Une enquête commanditée par Mitel démontre ainsi que l’impact financier sur la productivité des entreprises est estimé à plusieurs millions d’euros.

- Les collaborateurs passent plus des deux-tiers de leur temps à être connectés et à collaborer ;
- Pratiquement 14 % du temps de travail est gaspillé en communications inefficaces ;
- Les plateformes et applications disparates rendent complexes l’utilisation du chat et de la messagerie instantanée.

Mitel, l’un des leaders mondiaux dans le domaine des communications d’entreprise, dévoile le premier rapport d’une longue série portant sur les coûts engendrés par des communications d’entreprise et des capacités de collaboration inadaptées. Cette enquête indépendante, menée par Webtorials en Amérique du Nord et en Europe, a analysé la manière dont les individus interagissent au sein et en dehors de l’entreprise. Les réponses des participants* ont révélé des préférences quant au choix des méthodes et outils de communication utilisés, ainsi que l’impact annuel de la perte de productivité, soit en moyenne 10 000 €** par salarié. En France, l’enquête révèle que ce coût serait estimé à 9100 € par an et par salarié.

Les autres tendances émanant de ce rapport :

En France, les employés consacrent plus des deux-tiers de leur journée de travail (68%) à communiquer et à collaborer, mais perdent également près de 14% de ce temps en communications inefficaces, des résultats similaires aux chiffres globaux constatés (respectivement 66% et 15%). À une époque où les utilisateurs peuvent se connecter entre eux via un simple clic, les entreprises sont confrontées à un vaste choix de solutions permettant aux collaborateurs de communiquer. Cette situation conduit souvent à l’implémentation d’une multitude d’applications et d’outils incompatibles. Par conséquent, la productivité et le travail en équipe en souffrent, et des silos apparaissent et s’ancrent au sein des entreprises.

Les employés passent une grande partie de leur temps à lire leurs emails et à y répondre : 34 % des Français y consacrent de 1 à 3 heures par jour, un chiffre légèrement inférieur à la moyenne globale qui atteint 40%. Cela suggère que l’email demeure l'outil par défaut et ce, malgré l’essor de nouvelles applications d'entreprise de plus en plus répandues qui combinent collaboration, chat, vidéo et voix dans un flux de travail cohérent. Le manque d’interopérabilité entre les plateformes continue ainsi de faire de l’email le mode de communication favori, même s’il est finalement utilisé au-delà de son but initial.

Compte tenu de la variété des applications utilisées et de leur incompatibilité, le chat et la messagerie instantanée sont un challenge pour les entreprises. 64% déclarent n’utiliser le chat qu’entre 0 et 30 mn par jour pour communiquer avec leurs collègues. Néanmoins 52% des répondants trouvent très efficace ce mode de communication. Au moment d’examiner et de repenser les outils de collaboration mis en place au sein de l’entreprise, les responsables informatiques devraient veiller à ce que les salariés ainsi que les partenaires et collaborateurs extérieurs à la société utilisent une interface offrant une véritable interopérabilité avec les diverses plateformes et applications. Les entreprises pourraient ainsi faire des économies et cette démarche contribuerait à les aider dans leur processus de transformation numérique.

Contre toute attente, la Génération Y montre des usages assez semblables à leurs ainés. En France, le téléphone ressort en effet en tête des moyens de communication les plus fréquemment utilisés par les moins de 30 ans (41%) et tous âges confondus (34%), soulignant au passage un usage encore davantage marqué de ce moyen de communication pour la population en deçà de 30 ans. Suivent ensuite les réunions en face à face - plébiscitées par 22% de la Génération Y et 30% des répondants en France - et l’e-mail qui obtient dans les deux cas 22% des votes. A noter que les réunions face à face se révèlent être dans le même temps considérées comme le moyen le moins efficace de communiquer et de collaborer avec un temps perdu estimé de l’ordre de 26%.

« Cette étude met en lumière le coût exorbitant généré par une communication et une collaboration inadaptées, ainsi que la façon dont les entreprises de toutes tailles sont limitées artificiellement par des outils qui étaient paradoxalement censés améliorer leur productivité », souligne Bernard Etchenagucia, Directeur Général de Mitel France et Vice-Président des Ventes Europe du Sud de Mitel. « Cette tendance se vérifie également en France et laisse entrevoir les opportunités pour les entreprises en matière de performance et de productivité, si elles mettent en place une politique cohérente en matière de communication et de collaboration d’équipe en s’appuyant sur des solutions ouvertes et interopérables ».

*Webtorials Workplace Productivity and Communications Technology Report: Résultats et analyse basés sur les réponses de 900 entreprises en Amérique du Nord et en Europe. La répartition démographique complète est disponible dans le rapport.
** Taux de change utilisé: 1$ = 0.93€

Laurent Leloup
Fondateur Finyear Group
Auteur de "Blockchain, la révolution de la confiance"
Membre d'honneur du Cercle TURGOT.

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