Dématérialisation factures fournisseurs : Europe Airpost met en place l’offre d’Azur Technology
21/10/2009
– L’activité Fret s’appuie sur un réseau comprenant 14 lignes quotidiennes. Europe Airpost achemine l’ensemble du fret postal aérien du Groupe La Poste (Courrier, Chronopost, ColiPoste), Royal Mail (la poste anglaise), mais aussi du fret express.
– L’activité « Vols vacances » et « incentive » pour le compte de Tour Opérateurs (Club Med, Fram, Karavel, Vacances Héliades…) ou d’autres compagnies, régulières ou charter, à destination des grandes villes d’Europe et du Bassin méditerranéen.
Pour dématérialiser l’ensemble de son processus de traitement des factures fournisseurs, soit 60 000 documents par an, et ceci afin de diminuer significativement ses coûts de gestion, Europe Airpost a mis en œuvre les différentes solutions de la gamme Xpert.Line d’Azur Technology :
Xpert.Capture pour la lecture automatique des factures,
Xpert.Ivy pour le workflow de validation des factures,
Xpert.ECM pour l’archivage des factures et la gestion électronique des documents.
Une application utilisée par une centaine de personnes qui a considérablement fluidifié les processus pour la satisfaction de tous et notamment des fournisseurs qui ont vu leurs délais de paiement réduits de plus de moitié.
« Nous perdions énormément de temps à valider nos factures et ceci avait pour conséquence des délais de règlement de nos fournisseurs très long, quelque fois plus de 45 jours. Sans oublier les pertes de factures, des sources d’erreurs inhérentes au processus manuel et le coût des photocopies, voire postaux, nécessaires pour la validation dans les différents services » indique Thierry Cornuault, Directeur du Contrôle de Gestion et de la Comptabilité d’Europe Airpost.
Initié courant 2005 avec une 1ère étude d’opportunité, le projet de dématérialisation des factures a abouti au choix de la solution Azur Technology fin 2007, suite à une analyse des solutions proposées et à l’établissement d’un cahier des charges détaillé. Mis en place progressivement, depuis mi-2008, dans les différentes directions opérationnelles d’Europe Airpost – Direction Commerciale et du Programme, Direction des Opérations Aériennes, Direction Technique, Directions Administratives – (Cf. détail du fonctionnement de l’application en annexe), il sera achevé dans le courant du 1er trimestre 2010.
« Nous avons fait le choix d’Azur Technology parmi 3 solutions du marché. Au-delà de la qualité technique de leur offre, nous avons notamment particulièrement apprécié leur réactivité, la compréhension qu’ils ont eu de notre dossier et la qualité d’écoute dont ils ont fait preuve tout au long du projet » précise Thierry Cornuault.
Une économie globale de l’ordre de 30%
Si le déploiement n’est pas encore complètement terminé, le retour sur investissement et les bénéfices utilisateurs sont d’ores et déjà importants. L’économie estimée est de l’ordre de 30% pour un investissement d’un montant de 250 000 euros, matériels, logiciels et intégration par les équipes d’Azur Technology inclus.
Dans le détail, les bénéfices enregistrés sont les suivants :
Suppression totale du papier, archivage et accès électronique aux factures via un explorateur Web.
Productivité accrue permettant une montée en compétences des personnes cantonnées auparavant à des tâches de saisie.
Gains de traitement de 30% en moyenne, tant pour les directions opérationnelles que pour le service administratif. Le gain de temps peut monter à 80% pour les factures les plus simples.
Facilitation du travail du contrôleur de gestion : imputation automatique, accès immédiats à l’ensemble des informations et meilleure traçabilité des opérations, notamment sur l’encours des traitements de validation.
Meilleur respect des échéances et donc une meilleure image globale.
« La réussite de ce type de projet passe par une analyse précise des besoins et surtout une implication étroite de l’ensemble des utilisateurs le plus tôt possible pour qu’ils s’approprient l’outil » précise Thierry Cornuault.
« Aujourd’hui, nous avons optimisé les traitements comptables et analytiques, tout en ayant supprimé entièrement le papier. Quand aux délais de paiement ils sont désormais de 20 jours en moyenne et peuvent être réduits à moins d’une semaine pour certains fournisseurs, pour les carburants notamment » conclut Thierry Cornuault.
A propos de Europe Airpost
EUROPE AIRPOST est une compagnie aérienne française, membre du groupe ASL aviation. EUROPE AIRPOST est spécialisée dans le transport aérien de passagers et de fret (courrier, presse, fret express)
Disposant d’une flotte de plus de 20 avions (B737-300 Quick Change, B737-300 tout cargo, Fokker 27, …), EUROPE AIRPOST offre une large gamme de services aériens : transport de passagers, transport de fret, location d’avions, ACMI, leasing, assistance au sol, assistance en escale, maintenance, formation TRTO, agrément PART 145.
Héritière de l’Aéropostale, ancienne filiale aérienne du Groupe La Poste, Europe Airpost emploie 560 collaborateurs et a son siège à Roissy Charles de Gaulle. Elle a réalisé en 2008 un chiffre d’affaires de 257 millions d’euros.
www.europeairpost.com
A propos d’Azur Technology
Éditeur et intégrateur de solutions de dématérialisation des documents et d’automatisation des processus métiers, Azur Technology propose depuis plus de dix ans une offre complète « clé en mains » à destination des entreprises couvrant tous les besoins de capture, d’archivage, de restitution, de circulation des documents.
Son offre Xpert.Line développée en partenariat avec TI Informatique, s’articule autour de 3 solutions complémentaires : Xpert.Capture pour la lecture automatique de documents, Xpert.ECM pour la gestion de contenu d’entreprise et son archivage et Xpert.Ivy pour la gestion des processus métiers.
Société du groupe Suisse TI Informatique, Azur Technology bénéficie de la force d’un groupe de plus de 200 spécialistes de l’informatique et de l’édition de logiciels.
Azur Technology, qui a son siège à Ecully (69) et une agence à Paris, emploie 35 personnes et a réalisé en 2008 un chiffre d’affaires de 4,2 millions d’euros, en progression de près de 20%.
Ses solutions sont utilisées par plus de 100 000 utilisateurs chez Adecco, Andros, Aon, Calberson Rhône-Alpes, Charles River Laboratories, Crédit Immobilier de France, EFIDIS, GECINA, Geodis, Groupe4 Securicor, Haribo, Intersport, LECASUD (Centrale Leclerc Sud-Est), Mutuelle Existence, Paris’Habitat, SNI (Groupe Caisse des Dépôts), Panzani, Pluralis, Relay, UNOFI (Union Notariale Financière) …
www.azurtechnology.com
A propos de Xpert.Capture : Offre de la gamme Xpert.Line, Xpert.Capture est une solution intégrée de Capture et de Lecture Automatique de Documents reposant sur les technologies Dispatcher™ (Reconnaissance intelligente de documents) et ISIS™ (gestion des scanners) d’EMC. Xpert.Capture est destinée notamment aux applications de dématérialisation des factures fournisseurs, des titres de paiement (chèques, TIP, mandats …), des formulaires, des courriers entrants … Disponible sous Windows XP Professional SP2 et Microsoft.Net Framework 2.0, Xpert.Capture est commercialisée à partir de 9 500 euros HT pour 10 000 documents par an avec l’option LAD/RAD et à moins de 5 000 euros pour une licence de capture simple non limitée en volume de documents traités.
A propos de Xpert.Ivy : Offre de la gamme Xpert.Line développée par TI Informatique, véritable « couteau suisse » du BPM, Xpert.Ivy couvre toutes les fonctionnalités pour construire une application d’automatisation des processus adaptée aux règles de l’entreprise : de la modélisation jusqu’au contrôle des processus, en passant par leur exécution et les interfaces techniques des écrans utilisateurs.
A propos de Xpert.ECM : Offre de la gamme Xpert.Line, Xpert.ECM est une plateforme collaborative universelle « full web » de gestion de documents, qui indexe et classe l’ensemble des documents de l’entreprise. Xpert.ECM garantie la confidentialité des documents (archivage sécurisé), l’authentification des différents intervenants (signature électronique) et l’intégrité des données (bases de données sécurisées).