KLM fait confiance à Alfresco pour son nouveau système de gestion documentaire
22/03/2010
Objectif : une gestion simple et efficace
KLM Royal Dutch Airlines est une compagnie aérienne néerlandaise active dans le monde entier. KLM collabore étroitement avec Air France, avec laquelle elle forme le groupe AIR FRANCE KLM, né en 2004, de la fusion des deux compagnies. Le groupe AIR FRANCE KLM est le leader incontesté de l’aéronautique en Europe.
KLM souhaite garantir aux utilisateurs une gestion documentaire simple et efficace tout en intégrant les impératifs techniques et budgétaires de l’entreprise offrant une meilleure gestion des :
– documents personnels – mise à disposition d’un espace, sur Internet, pour la gestion documentaire personnelle de tous les utilisateurs, accessible n’importe où et n’importe quand de manière sécurisée, suivant le principe WASSA (Web Attached Secure Storage Anywhere) ;
– documents de projets ou d’équipes – mise à disposition d’un espace de conservation des projets des départements et de leurs équipes de projets ou autres, afin de les partager et les développer dans une approche collaborative ;
– documents accessibles à toute l’entreprise – les documents doivent de préférence être gérés au sein d’un répertoire d’entreprise offrant des fonctions de recherche pratiques et sans recourir à une taxinomie complexe ;
– documents opérationnels –mise en place d’un répertoire à autorisations restreintes, dans lequel seules les versions les plus récentes des documents seraient conservées sur la base d’une taxinomie.
Challenge : un déploiement à grande échelle
Les divisions et les collaborateurs de KLM avaient besoin d’un point central permettant de conserver, gérer et partager des documents. Jusqu’alors, les collaborateurs utilisaient l’intranet d’entreprise pour atteindre les documents partagés et les publier en interne via un processus long et complexe.
Après évaluation de divers systèmes traditionnels de gestion documentaire, KLM constate que ceux-ci semblent être trop complexes et coûteux dans la perspective d’un déploiement généralisé à l’ensemble des 30.000 utilisateurs de l’entreprise. L’entreprise étudie donc les solutions Open Source
Pourquoi le choix s’est-il porté sur Alfresco ?
Alfresco a été choisi pour l’évolutivité de son offre, répondant à tous les critères commerciaux et technologiques de KLM. La plate-forme Alfresco présente une structure suffisamment évolutive pour satisfaire aux attentes de toute la communauté d’utilisateurs au sein de KLM sans entraîner une complexité informatique supplémentaire.
De la mise en place du projet pilote à l’implémentation même, KLM a collaboré avec Accenture et Westernacher. L’implémentation a commencé début 2008. Le groupe avait choisi de déployer l’interface web d’Alfresco pour que les utilisateurs puissent accéder au répertoire de documents via une connexion Internet.
"Alfresco a pu facilement être implémenté dans notre infrastructure standard ; nous avons déployé la solution vers nos 30.000 collaborateurs en l’espace de six mois. Tous nos préjugés vis-à-vis de l’open source ont rapidement été dissipés. Pour l’assistance technique, la collaboration avec Alfresco s’est déroulée comme toute relation commerciale sur la base d’un contrat de niveaux de services (SLA) mais avec en outre tous les avantages propres à l’architecture open source et au coût associé," explique Pieter Janssen, Chief Architect chez KLM.
"Les collaborateurs de KLM peuvent désormais prendre plus d’initiatives dans la gestion des contenus, le partage des documents avec d’autres collègues et le suivi de leurs réactions," ajoute-t-il.
Suite au succès de la solution Alfresco, KLM a décidé d’étudier l’éventualité d’une extension de l’installation. La compagnie aérienne ajoutera au système d’autres modèles de workflows et de projets, et facilitera ainsi la création et l’adaptation de nouveaux documents. En outre, KLM a décidé d’étudier, en coopération avec AIR France, la possibilité d’étendre la solution à plus de 100.000 salariés.
À propos d’Alfresco Software, Inc.
Alfresco est le leader de la gestion de document et de contenu dans le monde Open Source, offrant les multiples capacités de cet univers combinées à un TCO extrêmement avantageux pour les entreprises.
La plateforme de contenu Alfresco utilise une architecture souple pour fournir des solutions de gestion de document, de gestion de contenu web et de collaboration à plus de 900 clients dans le monde.
Fondée en 2005 par une équipe d’experts sur le marché, tels John Newton, co‑fondateur de Documentum, et John Powell, ex‑COO de Business Objects, Alfresco est basée à Londres.
Présent en France depuis septembre 2006, Alfresco opère aujourd’hui globalement : Amériques, EMEA et Asia-Pac.
www.alfresco.com