Factures, paie et recouvrement : StreamServe soutient l’ascension d’Otis

En 2000, Otis France souhaitait homogénéiser ses applications financières et automatiser ses processus pour les rendre plus fiables. Déjà équipée de la solution Baan, la société recherchait une solution compatible qui lui permettrait d’améliorer la présentation de ses différents documents (factures, bulletins de paie, lettres de relances) et de faciliter leur archivage.

Après plusieurs mois de réflexion, Otis a finalement opté pour la solution StreamServe version 3 qui a été déployée en décembre 2000. Cette solution répondait parfaitement à ses problématiques de présentation, de traitement de gros volumes et d’archivage légal. De plus, elle était également compatible avec l’ERP existant. Aujourd’hui, la solution StreamServe est utilisée par plus de 200 personnes réparties entre Otis France, Otis Suisse et NSA, une filiale du groupe UTC composée de quatre divisions (CFA, AFL, Electro-Alpes et Futurlift).

La solution StreamServe a tout d’abord été intégrée pour améliorer la présentation des factures issues des différentes activités d’Otis : maintenance, nouvelle installation, modernisation et travaux ; elle permet ainsi de traiter 550 000 factures par an, dont 400 000 sont générées par la seule activité d’entretien. Auparavant, trois exemplaires papier de chaque facture d’entretien destinée à un client privé devaient être édités : un pour le client, un pour le suivi régional et un pour les archives. Or, comme la solution StreamServe sauvegarde systématiquement les documents, il n’est plus nécessaire d’imprimer deux autres exemplaires destinés aux archives. Les demandes spécifiques sont quant à elles gérées au cas par cas via la fonction impression à la demande.

Un second projet fut initié en 2001 pour améliorer le traitement et l’envoi des bulletins de paie. Avant StreamServe, chaque salarié recevait son bulletin de paie sur deux feuilles, les congés n’étant pas inclus. Pour recevoir des détails sur les congés, le salarié devait s’adresser au service paie qui éditait, à la demande, un troisième document. Désormais, toutes les données nécessaires au traitement des salaires et des congés payés sont rassemblées par la solution StreamServe sur un document unique, plus agréable à lire, et imprimées sur une seule et même page.
« La solution StreamServe est assez facile à mettre en place et une fois les bases acquises, son utilisation est très intuitive », déclare Paul Lestrade, Responsable Systèmes Facturation et Recouvrement NEAA. « Elle nous permet de restituer tous les jours une image fidèle de notre entreprise auprès du client. »

En 2006, dans le cadre de l’acquisition d’un outil de recouvrement et pour conserver le support de StreamServe, Otis migre sur la version 4 de StreamServe. Couplé avec l’outil de recouvrement, StreamServe v4 permet de regrouper la lettre de relance et le/ou les copies des factures, factures récupérées des archives. Ainsi un document complet est édité en une fois et envoyé au client.
Présent au Benelux, Otis pourrait y déployer, dans les années à venir, la solution Baan-StreamServe, déjà en place en France et en Suisse.

A propos d’Otis
Otis, une filiale de United Technologies Corporation, est le Numéro Un mondial en matière de fabrication, d’installation et de maintenance d’ascenseurs, d’escalators, et de trottoirs roulants. Otis est une entreprise globale. Elle offre ses produits et services dans plus de 200 pays et possède des unités de production sur le continent américain, en Europe, en Asie et des centres de recherche et développement aux États-Unis, en Allemagne, en Espagne, en France, en République Tchèque, en Chine, en Corée et au Japon.

A propos de StreamServe
StreamServe, acteur de référence sur le marché des solutions de publication dynamique d’entreprise (EDP), permet aux entreprises de rationaliser, regrouper, personnaliser et diffuser des documents centrés sur le client, dans n’importe quel format, par le biais de n’importe quel canal de diffusion (impression, interactif et électronique…). Persuasion, la solution de gestion documentaire de StreamServe permet aux entreprises de renforcer leur image de marque et offre aux équipes marketing des vecteurs de communication pour mieux interagir avec le client et élaborer des offres personnalisées et ciblées, génératrices d’opportunités de vente additionnelle ou croisée. Grâce à l’architecture ouverte de StreamServe, les entreprises améliorent leur chiffre d’affaires et l’efficacité de leurs processus documentaires et leur offre la possibilité d’exploiter les systèmes métier existants et de les intégrer en toute transparence à leurs systèmes d’archivage.
StreamServe dont le siège social est à Burlington (Massachusetts, Etats-Unis) possède 15 bureaux dans le monde et répond ainsi aux besoins de plus de 4 900 clients dans 130 pays, parmi lesquels Agis Insurance, BMW France, Plantronics et Siemens Financial.

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