Le nouveau rôle du CFO

L’optimisation des achats est désormais un facteur clé de succès de l’optimisation des processus financiers. Directions des achats et directions financières doivent ainsi collaborer plus largement pour relever les défis de la transformation numérique des entreprises.

Sans forcément casser les silos organisationnels, la transformation digitale des entreprises impose une plus forte collaboration entre les différents métiers pour favoriser la création de valeur et l’innovation. Représentant l’un des processus les plus transverses au sein des entreprises, les achats illustrent parfaitement cette nécessaire évolution des relations entre les fonctions stratégiques des organisations. La performance achats est aujourd’hui mieux valorisée que jamais auprès de la direction financière, et le DAF s’implique davantage dans les décisions liées aux achats, notamment en ce qui concerne la numérisation de la fonction achats.

Valorisation de la performance achats

Dans le contexte économique actuel où l’augmentation du chiffre d’affaires représente un véritable challenge pour les entreprises, la maîtrise des dépenses semble s’imposer comme une source majeure d’amélioration de la rentabilité. Le Procure-to-Pay (P2P), processus d'approvisionnement complet qui englobe toute la chaîne d’achat depuis la commande jusqu'au règlement, représente désormais un enjeu stratégique et un nouveau levier d’efficacité des entreprises.

Le Procure-to-Pay est d’autant plus stratégique et efficace que la fonction achats s’est digitalisée. De nouvelles solutions technologiques P2P SaaS ergonomiques et simples à mettre en œuvre se sont en effet développées ces dernières années. Elles constituent désormais un axe majeur pour atteindre les objectifs de maîtrise des dépenses : anticiper les dépenses pour les piloter et prévoir les décaissements, massifier les dépenses, gérer son panel fournisseurs et améliorer la productivité.

Grâce à la nouvelle génération de plateformes P2P et à la mise en place effective d’un véritable SI Achats qui intègre le fournisseur à 360°, le Directeur des Achats peut mieux valoriser ses performances qu’auparavant. Il peut désormais partager plus facilement et rapidement les informations nécessaires au DAF, qui obtient plus de visibilité sur les économies achats réalisées et envisage une collaboration étendue pour optimiser les performances de son organisation.

Le nouveau rôle du DAF

Le DAF n’est plus un simple contrôleur de coûts, mais bien un architecte de création de valeur au sein de son organisation. Les modèles traditionnels sont affectés par la digitalisation et le DAF évolue en conséquence, en quête de systèmes financiers plus agiles. En outre, les nombreuses contraintes réglementaires qui pèsent sur la Finance nécessitent de mettre en œuvre des outils et procédures qui facilitent leur métier.

Selon un récent livre blanc Future of Finance édité par Deloitte, présentant un panorama des innovations pour les directions financières, la réussite des projets P2P repose non seulement sur le choix d’outils adaptés au contexte de l’entreprise, mais également à la capacité à conduire les projets comme des projets de transformation et d’acculturation à la maîtrise des dépenses au sein de l’organisation. Le P2P permet ainsi de partager plus facilement et rapidement les informations dont le DAF a besoin pour piloter efficacement son P&L.

Rien d’étonnant alors à ce que le DAF soit de plus en plus impliqué dans les décisions qui concernent les Achats. Par exemple en France, le DAF se retrouve désormais une fois sur deux à la table des négociations lorsque qu’une organisation initie un appel d’offres pour mettre en œuvre une plateforme P2P, alors qu’auparavant il n’était que très rarement présent.

Le Procure-to-Pay, source de valeur

Les organisations ne voient plus la fonction Achats comme une simple façon de faire des économies mais comme un processus complet, qui intègre une gouvernance, une politique Achats, des règles de sécurité, des négociations fournisseurs, etc. La transformation du processus Achats peut également permettre d’appuyer des initiatives réglementaires nécessaires au niveau de l’organisation.

Le contrôle des dépenses est ainsi réellement devenu un impératif stratégique des organisations, qui doivent fédérer la Finance et les Achats pour bénéficier de tous les leviers d’optimisation des coûts et de gestion des risques et fluidifier les processus internes. En effet, une suite Procure-to-Pay a pour vertu de générer des gains très importants que ni les solutions d’e-Procurement d’un côté (achats sur catalogues principalement), ni les solutions de dématérialisation de factures de l’autre n’ont pu générer.

Si les projets de Procure-to-Pay peuvent apporter des améliorations substantielles à la maîtrise des dépenses et à la productivité des équipes, la conduite du projet reste primordiale pour concrétiser les gains. Il est notamment nécessaire de contrôler les enjeux clés du processus : l’engagement des dépenses a priori, l’application de contrats et tarifs négociés, le suivi des engagements et le contrôle budgétaire, le contrôle de la relation fournisseurs, l’automatisation des écritures comptables, l’industrialisation du traitement des factures fournisseurs ou encore la maîtrise des délais de règlement fournisseurs.
Il est primordial de générer de la valeur pour tous, y compris les clients internes qui doivent couvrir leurs besoins rapidement, dans le respect de leurs budgets. Tous les acteurs de la chaîne P2P (approvisionneurs, assistantes, managers, acheteur, etc.) doivent être en mesure de partager des informations communes au sein d’une plateforme unique, disposant d’accès en mobilité, et connectée aux systèmes de gestion Financière (ERP).

En intégrant la puissance du cloud et une coopération renforcée entre les fonctions stratégiques, le Procure-to-Pay devient une véritable source de visibilité et de performances améliorées pour les achats, de gain en efficacité et en productivité pour la finance, avec à a clé, des économies pour toute l’entreprise.

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