L’ERP métier ASA d’Apsylis accompagne la croissance de Klee Performance

Afin d’accompagner son développement et rationaliser ses applicatifs informatiques qui ne communiquaient pas entre eux, Klee Performance décide, dès avril 2007, de faire le choix d’une solution intégrée et d’un ERP métier. « Nous n’utilisions pas moins de 5 applications différentes (CRM, saisie des temps, notes de frais, saisie des congés…**), ce qui nécessitait des saisies en double voire en triple et des contrôles a posteriori pour s’assurer de la cohérence des données. Le délai de clôture trimestrielle pouvait ainsi aller jusqu’à 8 semaines ! » indique Marie-Christine Faivre, Directeur Général Délégué de Klee Performance en charge des Opérations.

Le choix d’une solution évolutive et collaborative 100% Web
ASA d’Apsylis a été choisi début septembre 2007 pour trois raisons principales :
– la richesse fonctionnelle de la solution et la réponse parfaite au cahier des charges,
– l’évolutivité et l’ouverture du produit vers les autres applications et notamment SAGE pour la comptabilité et ADP GSI pour la paie,
– une solution 100% Web entièrement paramétrable permettant d’intégrer l’ensemble des consultants nomades.

« ASA était la solution qui présentait le meilleur rapport Qualité / Coûts et dont la couverture fonctionnelle standard était la plus proche de nos besoins. Par ailleurs, la structure de la solution permettait une mise en production rapide, compatible avec notre agenda (démarrage en septembre 2007 pour une mise en production complète en janvier 2008) » poursuit Marie-Christine Faivre. 80% des fonctionnalités d’ASA ont été implémentées dans le projet : facturation et règlements, gestion de la relation clients, gestion des propositions et des contrats, gestion d’affaires et du budget, gestion de projets et planification, gestion des temps et pilotage via tableaux de bords.

Pour la mise en oeuvre du projet, une équipe de 8 personnes a été constituée réunissant : deux responsables de pôles, un commercial, un administratif, deux techniciens, un informaticien et le futur administrateur fonctionnel.
Concrètement, cette mise en oeuvre a pris un peu moins de 5 mois, de septembre 2007 à janvier 2008, et s’est articulée en 5 phases : spécifications (septembre), paramétrage (octobre et novembre), formation du Groupe Projet (novembre), reprise des données et mise en recette (décembre) puis mise en production progressive par type d’utilisateurs (janvier 2008). En complément, une hotline et un manuel utilisateur ont été réalisés pour accompagner les premiers mois d’installation.
« La phase de spécification et de préparation du paramétrage est sans doute la plus critique dans ce type de projets. Il convient de bien définir ce que l’on veut sans être trop précis au risque de s’enfermer dans des détails qui peuvent faire perdre de vue l’objectif initial » précise Marie-Christine Faivre.

Opérationnel depuis le 28 janvier 2008 et après 9 mois d’utilisation, ASA a conquis l’ensemble des collaborateurs de Klee Performance par sa convivialité, ses fonctionnalités d’ERP spécialisé et sa fiabilité. Les informations sont saisies une fois et sont mises à disposition des différents profils utilisateurs (commerciaux, responsables de pôle, consultants, administratifs…) avec des types d’accès selon les profils (CRM, recherches multicritères, suivi des budgets, actualisation mensuelle, facturation, cut-off, analyses financières).

« Les gains de productivité sont très importants, aujourd’hui toutes nos équipes travaillent avec le même outil de manière collaborative et avec une volonté de transparence. Notre activité commerciale est mieux analysée, nos devis plus précis, nos projets mieux maitrisés et notre facturation plus rapide. Quant à notre délai de clôture trimestrielle, il est aujourd’hui de moins de 2 semaines. Mais au-delà, c’est un outil qui nous permet de bien accompagner notre croissance et d’anticiper notre activité » conclut Marie- Christine Faivre.
Prochaine étape, la mise en place de l’ensemble des fonctionnalités en accompagnant les utilisateurs pour qu’ils s’approprient au mieux l’outil, notamment la gestion des compétences et les outils de pilotage avec extraction des données sous forme d’un cube Msas.
Architecture technique : 1 serveur SQL, 1 serveur applicatif TOM Cat, 1 serveur Web avec Back-up et miroring avec les serveurs de Klee Group.

* Société de conseil et de services, Klee Performance est structurée autour de 6 pôles d’activité dirigés par autant de Responsables.
** Principaux applicatifs utilisés avant ASA : un logiciel de CRM d’un grand éditeur du marché, une solution partenaire pour la gestion du planning prévisionnel et la saisie des temps, KDS pour la saisie des notes de frais et des développements spécifiques pour la gestion des demandes d’achats, le recrutement, les fiches liaisons projets, la saisie des congés et le référentiel de compétences sous Excel.

A propos de Klee Performance
Filiale spécialisée sur les enjeux de pilotage de la performance en entreprise de Klee Group, éditeur de logiciels et prestataire de services (300 personnes et un CA 2006 de 27 millions d’euros), Klee Performance intervient dans le conseil en management des entreprises, la mise en oeuvre et la maintenance des systèmes d’aide à la décision.
Ses domaines d’intervention englobent le reporting financier, le reporting opérationnel, les indicateurs de performance, l’élaboration et le suivi budgétaire, la consolidation statutaire, les tableaux de bord et l’architecture décisionnelle. Klee Performance réalise de nombreuses missions centrées autour du BPM (Business Process Management), des besoins spécifiques de l’informatique décisionnelle et des systèmes de pilotage.
Klee Performance compte aujourd’hui 70 collaborateurs intervenant chez 65 clients actifs qui comptent des grands comptes du CAC 40 (Axa, GDF Suez, Lafarge, Renault, Saint Gobain) et des groupes de taille intermédiaire leaders sur leur marché (Club Med, Eutelsat, Faurecia, Imerys, …). Klee Performance qui est en forte croissance depuis sa création en 2000 a réalisé un chiffre d’affaires 2007 de 6,6 millions d’euros.
www.kleeperformance.com

À propos d’Apsylis
Apsylis est éditeur et intégrateur d’ASA, un progiciel de gestion intégré dédié aux sociétés de conseil et de services. Basée à Lyon et à Paris et employant plus de 35 personnes, Apsylis compte plus de 120 références en France et 12 000 utilisateurs au sein de sociétés de 20 à 5 000 collaborateurs. Parmi ses clients on trouve STMI (groupe AREVA), Ajilon (groupe ADECCO), Generix, Ametra, Burgeap, Kouro Sivo, ProConseil …
Apsylis a été créée en 2001 par une équipe de spécialistes des nouvelles technologies et de la gestion des sociétés de services. Fondée sur plusieurs dizaines
d’année-hommes de R&D, Apsylis s’est clairement positionnée pour être leader sur son marché vertical. En 2007-2008, Apsylis a réalisé un chiffre d’affaires de 3 millions d’euros en croissance de 50 % pour la 7ème année consécutive et prévoit de doubler de taille dans les 2 ans à venir.
Progiciel de gestion intégrée, véritable ERP « métier » dédié aux entreprises du conseil et des services (cabinets de conseil, bureaux d’études et d’ingénierie,
sociétés de services informatiques, éditeurs…), ASA (Apsylis Service Automation) couvre tout le spectre fonctionnel de l’activité de ce type de sociétés : gestion des projets, prospection commerciale, facturation, gestion des commandes, achats, planification des ressources et des budgets. Composé de 12 modules fonctionnels, ASA s’appuie sur un méta-modèle et une architecture « full web », permettant une personnalisation en profondeur de l’application grâce à plus de 1 300 clés de paramétrage.
www.apsylis.com