Production et gestion documentaires : MAAF choisit Xerox Global Services
26/09/2008
Soucieux d’optimiser ses processus documentaires stratégiques pour ses activités, le groupe MAAF fait appel à XGS.
Une solution éditique offrant productivité, performance et gains financiers
La MAAF décide, en 2006, d’externaliser ses prestations d’impression et de reprographie. L’entreprise cherchait un prestataire capable de lui garantir une réduction de ses coûts, une augmentation de sa productivité et une sécurité optimale de ses documents. Pour répondre à ces objectifs, XGS propose, dans le cadre d’un contrat de 7 ans, une offre globale de gestion des documents de production. Outre l’expertise technologique, le groupe exigeait par ailleurs la prise en charge de ses collaborateurs sur la prestation concernée, un potentiel d’innovation important, un accompagnement et un conseil stratégique dans ses projets documentaires ainsi que la garantie d’un excellent niveau de service.
La plate-forme de services déployée se structure autour de trois projets :
Le passage d’une impression en continu au page à page, le renouvellement des équipements d’impression industriels et l’automatisation de la chaîne de production,
La mise en place d’un centre de reprographie sur le site Albacore à Niort au siège de la MAAF, la mutualisation des équipements et la reprise des volumes sous-traités,
L’évolution fonctionnelle de la gestion documentaire avec la réduction des coûts postaux (par le lotissement et le marquage Tempost et Siloe), la sécurisation de la production (par un contrôle d’intégrité et d’intégralité) et le pilotage de la production (par la réorganisation des processus, et par de nouveaux outils de pilotage et de suivi).
Afin de permettre aux collaborateurs d’être polyvalents et de garantir un niveau de service optimum, XGS réorganise l’équipe dédiée à la production documentaire. Ainsi, 11 collaborateurs de la MAAF et 4 responsables Xerox (un responsable de centre opérationnel et trois responsables de production) sont affectés aux prestations d’impression.
Cette solution permet au groupe de réaliser des économies à hauteur de 550 000 euros par an depuis 2006, grâce notamment à la diminution significative de la consommation d’énergie et de consommables. La prestation XGS offre également à la MAAF une production sécurisée, une prise en compte de l’évolution de ses besoins grâce à l’apport des nouvelles technologies Xerox et une optimisation de ses processus de production documentaire. De plus, en choisissant d’externaliser cette activité, la MAAF a pu se recentrer sur son cœur de métier.
Une offre de dématérialisation des courriers entrants
Lors d’un comité de pilotage sur la prestation éditique en place, la MAAF informe XGS qu’un projet de GED est également à l’étude, afin de traiter les courriers entrants de ses sociétaires et de ses agences commerciales. Dans le cadre de ce second projet, le groupe souhaitait acquérir une parfaite maîtrise des coûts, une souplesse et une efficacité accrue ainsi qu’une sécurisation renforcée du traitement de ses courriers. XGS propose alors d’implémenter sa solution de gestion des processus et supports de la relation client, une offre de dématérialisation éprouvée auprès de nombreux clients. Pour en convaincre la MAAF et offrir une vision concrète de son expertise, XGS organise alors une visite sur un site client. Expérience réussie puisqu’XGS est retenu pour la pertinence et l’adéquation de son offre dans le cadre d’une prestation de 5,5 ans.
Une partie du site Albacore est alors alloué au déploiement de la solution de dématérialisation et le site XGS de Lannion est retenu pour l’activation du Plan de Continuité d’Activités. Le traitement quotidien comprend la prise en charge, la réception des plis, le tri par grandes familles, la préparation et la numérisation d’une partie des courriers ainsi que de 3 types de formulaires MAAF lesquels sont indexés.
L’ensemble des flux documentaires transite par le data center d’XGS afin de garantir une sécurisation optimale des données. Deux tests grandeurs nature sont prévus sur le site de production de Lannion pour confirmer sa capacité à gérer la chaine complète de flux et s’adapter aux variations de volume en cas de difficultés ponctuelles sur le site Albacore.
Au total, 23 collaborateurs XGS à temps plein sont dédiés à cette prestation sur le site dont 1 chef de centre opérationnel, 2 responsables de production et 20 opérateurs en charge du tri, de la préparation, de la numérisation et de l’indexation des courriers.
La solution XGS garantit la sécurisation du traitement des courriers, en évitant la perte ou les erreurs de tri des documents papier. Avec l’implémentation de cette solution, XGS se fixe pour objectif d’offrir à la MAAF des gains de productivité tout au long du contrat atteignant 13 000 euros en 2008, 40 000 euros en 2009, 66 000 euros en 2010.
« Nous sommes très satisfaits des solutions implémentées par XGS. L’externalisation et la gestion de notre production documentaire nous offrent des gains de productivité et des réductions de coûts significatives », déclare Bernard MEHOUAS
« Nous apprécions tout particulièrement la disponibilité et l’écoute d’XGS. La visite d’un site de production pour un acteur majeur des télécommunications en France nous a permis de mieux appréhender le niveau de la prestation et a parfaitement illustré les objectifs que nous avions fixés. »
A propos de Xerox Global Services
Xerox Global Services, l’une des trois principales entités du groupe Xerox, propose une gamme complète de services de conseil, d’intégration de systèmes et de gestion externalisée des documents. XGS travaille en collaboration avec ses clients pour optimiser leurs processus à forte composante documentaire tels que le traitement des courriers clients et des factures, la gestion des documents de formation et des dossiers clients. N°1 mondial des services documentaires, Xerox Global Services accompagne ses clients dans l’optimisation des processus métier et la réduction significative des coûts. XGS intervient dans tous les secteurs d’activités, quelle que soit la taille des entreprises.
A propos de Xerox Europe
Xerox Europe, filiale européenne de Xerox Corporation, commercialise une gamme complète de produits, solutions et services, ainsi que les consommables, matériels et logiciels associés. Ces offres s’articulent autour de trois axes : l’impression bureautique petits et grands volumes, l’impression de production et les environnements arts graphiques, et les services incluant le conseil, la conception et la gestion des systèmes documentaires jusqu’aux solutions d’externalisation complètes.
Xerox Europe possède également des unités assurant la production et la logistique en Irlande, au Royaume-Uni et aux Pays-Bas, ainsi qu’un centre de recherche et de développement (Xerox Research Centre Europe) à Grenoble.
www.xerox.fr
XEROX® est une marque de Xerox Corporation. Toutes les autres marques ou noms de produits cités non Xerox sont les marques ou les marques déposées de leurs propriétaires respectifs.
A propos du Groupe MAAF
MAAF propose à près de 3,8 millions de sociétaires et clients des solutions globales en assurances (auto, habitation, santé, assurance vie, risques professionnels…) et des services à forte valeur ajoutée (assistance, crédits…) avec le souci permanent d’être la référence qualité prix.
Pour répondre aux besoins de nos sociétaires dans les meilleures conditions de satisfaction, MAAF se positionne comme la référence du marché en termes d’efficacité, de compétitivité et d’innovation.
MAAF, c’est plus de 6 800 salariés au service des clients : 3,8 millions de sociétaires et clients, 3,7 millions de véhicules assurés, 2,4 millions de contrats multirisque habitation et 1 million de bénéficiaires santé.
www.maaf.fr