Dématérialiser les justificatifs de notes de frais pour externaliser le processus
Avec plus de 100 000 notes de frais gérées chaque année, Capgemini France a souhaité simplifier et optimiser l’ensemble de son processus de gestion des notes de frais et de déplacements professionnels. « Nous souhaitions une solution sur Internet nous permettant de fluidifier notre processus et de répartir l’activité des gestionnaires sur le mois » explique Eric Michel, Directeur Financier de Capgemini France.
Trois objectifs majeurs :
- Réduire les coûts de gestion des Frais Professionnels en rationalisant et en externalisant la gestion du processus,
- Garder la maîtrise des dépenses en local,
- Améliorer la qualité de service aux collaborateurs en réduisant les délais de remboursement et en assurant la traçabilité complète du processus.
Le choix d’un expert européen de la gestion des frais professionnels
Après avoir consulté plusieurs acteurs clés du marché, Capgemini France a retenu la solution Ulysse Travel & Expenses en mode ASP (Application Service Provider), d’Etap-On-Line, portant par là-même à 18 le nombre de groupes du CAC 40 utilisant Ulysse T&E. Etap-On-Line a su satisfaire les objectifs de son client, en offrant une innovation majeure sur le marché européen : la dématérialisation des justificatifs, leur rapprochement automatique à la note de frais à l’aide d’un code barre qui permet une consultation en ligne des justificatifs.
Un des éléments clés de la proposition d’Etap-On-Line résidait dans l’intégration de la numérisation des justificatifs de notes de frais, essentielle pour rationaliser et externaliser la gestion du processus, afin d’éviter le long circuit de validation des flux papiers, source d’erreur et de délai dans le traitement des frais.
La transformation et la rationalisation du processus ont été confiées aux équipes de Capgemini Consulting, activité de conseil en management du Groupe Capgemini.
Un déploiement rapide pour un projet de grande envergure
Avec une mise en œuvre en ASP et un déploiement simple et rapide de la solution, Etap-On-Line a respecté les délais très courts imposés par ce projet. Un projet pour le moins ambitieux puisqu’il concerne la dématérialisation des justificatifs de plus de 8 000 utilisateurs de Capgemini France.
Le projet s’est déroulé sur le dernier trimestre 2006. Un pilote de 3 mois a été réalisé début 2007 auprès de 650 collaborateurs pour des déplacements nationaux et internationaux. Cette phase a permis de vérifier la performance du nouveau processus ainsi que le respect des contraintes.
« La performance de notre processus de remboursement des dépenses professionnelles repose sur la qualité et la fiabilité de la dématérialisation des documents et des workflows de validation. Nous avons choisi Ulysse Travel & Expenses d’Etap-On-Line pour son offre de dématérialisation » commente Claude Birotheau, Principal chez Capgemini Consulting. « De plus, nous sommes convaincus de la capacité d’Etap-On-Line à construire des solutions innovantes et de son engagement pour mener à bien de tels projets » poursuit-elle.
Fort du succès de ce pilote, Capgemini France a lancé une première phase de déploiement dés le mois de mai 2007 auprès de 3 000 collaborateurs. Depuis juillet 2007, ce sont les frais professionnels de plus 8 000 collaborateurs qui sont ainsi gérés au centre de Business Process Outsourcing Européen de Capgemini, via ulyssetravel.com
A propos d’Etap-On-Line et d’Ulysse Travel & Expenses
ETAP-ON-LINE, leader européen sur le marché de la gestion des frais professionnels, conçoit, développe et édite Ulysse Travel & Expenses™, solution d’automatisation de l’ensemble du processus de gestion des déplacements professionnels depuis l’ordre de mission jusqu’à l’intégration de la note de frais. Avec plus de 600 000 utilisateurs en France et en Europe dont 200 000 en ASP, elle répond aux attentes des entreprises : les coûts de gestion baissent de 50 à 70%, les collaborateurs gagnent jusqu’à 2/3 de temps de saisie, la politique Voyage est maîtrisée. La solution est disponible sur Internet (mode ASP) et Intranet, modulable et compatible avec tout ERP. ETAP-ON-LINE compte 580 clients PME-PMI, organismes publics et Grands Comptes dont 18 cotés au CAC40 (L’Oréal, Total, LVMH, BNP Paribas, Orange – France Telecom, Suez, Vinci...).
ETAP-ON-LINE, est une entreprise française fondée en 1999 par Pierre Higelin et Pierre-Emmanuel. Acteur dédié à100% à l'édition de solutions de gestion des déplacements professionnels, la société a réalisé en 2006 un CA de 5,2 M€ et compte 50 collaborateurs. Depuis février 2007, ETAP-ON-LINE étend sa présence à l’international avec l’ouverture d’une filiale au Royaume-Uni. Ulysse Travel & Expenses est déjà déployé dans 12 pays en Europe, aux Etats-Unis et en Asie.
www.ulyssetravel.com
Avec plus de 100 000 notes de frais gérées chaque année, Capgemini France a souhaité simplifier et optimiser l’ensemble de son processus de gestion des notes de frais et de déplacements professionnels. « Nous souhaitions une solution sur Internet nous permettant de fluidifier notre processus et de répartir l’activité des gestionnaires sur le mois » explique Eric Michel, Directeur Financier de Capgemini France.
Trois objectifs majeurs :
- Réduire les coûts de gestion des Frais Professionnels en rationalisant et en externalisant la gestion du processus,
- Garder la maîtrise des dépenses en local,
- Améliorer la qualité de service aux collaborateurs en réduisant les délais de remboursement et en assurant la traçabilité complète du processus.
Le choix d’un expert européen de la gestion des frais professionnels
Après avoir consulté plusieurs acteurs clés du marché, Capgemini France a retenu la solution Ulysse Travel & Expenses en mode ASP (Application Service Provider), d’Etap-On-Line, portant par là-même à 18 le nombre de groupes du CAC 40 utilisant Ulysse T&E. Etap-On-Line a su satisfaire les objectifs de son client, en offrant une innovation majeure sur le marché européen : la dématérialisation des justificatifs, leur rapprochement automatique à la note de frais à l’aide d’un code barre qui permet une consultation en ligne des justificatifs.
Un des éléments clés de la proposition d’Etap-On-Line résidait dans l’intégration de la numérisation des justificatifs de notes de frais, essentielle pour rationaliser et externaliser la gestion du processus, afin d’éviter le long circuit de validation des flux papiers, source d’erreur et de délai dans le traitement des frais.
La transformation et la rationalisation du processus ont été confiées aux équipes de Capgemini Consulting, activité de conseil en management du Groupe Capgemini.
Un déploiement rapide pour un projet de grande envergure
Avec une mise en œuvre en ASP et un déploiement simple et rapide de la solution, Etap-On-Line a respecté les délais très courts imposés par ce projet. Un projet pour le moins ambitieux puisqu’il concerne la dématérialisation des justificatifs de plus de 8 000 utilisateurs de Capgemini France.
Le projet s’est déroulé sur le dernier trimestre 2006. Un pilote de 3 mois a été réalisé début 2007 auprès de 650 collaborateurs pour des déplacements nationaux et internationaux. Cette phase a permis de vérifier la performance du nouveau processus ainsi que le respect des contraintes.
« La performance de notre processus de remboursement des dépenses professionnelles repose sur la qualité et la fiabilité de la dématérialisation des documents et des workflows de validation. Nous avons choisi Ulysse Travel & Expenses d’Etap-On-Line pour son offre de dématérialisation » commente Claude Birotheau, Principal chez Capgemini Consulting. « De plus, nous sommes convaincus de la capacité d’Etap-On-Line à construire des solutions innovantes et de son engagement pour mener à bien de tels projets » poursuit-elle.
Fort du succès de ce pilote, Capgemini France a lancé une première phase de déploiement dés le mois de mai 2007 auprès de 3 000 collaborateurs. Depuis juillet 2007, ce sont les frais professionnels de plus 8 000 collaborateurs qui sont ainsi gérés au centre de Business Process Outsourcing Européen de Capgemini, via ulyssetravel.com
A propos d’Etap-On-Line et d’Ulysse Travel & Expenses
ETAP-ON-LINE, leader européen sur le marché de la gestion des frais professionnels, conçoit, développe et édite Ulysse Travel & Expenses™, solution d’automatisation de l’ensemble du processus de gestion des déplacements professionnels depuis l’ordre de mission jusqu’à l’intégration de la note de frais. Avec plus de 600 000 utilisateurs en France et en Europe dont 200 000 en ASP, elle répond aux attentes des entreprises : les coûts de gestion baissent de 50 à 70%, les collaborateurs gagnent jusqu’à 2/3 de temps de saisie, la politique Voyage est maîtrisée. La solution est disponible sur Internet (mode ASP) et Intranet, modulable et compatible avec tout ERP. ETAP-ON-LINE compte 580 clients PME-PMI, organismes publics et Grands Comptes dont 18 cotés au CAC40 (L’Oréal, Total, LVMH, BNP Paribas, Orange – France Telecom, Suez, Vinci...).
ETAP-ON-LINE, est une entreprise française fondée en 1999 par Pierre Higelin et Pierre-Emmanuel. Acteur dédié à100% à l'édition de solutions de gestion des déplacements professionnels, la société a réalisé en 2006 un CA de 5,2 M€ et compte 50 collaborateurs. Depuis février 2007, ETAP-ON-LINE étend sa présence à l’international avec l’ouverture d’une filiale au Royaume-Uni. Ulysse Travel & Expenses est déjà déployé dans 12 pays en Europe, aux Etats-Unis et en Asie.
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