Dématérialisation des documents et courriers entrants : Une pratique en cours de généralisation d’ici 2010

Qu’ils soient de nature financière, commerciale, qu’ils aient trait aux achats, aux ressources humaines, à la relation client ou qu’ils transitent par un service courrier, la liste des documents et courriers entrants concernés par un processus de dématérialisation s’allonge de jour en jour.

Les enjeux de dématérialisation associés à chacun de ces documents sont différents, de même que la complexité de mise en oeuvre de la dématérialisation. Ceci est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit de documents à valeur probante pour lesquels, au même titre qu’un document au format papier, une preuve d’authenticité et d’intégrité peut être exigée en cas de contrôle, de litige, etc. Aussi, les pratiques de dématérialisation sont encore aujourd’hui fortement hétérogènes.

Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus fréquemment au sein des organisations interrogées par MARKESS International :

– D’une part, la dématérialisation dite « native » qui consiste pour une entreprise à recevoir directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques. Il s’agit par exemple de documents, quel que soit leur format, reçus en tant que fichiers attachés à un courrier électronique, d’informations intégrées dans le corps d’un e-mail, mais également de données transmises via un formulaire en ligne à remplir sur un site web ou un extranet, de données reçues grâce à un flux EDI (Echange de Données Informatisées) ou encore de données échangées de façon structurée reposant sur le langage XML ou ses dérivés. Dans tous ces cas, la dématérialisation ne se limite ainsi pas au simple document ou courrier mais concerne le flux dans son intégralité ;

– D’autre part, la dématérialisation de documents et courriers reçus au format papier puis dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l’information et son traitement. Ainsi, certaines organisations ont automatisé, grâce à des solutions matérielles et logicielles appropriées, par exemple la phase d’ouverture/extraction du pli papier et de préparation des documents (suppression des agrafes, identification des lots à dématérialiser, etc.), la numérisation de ces documents (que celle-ci soit réalisée en interne ou confiée à un prestataire externe) ou la reconnaissance et la lecture de documents. En 2008, 51% des organisations interrogées par MARKESS International indiquent traiter automatiquement au moins une opération associée à la dématérialisation des documents reçus initialement au format papier.

La dématérialisation de documents et courriers entrants au format papier ne se limite pas pour autant à la simple numérisation grâce à des outils de scanning. Elle n’apporte de réels bénéfices qu’avec l’automatisation d’un certain nombre d’opérations en aval associées au parcours de ces documents dans les organisations et aux usages qui vont en être faits.

En 2008, les organisations interrogées semblent s’être majoritairement attachées à la phase amont de la dématérialisation de leurs documents et courriers entrants au format papier, celle liée à l’automatisation de leur traitement via des solutions de scanning ou de numérisation. D’ici 2010, les besoins devraient progressivement évoluer vers un recours plus important à des solutions d’archivage électronique (à valeur probante ou non), d’activation de workflows pour la validation, le contrôle, l’identification des gestionnaires de documents, etc., ainsi qu’à des solutions d’extraction automatique de données contenues dans ces documents entrants afin de les intégrer au système d’information et/ou aux applications de l’entreprise (métiers, GED, etc.).

Comme le remarque Hélène Mouiche, chargée d’études senior, responsable de cette étude chez MARKESS International, « un certain nombre d’éléments semble encore freiner les organisations dans leur volonté d’aller plus loin dans la dématérialisation de documents entrants ou d’engager une véritable politique dans ce sens : une culture papier encore fortement ancrée et associée fréquemment à une peur du changement, des investissements à consentir jugés trop coûteux, des projets qui leur semblent complexes à mener à bien…. ». Ces projets ne sont en effet pas sans impact sur l’organisation. Un réel travail en amont se révèle parfois nécessaire, notamment afin d’aider les responsables fonctionnels à mieux formaliser leurs besoins.

Les trois quarts des organisations interrogées par MARKESS International ont ainsi choisi de se faire accompagner par un ou plusieurs prestataires. Les acteurs ne manquent pas sur ce marché, chacun apportant ses compétences sur la chaîne de valeur de la dématérialisation des documents et courriers entrants : éditeurs de solutions de dématérialisation, de RAD/LAD (Reconnaissance/Lecture Automatiques de Documents) ou de solutions plus globales de type ECM (Electronic Content Management) ; opérateurs de services (plate-formes de dématérialisation, services d’externalisation de la gestion des courriers entrants, notamment proposés par des acteurs issus du monde postal, etc.) ; intégrateurs ; cabinets de conseil ; mais aussi prestataires de services de confiance tels que les tiers archiveurs.

Autant d’éléments qui devraient permettre aux organisations de basculer progressivement dans l’ère du numérique. Cette tendance est d’ailleurs confirmée par les organisations interrogées elles-mêmes. Elles évoquent en effet que 78% de l’ensemble de leurs documents et courriers entrants sera dématérialisé en 2010 contre 43% en 2008. De même, elles avancent de nombreux bénéfices tangibles qui devraient favoriser cet essor : meilleure traçabilité, gain de temps, amélioration du partage de l’information, réduction des coûts, optimisation du stockage et de l’archivage… Cela laisse présager un bel avenir pour les différents acteurs qui accompagnent ces entreprises dans la conduite et la mise en oeuvre de leurs projets.

La méthodologie suivie pour réaliser cette étude repose sur des interviews auprès de 225 entreprises privées et organisations publiques basées en France.

Par ailleurs, 25 prestataires actifs sur le marché français de la dématérialisation de documents ont aussi été interrogés parmi lesquels Adobe Systems, Archimed, Ariba, Canon, DHL Global Mail, Dimo Gestion, EMC, Esker, Experian, Generix Group, Incube, Itesoft, NCR, NPAI, OPEX, Parson Consulting, Pitney Bowes Asterion,
Pixid, ReadSoft, Risys, SATI, Selisa-LADservices, STS Group, TradeCard, Xerox Global Services…

Ce communiqué porte sur l’étude publiée en avril 2008 par MARKESS International : Dématérialisation de Documents et Courriers Entrants

Cette étude a été conduite par MARKESS International avec le soutien des sociétés sponsors Athic, DHL Global Mail, Docatpost (Groupe La Poste), Itesoft et Pitney Bowes Asterion

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