Dématérialisez, dématérialisez : oui, mais pourquoi faire ?

Seul l’EDI (Edifact) a transformé radicalement la gestion logistique des échanges entre fournisseur et acheteur en dématérialisant gestion de stocks et approvisionnement correspondant aux besoins de l’industrie ou de la distribution. Les échanges EDI bénéficient à la fois fournisseur et donneurs d’ordres et remplissent des objectifs logistiques.

La Supply Chain est la responsabilité de plusieurs départements et une stratégie interne de dématérialisation à l’unisson n’est pas simple à définir. Beaucoup d’initiatives dématérialisent en morceaux la Supply dans des approches internes séparées. Par exemple, la simple dématérialisation de la facture si on considère la complexité de mise en place, n’offre que des avantages limités.

En l’occurrence, le gain opérationnel de réduction des coûts promu par la dématérialisation suffit rarement à lancer ce type de projet dans de grandes entreprises. A l’heure du pilotage de la performance financière et du besoin de visibilité des entreprises, la communauté financière est à la recherche de leviers plus significatifs.

Trop de débats sur les moyens d’opérer la dématérialisation fiscale et les problématiques d’archivage ont obscurci les raisons et objectifs réellement atteignables de ces projets.

Au risque d’une lapalissade, tout est fonction de l’objectif de l’entreprise. Si ce sont des objectifs financiers, la démat doit donc s’appréhender comme le moyen d’arriver à une cible précise.

La cible peut consister à dématérialiser la Supply Chain en vue d’objectifs financiers. Ces programmes de nature financière dénommés Supply Chain Finance, Reverse Factoring et permettent de renforcer la relation Fournisseurs-Donneurs d’Ordres tout en offrant des avantages financiers à tous. La démat permet de raccourcir les traitements et les cycles de décision sur la validation tout en offrant de la visibilité constante pour les 2 communautés sur les encours, dettes.

L’automatisation des traitements favorise le Reverse Factoring
L’optimisation du Reverse Factoring passe notamment par une forte automatisation du traitement et rapprochement facture livraison/commande. Le litige doit être communiqué immédiatement au fournisseur pendant son traitement interne chez le Donneur d’Ordres afin qu’il puisse offrir son concours pour le résoudre. Enfin la facture validée doit être visible du Trésorier Donneur d’Ordres (DO) afin qu’il décide de la meilleure stratégie pour régler la dette. Ceci constitue le principal intérêt du Reverse factoring pour le Trésorier que de lui offrir des leviers de décision : payer plus tôt, payer plus tard, faire payer ou offrir un financement par un tiers, etc.

Un tiers financier Banque ou Factor peut alors intervenir dans la boucle afin de ‘soulager’ la gestion des paiements anticipés. Ces 3 communautés doivent individuellement bénéficier des avantages du programme de Supply Chain Finance mis en place. Les questions autour des modalités techniques des échanges dématérialisés s’abordent alors dans un contexte gagnant gagnant. La visibilité sur validation, paiement et proposition de règlement anticipés sont le nerf de la guerre dans la vie du Fournisseur. Le Fournisseur sera plus enclin à adapter ses modalités d’échanges avec son DO lorsqu’il comprend pourquoi il doit le faire. Cette visibilité doit intervenir dès l’envoi de sa créance au DO et une proposition de règlement doit pouvoir être faite en 5 jours notamment permettant l’utilisation de l’escompte.

La dématérialisation offre de réelles perspectives pour fournisseur et DO dans le cadre de la gestion et le paiement des créances. La modalité de dématérialisation ne doit pas freiner le déploiement de programmes de Reverse Factoring notamment car la démat fiscale est difficile à atteindre.

Donc dématérialisez, dématérialisez mais Donneur d’Ordres, Fournisseurs et Factors doivent en tirer des avantages financiers évidents. Les contraintes technico fonctionnelles ne seront que plus faciles à instituer et faire accepter si toutes les parties impliquées savent pourquoi faire.

Fabien Jacquot
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