Mieux contrôler les finances grâce aux données

Dans le cadre de leur fonction, il est impératif pour ces CFO d’exercer un contrôle strict sur les finances de l’entreprise, étape préalable pour s’assurer de la viabilité de l’entreprise sur le long terme. Ainsi, les CFO se focalisent davantage sur leur capacité à établir des prévisions, à réduire les coûts et à fixer correctement les prix, comme en témoigne les éléments cités par Gartner comme les priorités majeures des CFO en 2023.

Lors de la crise financière de 2008, il a été observé que les entreprises qui continuaient d’investir sur le long terme étaient mieux préparées pour aborder la reprise économique et et renouer avec la croissance. Toutefois, il ne suffit pas d’investir dans les « bonnes technologies » pour diriger efficacement une entreprise. Il incombe avant tout aux CFO et à leurs équipes d’être correctement outillés et formés pour tirer le meilleur parti de ces technologies.

Éviter de se faire submerger par les données

Afin de superviser correctement les finances de l’entreprise et en avoir le contrôle, les équipes financières doivent tout d’abord surmonter deux obstacles : la confiance dans les données et l’accès à une source de données dite « propre », deux éléments essentiels et intrinsèquement liés.

L’adoption de nouvelles technologies et de nouveaux processus implique généralement de devoir traiter des demandes encore plus précises, avec des volumes de données encore plus importants et plus variés, qui devront être traités encore plus rapidement. Aujourd’hui, il n’est pas rare de voir différents départements rassembler leurs propres données sur un système adapté à leurs besoins – par exemple, un système pour les logiciels ERP, un système pour les fiches de paie, un autre pour le suivi des pertes et des profits (P&L) …. Le risque de se retrouver submergé par les données est donc bel et bien réel. Le défi des CFO reste le même : comment extraire les bonnes données pour pouvoir prendre des mesures en temps réel, identifier des gains d’efficacité dans les processus et optimiser l’activité ?

Si la mise en place d’une source de données propre demeure une étape essentielle, c’est également un concept que de nombreuses entreprises ont encore du mal à assimiler.Les CFO et les équipes financières ont besoin de capturer toutes ces données et de les placer dans une source propre et complète avant de pouvoir leur faire confiance.

Afin d’extraire les données exploitables, les membres de l’équipe financière chargés de fournir les bonnes orientations stratégiques doivent disposer d’une compréhension approfondie du mode de fonctionnement de chaque département dans l’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de développer une stratégie holistique et de réaliser les bons investissements numériques.

La première étape consiste à définir et à valider les indicateurs clés de performance en amont afin que chacun soit parfaitement au fait de la manière dont le succès et les performances de l’entreprise seront mesurés. Il est ensuite nécessaire de déterminer la provenance de ces données et de travailler avec les départements qui les détiennent pour bénéficier d’un accès en temps réel. C’est là tout l’enjeu du projet.

Obtenir des données en temps réel est la clé du succès

Dans un environnement en constante évolution, la capacité d’accéder à des données en temps réel et de les analyser est devenue primordiale. Si des données obsolètes constituent une dette potentielle, des données récentes sont synonymes de création de valeur, car elles donnent un aperçu direct des performances financières de l’entreprise et permettent d’identifier les domaines à améliorer et les chemins à prendre en cas de réorganisation.

Les « mauvaises données » sont des informations affectées par la latence qui découle des anciennes pratiques de Business Intelligence, qui impliquent souvent la préparation de rapports financiers par le département informatique. Le temps que le rapport soit rédigé et transmis, les informations qu’il contient deviennent rapidement obsolètes. Or, des données obsolètes peuvent conduire à une prise de décisions peu éclairées, à des résultats médiocres voire à une incapacité à répondre à des conditions de marché ou des opportunités concurrentielles inattendues.

Par ailleurs, les données sont trop souvent stockées dans des silos éparpillés dans différents systèmes d’exploitation. Il est donc impossible d’y accéder automatiquement et en temps réel pour les analyser. Grâce à une approche moderne, les données provenant de différentes sources peuvent être combinées et mises à disposition des équipes par le biais de l’analyse. Lorsque les données en temps réel sont utilisées, elles peuvent générer des informations utilisables, desquelles peuvent découler des actions concrètes et efficaces.

Grâce à un tableau de bord et à une application unique, les CFO et leurs équipes peuvent consulter les chiffres de l’entreprise quotidiennement et en temps réel, sur leur smartphone ou bien être alertés d’un évènement imprévu ou eimpactant. Ils obtiennent ainsi un aperçu de la situation en l’espace de quelques secondes et peuvent établir des stratégies en conséquence le jour même au lieu d’attendre la fin du mois. De plus, en cas de demande urgente du CEO, les CFO et leurs équipes sont en mesure de lui communiquer la totalité des chiffres, et ce de manière immédiate. Cela favorise ainsi une prise de décisions instantanée et améliore considérablement l’activité. Aujourd’hui, toutes les entreprises devraient pouvoir bénéficier de cette capacité à agir avec confiance.

Aller de l’avant avec assurance

Personne ne peut dire avec certitude de quoi seront faites les prochaines années, ce qui peut créer une certaine anxiété chez les CFO, compte tenu de leur responsabilité. L’Histoire nous a appris que les entreprises qui anticipent et agissent intelligemment et qui continuent à investir de manière réfléchie sont les plus susceptibles de rebondir au sortir d’une crise. De fait, casser les silos pour faciliter l’accès à des données correctes et fiables peut aider une entreprise à gagner en assurance, et ce même par des temps incertains.

Par Nicolas Hirsch, Responsable de Qlik en France.