Almet Italia accroît l’efficacité de son processus de facturation client avec Esker

« Almet Italia émet environ 20 000 factures chaque année destinées à quelques 3 000 clients. Avant l’automatisation, les documents papier étaient gérés de manière traditionnelle : les factures étaient envoyées par courrier ordinaire et, pour les clients qui en faisaient la demande, une copie de la facture au format électronique était envoyée par mail » indique Cristiano Dondi, Responsable des systèmes d’information chez Almet Italia. « Les factures étaient imprimées dans nos locaux, puis acheminées jusqu’au bureau de poste pour être mises sous pli et envoyées. Ce processus était très coûteux dans la mesure où une personne devait s’occuper exclusivement du traitement des factures, plusieurs heures par mois. De plus, les clients se plaignaient des retards car les courriers arrivaient à destination plus de deux semaines après l’émission comptable. Face à cette situation, notre société a décidé de se doter d’une solution associant externalisation de l’envoi des factures par courrier et facturation électronique, afin de réaliser des économies en matière de temps, de coûts et de ressources humaines ».

Almet Italia dispose d’un système de gestion ad hoc capable de générer des documents comptables au format PDF. La solution recherchée devait donc automatiser l’envoi des factures clients sans avoir d’impact sur le système de gestion et d’information de l’entreprise. Le choix s’est ainsi porté sur la solution d’Esker de dématérialisation des factures clients en mode SaaS.

« Dès le début, le mode SaaS nous est apparu comme le plus intéressant car il a l’avantage de ne pas compliquer notre système d’information avec des applications finalement marginales par rapport à notre cur de métier », explique Cristiano Dondi. « La solution d’Esker nous a tout de suite semblé la plus complète. Personnellement, j’ai particulièrement apprécié le fait de pouvoir proposer à nos clients un portail personnalisé sur lequel ils peuvent visualiser et télécharger l’historique de leurs factures et modifier leurs préférences d’envoi en totale autonomie et à tout moment ».

La réorganisation du processus a été rapide et n’a eu aucune incidence sur l’activité du bureau administratif d’Almet Italia. La solution d’Esker a été facilement interfacée avec l’ERP : il a suffi que les factures soient générées au format PDF, comme c’était déjà le cas, et qu’une interface simple soit créée pour transmettre à Esker les données (adresse, numéro de fax, adresse e-mail) nécessaires à l’envoi des documents aux clients. La solution Esker d’automatisation du traitement des factures clients, alliant facturation électronique et facture papier, gère désormais intégralement et de manière automatique l’envoi des factures selon les préférences indiquées par chaque client. La plupart des clients d’Almet Italia ont accepté de recevoir uniquement une copie électronique de la facture, adhérant à l’initiative le jour même de son lancement.

« Nous craignions de nous heurter à des résistances concernant l’envoi de la seule facture électronique, condition indispensable à la réalisation des économies envisagées. Finalement, la réaction des clients a été très positive. Ils ont été nombreux à accepter de recevoir leurs factures au format électronique. Ils ont particulièrement apprécié la rapidité de l’envoi par e-mail et le portail personnalisé avec l’historique des documents. Nous avons même reçu des compliments, ce qui, à mon sens, est assez rare pour un service de facturation » ajoute Cristiano Dondi.

Grâce à la solution Esker, Almet Italia :
Automatise l’envoi de ses factures, déchargeant ainsi l’employé affecté auparavant à cette activité,
Envoie la majorité des documents au format électronique, réduisant ainsi considérablement la gestion et l’envoi de documents papier ainsi que les frais postaux associés,
Fournit à ses clients un service efficace et rapide : 75 % des clients ont déjà opté pour l’envoi du seul document électronique. En outre, même les clients qui n’ont pas choisi la nouvelle solution reçoivent leurs factures plus rapidement qu’avant.

La mise en oeuvre de la solution Esker de dématérialisation des factures clients constitue la première étape d’un processus de dématérialisation qu’Almet Italia a l’intention de poursuivre en collaboration avec Esker : « Nous réfléchissions déjà à l’automatisation des confirmations de commandes clients, un flux plus complexe impliquant une utilisation très importante du fax. En attendant, nous nous félicitons des excellents résultats atteints grâce à ce premier projet » conclut Cristiano Dondi.

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