Habitat Toulouse s’appuie sur CODEXIA pour dématérialiser et suivre son processus de mobilisation de subvention
06/09/2010
La solution, intégrée à l’applicatif métier Esti@ de l’office, est entrée en production en avril 2010. Très satisfait de la qualité de l’offre et du service délivré par Belink, l’office envisage d’étendre la GED à tout le service montage d’opérations et patrimoine.
Le marché prévoit également, dans une seconde tranche, le déploiement d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs au 1er semestre 2011.
Dématérialiser le processus de mobilisation de subventions
Le processus de mobilisation de subventions au sein d’un organisme HLM est complexe. Il consiste – après la décision d’attribution de subvention par un financeur – à actionner la perception des financements, sur production de pièces justificatives.
Il nécessite de traiter avec plusieurs financeurs : Etat, Région, ANRU ; chacun pouvant demander des documents différents. Chaque étape du processus (déclenchement de la mobilisation, demande de premier acompte selon l’avancement du programme, solde…) sollicite des services différents au sein de l’organisme pour validation : comptabilité, investissement et trésorerie, patrimoine, montage, tarif/quittancement, gestion locative… Ces circuits complexes engendrent une forte dispersion des documents et un nombre très important de photocopies.
La solution de workflow mise en place automatise la circulation des documents selon les circuits de validation et permet de suivre étape par étape la mobilisation de subvention. Le module de GED facilite la consultation en ligne des documents – une cinquantaine d’utilisateurs sont concernés – tout en sécurisant le stockage des originaux.
Au-delà de son caractère opérationnel, la solution est aussi un instrument de gestion. Elle permet au Directeur Financier de visualiser en un seul clic l’état des subventions.
Le choix de la solution CODEXIA
"Nous avons choisi la société Belink pour leur savoir faire, leurs références dans le secteur de l’habitat social notamment en environnement Estia et le caractère mieux disant de leur proposition. Du point de vue technologique, la solution CODEXIA s’est distinguée par son ergonomie et par sa capacité à s’interfacer avec notre applicatif métier Estia et bientôt SGS", explique Ghislaine Baulès, Chef de projet Habitat Toulouse.
Ce premier projet de dématérialisation va ouvrir la voie à d’autres chantiers :
Une extension de la GED
"Aujourd’hui, seuls les collaborateurs chargés de la mobilisation de subventions stockent leurs documents dans la GED. Si le test mené actuellement avec un monteur donne satisfaction, nous étendrons la GED à tout le service montage d’opérations et patrimoine, afin de faciliter le suivi de nos opérations en cours (construction ou maintenance)", précise Ghislaine Baulès.
La dématérialisation de factures
Au 1er semestre 2011 , l’office va également mettre en œuvre avec Belink une solution d’automatisation du traitement des factures fournisseur.
Communiqué Belink Solutions