Avec la mise en place de la solution EDC Fast Contrat, le cabinet de gestion immobilière Moison, devient l’un des premiers acteurs français du secteur à déployer la signature électronique de baux sous seing privé pour les personnes physiques. Mise au point par la société DPii Télécom & Services, EDC Fast contrat permet notamment la prise en compte de multiples signatures électroniques tout en garantissant la non répudiation des contrats signés. Des atouts majeurs pour un secteur où la prise en compte des locataires et garants démultiplient les démarches et où l’aspect juridique est particulièrement important.

Créé en 1925, le cabinet présent à Nantes et Paris développe depuis près d’un siècle son expertise de gestion immobilière, plusieurs milliers de lots d’habitation et baux commerciaux représentant un milliard d’actifs. En 2015, face à des processus chronophages et lourds, le cabinet décide de s’équiper d’une solution de signature électronique pour ses baux. En effet, la gestion des contrats de location est problématique et génère :
- de trop nombreuses impressions (près de 30 000 photocopies/ an) et envois,
- de longs délais face à l’éloignement géographique de certains garants, le cabinet peut être amené à repousser des dates d’entrées pour être juridiquement stable,
- de nombreuses manipulations de documents, risque d’erreurs ou de pertes, entre leur scan et leur archivage physique,
- Etc...

Signatures multiples et conformité juridique grâce à EDC Fast Contrat

Début 2015, Effi’connect spécialiste des solutions de collaboration à distance accompagne le cabinet MOISON dans le choix et la mise en place d’une solution de signature électronique. L’entreprise a souhaité intégrer un outil garantissant juridiquement la non répudiation des baux et permettant les signatures multiples (locataires et garants).
EDC Fast Contrat, développé par le français DPii Télécom & Services est rapidement proposé par Effi’connect, et remporte l’adhésion du Cabinet.

« Au moment du choix de la solution, nous avons particulièrement apprécié la capacité de la société DPii Télécom & Services à cerner nos besoins même les plus complexes. Il nous fallait une solution complète : de la dématérialisation de la signature à l’archivage des contrats. DPii a pu satisfaire avec succès toutes nos demandes : prise en compte de signatures multiples à valeur probante, horodatage de celles-ci, traçabilité, sécurisation des données, archivage, etc., ils ont apporté une réponse adaptée à chacune de nos problématiques. » déclare Pierre Morin, gestionnaire associé au sein du Cabinet Moison.
Après une période d’audit, il aura fallu seulement quelques jours pour mettre en place EDC Fast Contrat. Aujourd’hui la signature électronique s’organise autour de 2 cas de figure selon que la signature a lieu au cabinet ou à distance.

La signature électronique se traduit par l’attribution via SMS d’une clé numérique

Lorsque le locataire, ainsi que ses garants peuvent se présenter au sein du cabinet MOISON la signature est réalisée, à l’aide d’un stylet et d’une tablette, lors du rendez-vous.
Concernant la signature à distance : il suffit de se connecter à la plateforme EDC Fast Contrat et de le signer électroniquement via l’attribution d’une clé numérique reçue par SMS. Concrètement afin d’obtenir le consentement volontaire de l’interlocuteur et de contrôler son identité, la solution envoie au destinataire un SMS après le téléchargement du contrat, pour obtenir le code de sa signature personnelle.

Dans les deux cas, après signature du locataire et/ou garant, la solution horodate puis contre-signe le contrat tandis qu’un accusé de réception et de contre-signature sont renvoyés à l’émetteur.
Le contrat est ensuite stocké dans un coffre-fort électronique. La pérennité des documents est ainsi conservée. DPii assure également une traçabilité complète du cycle de vie du contrat ainsi qu’une totale intégration dans le système d’information du cabinet Moison.

« Il est intéressant de noter que de nouveaux secteurs comme celui de l’immobilier, commencent à s’intéresser à la signature électronique. Il est important de noter qu’aujourd’hui l’utilisation d’une signature électronique présumée fiable a une valeur probante supérieure à celle d’une signature manuscrite. Economie de temps, d’argent, respect des normes juridiques, respect de l’environnement, meilleure sécurisation des données, archivage légal et pérennité des documents … les gains sont multiples et le ROI particulièrement rapide si l’on se penche sur le sujet, il ne faut plus hésiter ! De plus, en utilisant une solution de dématérialisation, les utilisateurs disposent d’un faisceau de preuves non contestables en cas d’éventuel contrôle ou recours » souligne Pierre Patuel, co-fondateur de DPii Télécom & Services.

A propos de DPii Télécom & Services :
Créée en 1986, la société française DPii Télécom & Services propose une gamme complète de solutions dédiées aux projets sécurisés de dématérialisation entrante et sortante, d’archivage et de télécommunications. La société est à l’origine de la gamme de solution DPii EDC, logiciel sécurisé et simple d’utilisation qui répond à tous les besoins de dématérialisation automatisée à travers différents modules. Proposé en mode SaaS, DPii EDC permet également l’horodatage, la signature, la traçabilité, l’archivage légal ou le coffre-fort électronique. La qualité des solutions et services proposés par DPii Télécom & Services s’appuient sur de nombreuses certifications légales pour la France et l’international (ISO 9001:2008, IHEDN - Institut des Hautes Etudes de la Défense Nationale -, membre de la FNTC, solution labellisée GS1, etc.).

L’entreprise bénéficie d’un rayonnement international avec des clients présents en Europe, en Afrique et aux Etats-Unis. Aujourd’hui plus de 500 entreprises lui font confiance, ainsi qu’à ses partenaires distributeurs, dont : LAGRANGE VOYAGES, YAMAHA, LABORATOIRE CERBA, MILER, TITANOBEL, EXPRESS MAREE, GFA CARAIBES, SICLI, BONFIGLIOLI, etc
www.dpii-telecom.com/

A propos du Cabinet Moison
Installé depuis 1925 à Nantes et 2010 à Paris, le Cabinet Moison propose son expertise de la gestion immobilière. Les pôles d’activités du cabinet concernent l’administration de biens, la gestion immobilière externalisée pour laquelle elle a remporté un prix d’innovation et la gestion des baux commerciaux pour le compte de Bailleur ou pour des grandes enseignes ; des banques, des enseignes d’habillement, alimentaire ou autres.
www.gestion-immobiliere-moison.com/

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