Envoi factures et relances clients : Bihr choisit FlyDoc

08/06/2010

Bihr, grossiste en pièces détachées pour motos, quads, scooters des mers et automobiles, a choisi la solution FlyDoc d’Esker pour automatiser et dématérialiser l’envoi de ses bons de livraisons, factures clients et courriers de relances, soit plus de 4 000 documents par mois.

Intégrée de manière transparente aux différentes applications, la solution permet à Bihr de rationaliser et d’optimiser son processus de facturation et de recouvrement, avec à la clef des gains de temps, de productivité et une amélioration des délais de règlement.

Pour faire face au nombre croissant de documents de gestion issus quotidiennement de son ERP et de sa solution Cegid Business Line (bons de livraisons, factures, relances…), Bihr a choisi de se doter d’une solution d’automatisation et d’externalisation de l’envoi de courriers. Ce choix lui a permis de libérer un Equivalent Temps Plein (ETP) affecté au préalable aux tâches d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement.

« Lorsque nous avons souhaité changer de solution, le choix d’Esker s’est imposé naturellement. Au-delà de la réputation de ses solutions, Esker répondait à tous nos besoins en termes de garanties, de service, de qualité et de relation client. L’expertise des équipes techniques et commerciales n’ont ensuite pas démenti cette image et nous bénéficions aujourd’hui au quotidien d’un niveau de service à la hauteur de nos exigences » explique Mickael Parisot, Directeur des Systèmes d’Information au sein de Bihr.

Mis en place rapidement et de manière très fluide, le service FlyDoc permet aujourd’hui à Bihr d’automatiser et d’externaliser l’envoi de plus de 4 000 courriers par mois (courriers simples et lettres recommandées). Chaque fin de mois, les bons de livraisons, les factures et les lettres de relances sont envoyés automatiquement vers FlyDoc qui assure l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise en poste.

FlyDoc apporte ainsi à Bihr des gains à tous les niveaux :
Des gains de productivité grâce à l’envoi automatique des courriers directement depuis l’ERP et la solution Cegid Business Line.
– Des gains en termes de coût : limitation des erreurs et impressions inutiles, réduction de la consommation de papier et des frais d’impression, etc..
Une amélioration significative des processus en interne grâce à la fiabilité de FlyDoc et la disponibilité permanente du service.
– Une amélioration des délais de règlement en automatisant l’envoi des factures.

« Notre objectif est de dématérialiser totalement nos communications externes, notamment dans une démarche écologique, car nous traitons beaucoup trop de papier en interne et en externe. Grâce à FlyDoc, Esker nous permet de répondre à cet objectif tout en nous rendant la vie plus facile. FlyDoc est aujourd’hui tellement intégré à nos habitudes que nous n’y pensons même plus », conclut Mickael Parisot, Directeur des Systèmes d’Information au sein de Bihr.

Fort du succès de ce premier projet, Bihr envisage aujourd’hui d’étendre l’utilisation des solutions Esker à d’autres fonctionnalités telles que l’archivage ou la dématérialisation des documents entrants : une personne dédiée vient d’être recrutée pour avancer sur ces deux nouveaux projets.

Esker