Roche Italia confie la gestion de ses factures électroniques à Esker

Depuis 2009, la législation italienne a réglementé les procédures et modalités de paiement des prestations sanitaires assurées par les fournisseurs afin de favoriser les échanges électroniques de documents. Cette législation prévoit la signature d’accords entre les fournisseurs et les autorités sanitaires. Les fournisseurs s’engagent à envoyer leurs factures par voie électronique au service central régional qui se charge ensuite de les transmettre aux autorités compétentes, ainsi qu’à renoncer à tout contentieux et aux intérêts échus au 180ème jour. En contrepartie, les autorités sanitaires s’engagent à déclarer tout litige sur une facture avant un délai de 120 jours et à régler les montants dus sous 180 jours à compter de la date de présentation des factures électroniques.

« Selon les nouvelles normes en vigueur dans la Région du Latium, les fournisseurs, la région et les autorités sanitaires doivent aujourd’hui s’échanger les factures uniquement par voie électronique afin d’éliminer totalement le support papier. L’ensemble des informations relatives à l’état comptable des factures au sein des autorités sanitaires est également transféré vers le système d’information régional par flux XML » explique Benedetto Scamarcia, Responsable Informatique chez Roche Italia.

Roche Italia était donc à la recherche d’une solution lui permettant de se conformer et de bénéficier de cette nouvelle réglementation et capable de s’adapter à toutes nouvelles initiatives en matière de facturation électronique.

La société a ainsi choisi la solution Esker DeliveryWare qui capture aujourd’hui automatiquement les données en sortie de son application SAP avant de les convertir dans le format requis et de les diffuser via différents média : fax, courrier postal, courrier électronique, formats XML propriétaires.

« Cette collaboration avec la Région du Latium et la solution mise en œuvre constituent une étape majeure pour améliorer et optimiser les échanges entre les institutions et les autorités sanitaires. Nous avons été ravis de montrer que les solutions technologiques apportent une véritable valeur ajoutée dans le développement du e-gouvernement. Je souhaite sincèrement que cette initiative ne soit pas la seule, mais qu’elle puisse servir d’exemple aux autres régions » a déclaré Daniele Panigati, Directeur des Systèmes d’Information et de la Logistique chez Roche Italia.

La mise en place d’une solution d’automatisation avait également pour objectif d’intégrer l’archivage électronique de documents : un projet qui verra le jour en 2010. « Esker Deliveryware nous offre la flexibilité nécessaire pour gèrer les multiples canaux de diffusion que nous utilisons aujourd’hui » ajoute Benedetto Scamarcia.

Mise en place en un mois et demi, la solution Esker DeliveryWare permet aujourd’hui à Roche Italia de répondre aux accords passés avec la Région du Latium sur la facturation électronique.

En se dotant d’Esker DeliveryWare, Roche Italia a également préféré une solution locale pour la filiale italienne à un processus de gestion centralisé au niveau du système SAP en Suisse, qui aurait été inévitablement long et coûteux. Parmi les bénéfices retirés de cette solution, citons également l’indépendance des processus de distribution, la création d’un processus « touchless » du PDF au format final, la traçabilité et le contrôle des flux. « Sans oublier les avantages sur le plan économique puisque les délais de règlement ont été quasiment réduits de moitié » conclut Benedetto Scamarcia.

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