Les mutations opérées au sein du monde de l’entreprise ces dernières années – la transition numérique étant la dernière en date – ont donné naissance à de nouveaux enjeux auxquels dirigeants et décideurs doivent faire face. En effet, les attentes des investisseurs n’ont jamais été aussi élevées, et la gestion d’une main d’oeuvre diversifiée se révèle de plus en plus complexe. De plus, les coûts liés au turnover du personnel et à la perte de productivité qui en découle, ont atteint des niveaux inédits au sein d’un environnement devenu hyperconcurrentiel. En conséquence, les entreprises doivent faire preuve d’une extrême flexibilité et élargir le périmètre d’intervention de certaines de leurs fonctions clés, comme celle du Directeur Financier, qui ne peut plus se limiter à ses attributions classiques telle que le contrôle des coûts opérationnels ou la production des résultats financiers.

Conscients de ces problématiques, et afin de ne pas se faire distancer, certains d’entre eux se sont équipés de solutions technologiques de gestion des notes de frais et de déplacements professionnels.
S’intégrant facilement aux process et systèmes déjà existants de l’entreprise, elles permettent de répondre aux nouveaux enjeux de ces DAF modernes, à savoir :

- Apporter une meilleure visibilité sur les performances pour rationaliser les coûts et optimiser les processus décisionnels. Les solutions sur-mesure permettent d’automatiser les processus et de générer des rapports plus poussés sur une grande variété d’indicateurs économiques, plus efficacement que les processus manuels. Ce qui nécessitait autrefois des jours, voire des semaines entières, ne prend plus que quelques heures.

Un récent rapport (1) réalisé par le cabinet de recherche IDC révèle que les entreprises équipées d’une solution de gestion des notes de frais et de déplacements professionnels devraient réaliser une économie de 55.000 dollars en moyenne pour 100 collaborateurs sur 3 ans. Par ailleurs, les solutions prédictives apportent bien plus que de simples capacités d’automatisation et offrent aux dirigeants des informations qui leur permettent d’identifier de nouvelles opportunités.

- Proposer des solutions « user-friendly » aux salariés permettant d’augmenter leur productivité et de limiter le turnover.

L’impact du personnel en déplacement sur les performances financières étant de plus en plus important, il est indispensable de mettre à leur disposition un ensemble d’applications qu’ils voudront utiliser fréquemment pour rendre compte de leurs dépenses avec précision et les saisir rapidement. Cela pourra s’illustrer, entre autres, par l’utilisation d’applications mobiles permettant de réaliser des captures d’écran des justificatifs et d’enregistrer facilement les frais au fil de l'eau. Toujours selon le rapport IDC, les salariés des entreprises utilisant ce type de solutions ont réduit de moitié le temps alloué à la planification d’un voyage et ont limité de 70% le temps passé aux traitement de leurs notes de frais. Ils peuvent ainsi se consacrer pleinement à leur mission et être plus productifs.

De plus, la mise en place de solutions permettant de simplifier le quotidien des utilisateurs a un impact positif sur leur satisfaction, et peut limiter le turnover dont le coût et la baisse de productivité qui y sont associés n’ont jamais été aussi importants. Il est donc nécessaire de proposer des outils innovants, qui peuvent être facilement adoptés, notamment par la génération Y dont les exigences en matière de conditions de travail sont plus élevées.

En conclusion. Le Directeur Financier d’aujourd’hui doit enrichir la palette de solutions mises en oeuvre. En optant pour une solution de gestion des notes de frais et de déplacements professionnels, il pourra gagner en visibilité et en maitrise sur les procès, et accroitre ainsi les performances tout en rationalisant les coûts. De plus, l’aspect novateur et convivial apporté par ces applications sauront remporter l’adhésion des salariés, et limiter ainsi le turnover pouvant porter préjudice à la productivité de l’entreprise.

(1) Étude IDC : Les avantages pour l’entreprise d’une gestion maximisée des frais de déplacement et des notes de frais, janvier 2016.

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