Altadis Distribution France : gérer ses 45 000 factures Achats Généraux

Altadis Distribution France, leader de la distribution de proximité, issu de la division distribution de la SEITA et aujourd’hui filiale d’Imperial Tobacco, a mis en place le projet Zaragoza de refonte de la dématérialisation de ses factures, devenue obsolète et trop liée à l’ancienne activité. Conseillée par Aerow, société d’Experts ECM, Altadis Distribution France fait le choix d’outils faciles d’utilisation : ZeDOC SPOT de Bsv. Electronic Publishing pour la dématérialisation et le traitement automatique des factures, et xFlow, solution de Purchase to Pay d’un nouvel acteur de l’approbation, WMD (Workflow Management & Documentation Consulting)

Retour sur investissement dès la première année
En 4 mois à temps partiel, la solution de Lecture Automatique de Document et le workflow intégré à SAP sont mis en place par AEROW Experts ECM.
« Ce projet s’est réalisé en 3 mois de délai, avec des outils prêts à l’emploi, alors que nous aurions dû envisager des centaines de jours de charge avec d’autres solutions du marché, » témoigne Marc Wolff, fondateur associé d’AEROW Experts ECM.

« Parmi les points forts de ce projet, nous retiendrons la rapidité de prototypage, prêt trois semaines après le lancement, le respect du budget, la mobilisation de seulement deux utilisateurs clés, une personne Achat et une personne Finance, et la maîtrise du projet en interne, » explique Jean-Louis Bruneel, Responsable des Applications à la DSI d’Altadis Distribution France.

Grâce à sa simplicité d’utilisation, ZeDoc a permis d’internaliser le scanning des factures, jusque là sous-traité, un gain métier apprécié par Altadis Distribution France.

Concernant l’outil de workflow, il devait parfaitement s’intégrer avec le progiciel de gestion en place et ne pas modifier les rôles, bien établis dans SAP. De plus, Altadis Distribution France attendait des économies de maintenance, avec un outil simplifiant et accélérant la mise à jour des workflows en fonction des mouvements de personnels (absence, départ, arrivée, intérim des vérificateurs, validateurs et approbateurs de factures variables selon les imputations et les seuils de valeurs). C’est pour l’ensemble de ces critères qu’xFlow a été retenu.

Fonctionnant avec ou sans OCR, xFlow permet de construire facilement son workflow. Le comptable crée sa maquette qui peut ensuite être ajustée. Les utilisateurs peuvent se connecter par SAP, SAP web léger ou le portail SAP. Le SAPGUI permet l’intégration avec la messagerie électronique. Chacun peut désigner son remplaçant en cas d’absence. Il est possible d’envoyer plusieurs factures à la même personne, pour traitement ou pour information. Les utilisateurs peuvent également rechercher des factures en dehors de SAP, avec un accès web SAP léger.

Chez Altadis Distribution France, les factures sont scannées au siège de Vincennes, avec ZeDOC SPOT, sur un serveur bureautique local, et les fichiers .TIF, .DAT, .XML ou .PDF sont enregistrés sur le data center de Madrid et exploités par xFlow qui les intègre dans SAP. Dans ZeDoc, un vidéocodage par exception permet de contrôler le bon déroulement du scanning. Les factures avec bon de commande sont directement imputées à la commande associée. Le workflow inclut 40 personnes réparties sur 8 sites. Lorsque des écarts de prix ou de volumes sont constatés, ou s’il y a un dépassement de budget, une vérification est enclenchée et une approbation est nécessaire. Le comptable valide au final et impute les factures sur les bons centres de coûts. Trois rôles sont définis : comptable – vérificateur – approbateur.

« Nous constatons un meilleur délai dans le traitement de nos factures (2 jours maximum), avec moins d’en cours litigieux, et nous bénéficions d’un meilleur suivi de la polyvalence (absences, transferts, départs), » résume Jean-Louis Bruneel. « Le vidéocodage de ZeDoc s’est révélé efficace, il nous permet d’économiser un demi poste côté métier. Côté Informatique, nous maîtrisons la solution avec nos connaissances actuelles et en plus, elle est moins coûteuse. Désormais, notre documentation projet est aussi complète. Nous voyons déjà des possibilités d’extension sur d’autres sociétés du groupe et peut-être sur d’autres types de documents.»

« Aujourd’hui, nous avons réussi à réduire les délais moyens de règlement de nos 45 000 factures d’Achats Généraux grâce à leur surveillance et à l’identification des blocages. Les relances sont plus efficaces et nos prises de décisions plus rapides. Nous bénéficions d’une traçabilité sur l’ensemble des factures, » se félicite Pierre Mazal, Responsable comptable d’Altadis Distribution france.

WMD & AEROW Experts ECM