Pour piloter votre PME, élaborez vos tableaux de bord

> Un outil de gestion incontournable
Contrairement aux comptes annuels ou aux arrêtés périodiques qui donnent une vision du passé, les tableaux de bord fournissent des indicateurs en temps réel sur l’évolution de l’entreprise. Grâce à eux, le dirigeant peut immédiatement analyser les écarts entre le budget prévu et les réalisations. Il peut disposer d’une approche de résultat, voire même d’une perspective à fin d’année. Les deux objectifs essentiels des tableaux de bord sont de :
– mesurer en temps réel l’évolution de l’entreprise,
– permettre au chef d’entreprise de prendre immédiatement des mesures correctives.

> Des tableaux de bord personnalisés à chaque PME-PMI
Il existe autant de tableaux de bord que de PME et de PMI. Ils peuvent mesurer des éléments quantitatifs tels que les quantités produites, le nombre d’heures travaillées, payées, facturées… mais aussi des éléments qualitatifs :
– l’évolution de l’activité avec une comparaison budgétaire, et une projection sur la fin de l’exercice ;
– le suivi du carnet de commandes, par semaine ou par mois, valorisé en montant et en nombre d’unités d’œuvre. Dans ce cas, on traite le chiffre d’affaires signé mais non encore réalisé ;
– l’efficacité des actions commerciales à travers le ratio des commandes émises / signées / non signées ;
– la rentabilité, en mettant en place des indicateurs de résultat d’exploitation ou l’EBE, avec des soldes intermédiaires de gestion simplifiés, en affectant les coûts fixes sur onze ou douze mois ;
– la productivité sur la base de ratios heure/machine, heure/main d’œuvre…
– le ratio des délais de paiement des clients, des fournisseurs, pour s’assurer que le besoin en fonds de roulement ne « dérape » pas ;
– et le plus important : les prévisions de trésorerie, qui permettent d’anticiper les éventuels besoins en trésorerie, de prévenir son banquier et de négocier avec lui (surtout en période de ralentissement économique).
Un tableau de bord peut également être orienté « RSE », avec par exemple les kilos de déchets ou de rebuts de production, le nombre d’accidents du travail, le nombre de jours d’absence pour maladie, etc.

> Comment s’y prendre
Les PME-PMI peuvent élaborer leurs tableaux de bord en interne, ou en confiant leur réalisation à leur expert-comptable. Dans tous les cas, le dirigeant doit commencer par réfléchir, en amont, aux indicateurs qui lui seront réellement utiles. Il est évident que l’expérience qu’a son expert-comptable de son secteur d’activité peut utilement l’orienter. Ils doivent, ensemble, préciser la présentation finale du ou des tableaux de bords retenus, et notamment le choix des indicateurs.

Il convient ensuite de définir ce dont l’expert-comptable a besoin pour élaborer ces tableaux de bord, et surtout, la manière dont l’entreprise va lui transmettre les informations, et avec quelle périodicité (généralement, mensuelle ou trimestrielle).
Cela suppose que l’entreprise dispose de procédures clairement établies en termes de prises et de suivis de commandes, de facturation… même pour les TPE.
Les tableaux de bord pourront être ensuite mis à disposition du dirigeant au moyen de fichiers spécifiques Excel, soit à travers des logiciels du marché.

> Le coût, un faux problème
L’élaboration de tableaux de bord suppose que l’expert-comptable y consacre du temps, il est donc normal qu’un budget soit dégagé pour cela. Mais le surplus peut le plus souvent être réduit grâce à une meilleure organisation interne de la PME-PMI, qui est un facteur important dans l’optimisation des missions de l’expert-comptable.
Le dirigeant doit considérer cela comme un investissement plutôt qu’un coût, dans le sens où l’anticipation lui sera toujours bénéfique (gain de temps et donc d’argent). Un exemple typique : pouvoir anticiper des problèmes de trésorerie permettra de négocier des conditions de découvert plus intéressantes avec son banquier qu’en le sollicitant une fois que le « mal est fait »…
Sans compter la sécurisation de la PME-PMI à tous niveaux à travers la maîtrise de sa gestion.

> Des occasions d’échanges
La restitution du tableau de bord doit être une occasion d’échanges entre l’expert-comptable et le dirigeant. L’expert-comptable se positionne alors comme le co-pilote du dirigeant. La relation est gagnante-gagnante. L’expert-comptable fournit une prestation à valeur ajoutée. Le dirigeant dispose en temps réel de tous les éléments nécessaires à une conduite saine et responsable de son entreprise.
Et cette mission de conseil est un des axes de fidélisation de la clientèle des experts-comptables.

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Baker Tilly France en quelques chiffres :
· un réseau fédéraliste de 36 cabinets indépendants répartis sur l’ensemble du territoire français, y compris les départements d’Outre-Mer (Guadeloupe et Réunion) et dans la plupart des pays francophones d’Afrique (Bénin, Cameroun, Congo, Côte d’Ivoire, Gabon, Madagascar, Maroc, République Centre Afrique, Sénégal et Tunisie)
· date de création : 1974
· 132 associés et 1210 collaborateurs
· un siège basé à Paris avec une équipe de permanents
· chiffre d’affaires : 110 millions d’euros (2012)
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· date de création : 1989
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· 26 000 associés et collaborateurs
· un siège basé à Londres avec une équipe de permanents
· chiffre d’affaires : 3,3 milliards de dollars US (2012).