équipé d'un outil de numérisation, de capture et de workflow.
Au total, 70 utilisateurs sont formés à l'outil. Belink procède à la formation des équipes comptables du siège social, les responsables des points vente et de plateformes étant formés par le responsable du projet chez LORCA / SICAMO.
« La formation et l'adhésion des équipes a été très rapide, car l'outil est particulièrement intuitif », précise Pascal Jouanneau.
Six mois après son intégration, la solution apporte aujourd'hui un gain de productivité évident. Grâce au module, le comptable n'intervient qu'en première validation, ce qui lui permet de se concentrer sur l'imputation comptable, le responsable de site reçoit sa facture pour contrôle et imputation analytique très intuitive (sous forme de libellé). Puis après validation, la facture numérisée parvient au responsable d'activité pour signature électronique du « bon à payer », avant intégration automatique en comptabilité. Les responsables de site ont désormais une visibilité précise sur leurs charges mensuelles, avec la possibilité de consulter en deux clics chaque facture. « Nous traitons, aujourd'hui, chaque facture en 48h seulement contre 3 jours à 3 semaines auparavant » s'enthousiasme Monsieur Jouanneau.
Le module vient d'ailleurs d'être décliné pour la gestion des factures fournisseurs de la coopérative LORCA (octobre 2011), qui projette d'étendre la gestion dématérialisée à d'autres domaines.
[1]CODEXIA Finance pilote la chaine complète de dématérialisation des factures fournisseurs, de la réception au règlement pour les entreprises qui recherchent une meilleure maitrise de leur processus de paiement, sans saisie et sans erreur.
Codexia Finance qui garantit des connecteurs avec les principaux ERP du marché (QUALIAC, Anael, Generix, Iris Finance, SAGE, CEGID, MOVEX, AAREON, SOPRA, SNEDA, .) a été mise en oeuvre avec succès chez de nombreux clients comme Quequiner Unicor, Pierre Fabre Côte d'Azur Habitat, SDH, OPAC 38, Habitat76, Loire Habitat, Habitat Haute Savoie, Le Toit Angevin, Promologis, Habitat du Nord, Vendée Logement, Espace Habitat, Sea France, .
A propos de LORCA
LORCA est une coopérative agricole céréales - appro - élevage qui réalise en consolidé un chiffres d'affaires de 316 millions d'€. Entre la coopérative et ses filiales, ses 460 salariés sont répartis sur près de 70 sites. Sa zone d'activité couvre la Moselle et le nord de la Meurthe et Moselle. LORCA vend plus de 80% de ses céréales à l'exportation.
A propos de BeLink Solutions
BeLink Solutions est depuis plus de 10 ans éditeur et intégrateur de solutions logicielles pour dématérialiser, fluidifier et sécuriser les processus de gestion des entreprises et des personnes publiques.
Présent sur 5 sites avec plus de 100 références en France et à l'international, BeLink Solutions est un acteur incontournable pour tous vos projets de dématérialisation.
www.groupe-belink.fr
A propos de ReadSoft
Avec plus de 7 300 clients répartis dans plus de 70 pays, ReadSoft est l'éditeur leader sur le marché de la dématérialisation de Documents grâce à une gamme complète de solutions logicielles permettant d'automatiser le traitement de tout type de documents entrants et process métiers (factures fournisseurs, avis de paiement, bons de commande, bons de livraison, documents RH, courriers, formulaires, .). Les solutions ReadSoft se distinguent par leur intégration avancée avec les principaux ERP du marché (SAP, Oracle, Microsoft, Sage, Lefebvre Software, Qualiac.) ainsi que par leur grande fiabilité.
Grâce à un réseau de revendeurs et intégrateurs triés sur le volet et certifiés, ReadSoft garantit à ses clients non seulement d'intégrer la performance des solutions les plus utilisées dans le monde mais également de bénéficier du service de proximité et du savoir faire de partenaires experts en déploiement de projets de dématérialisation.
Société suédoise créée en 1991 et cotée en Bourse, ReadSoft est implanté en France depuis plus de 15 ans.
www.readsoft.fr
Belink procède alors à un audit en mars 2010, qui permet, suite à un état des lieux, de définir précisément la solution la plus adaptée aux besoins, en collaboration avec les utilisateurs (comptabilité, responsables de magasins et de plateformes).
« Lors de l'audit, Mr Jouanneau a réuni toutes les catégories d'utilisateurs afin de définir ensemble, leurs besoins et les impliquer dès le départ sur le projet. C'est un élément fondamental qui a conditionné la réussite du projet » indique Benjamin Outin, Responsable Commercial de Belink.
Il en est ressorti les besoins suivants :
- améliorer le partage de l'information comptable dans l'entreprise afin d'offrir aux utilisateurs une visibilité sur chaque facture,
- disposer d'un suivi précis et en temps réel du statut de chaque facture (reçue, prise en charge, comptabilisée),
- fluidifier le circuit de validation des factures entre le siège et les points de vente,
- mettre en place un modèle d'imputation analytique automatisée permettant d'établir des situations mensuelles précises de chaque activité et chaque site.
« Cet audit a permis de construire un relationnel fort entre les différentes parties prenantes du projet, qui s'est révélé très utile au moment du déploiement de la solution », ajoute Pascal Jouanneau, Directeur Administratif et Financier de LORCA.
Belink a conçu une solution complète et packagée « CODEXIA Finance ©[1]» intégrant notamment la solution de LAD « INVOICES » by ReadSoft, qui venait compléter son offre avec la GED, la gestion du Workflow et des imputations comptables et analytiques dernier aspect pour lequel Belink marque véritablement sa différence. Ce module s'intégrait parfaitement à la suite logicielle existante (Business Place logiciel de comptabilité CEGID).
C'est en mars 2011 que la solution proposée par Belink est retenue par SICAMO et mise en place. Chaque site est alors équipé d'un outil de numérisation, de capture et de workflow.
Au total, 70 utilisateurs sont formés à l'outil. Belink procède à la formation des équipes comptables du siège social, les responsables des points vente et de plateformes étant formés par le responsable du projet chez LORCA / SICAMO.
« La formation et l'adhésion des équipes a été très rapide, car l'outil est particulièrement intuitif », précise Pascal Jouanneau.
Six mois après son intégration, la solution apporte aujourd'hui un gain de productivité évident. Grâce au module, le comptable n'intervient qu'en première validation, ce qui lui permet de se concentrer sur l'imputation comptable, le responsable de site reçoit sa facture pour contrôle et imputation analytique très intuitive (sous forme de libellé). Puis après validation, la facture numérisée parvient au responsable d'activité pour signature électronique du « bon à payer », avant intégration automatique en comptabilité. Les responsables de site ont désormais une visibilité précise sur leurs charges mensuelles, avec la possibilité de consulter en deux clics chaque facture. « Nous traitons, aujourd'hui, chaque facture en 48h seulement contre 3 jours à 3 semaines auparavant » s'enthousiasme Monsieur Jouanneau.
Le module vient d'ailleurs d'être décliné pour la gestion des factures fournisseurs de la coopérative LORCA (octobre 2011), qui projette d'étendre la gestion dématérialisée à d'autres domaines.
[1]CODEXIA Finance pilote la chaine complète de dématérialisation des factures fournisseurs, de la réception au règlement pour les entreprises qui recherchent une meilleure maitrise de leur processus de paiement, sans saisie et sans erreur.
Codexia Finance qui garantit des connecteurs avec les principaux ERP du marché (QUALIAC, Anael, Generix, Iris Finance, SAGE, CEGID, MOVEX, AAREON, SOPRA, SNEDA, .) a été mise en oeuvre avec succès chez de nombreux clients comme Quequiner Unicor, Pierre Fabre Côte d'Azur Habitat, SDH, OPAC 38, Habitat76, Loire Habitat, Habitat Haute Savoie, Le Toit Angevin, Promologis, Habitat du Nord, Vendée Logement, Espace Habitat, Sea France, .
A propos de LORCA
LORCA est une coopérative agricole céréales - appro - élevage qui réalise en consolidé un chiffres d'affaires de 316 millions d'€. Entre la coopérative et ses filiales, ses 460 salariés sont répartis sur près de 70 sites. Sa zone d'activité couvre la Moselle et le nord de la Meurthe et Moselle. LORCA vend plus de 80% de ses céréales à l'exportation.
A propos de BeLink Solutions
BeLink Solutions est depuis plus de 10 ans éditeur et intégrateur de solutions logicielles pour dématérialiser, fluidifier et sécuriser les processus de gestion des entreprises et des personnes publiques.
Présent sur 5 sites avec plus de 100 références en France et à l'international, BeLink Solutions est un acteur incontournable pour tous vos projets de dématérialisation.
www.groupe-belink.fr
A propos de ReadSoft
Avec plus de 7 300 clients répartis dans plus de 70 pays, ReadSoft est l'éditeur leader sur le marché de la dématérialisation de Documents grâce à une gamme complète de solutions logicielles permettant d'automatiser le traitement de tout type de documents entrants et process métiers (factures fournisseurs, avis de paiement, bons de commande, bons de livraison, documents RH, courriers, formulaires, .). Les solutions ReadSoft se distinguent par leur intégration avancée avec les principaux ERP du marché (SAP, Oracle, Microsoft, Sage, Lefebvre Software, Qualiac.) ainsi que par leur grande fiabilité.
Grâce à un réseau de revendeurs et intégrateurs triés sur le volet et certifiés, ReadSoft garantit à ses clients non seulement d'intégrer la performance des solutions les plus utilisées dans le monde mais également de bénéficier du service de proximité et du savoir faire de partenaires experts en déploiement de projets de dématérialisation.
Société suédoise créée en 1991 et cotée en Bourse, ReadSoft est implanté en France depuis plus de 15 ans.
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