Les deux termes, délais et moyens sont relégués au second plan. Aussi, il ne devient pas rare et ce dans tous types d’entreprises grands comptes et PME de constater des dérives qui ont pour conséquence d’allonger les délais de paiement et d’obérer les trésoreries immédiates.
Une des actions à mener pour améliorer ces perversités, est d’engager une opération de transformation des moyens de paiements traditionnels (chèque et traite retournée à l’acceptation) en LCR électronique directe en banque en évitant de se faire dicter par le client le délai de paiement.
Règle d’or :
« En matière de gestion des comptes clients, il ne faut jamais laisser la maîtrise du moyen de paiement au client partenaire–débiteur. »
Modalités de fonctionnement :
Comme d’habitude, la procédure de facturation est sans changement :
Le fournisseur créancier envoie ou remet au client débiteur (dans le cas de vente en laissé sur place), la facture ou le relevé mensuel de facturation.
Le fournisseur créancier envoie à son banquier un fichier électronique comprenant l’intégralité des traites directes.
Le banquier du fournisseur créancier ventile les TD par banque et échéance, et transmet les données à chaque banquier des clients débiteurs.
En parallèle, le fournisseur créancier peut adresser à ses client un relevé des factures à payer lors de l’échéance à venir.
Le banquier du client débiteur se charge d’adresser à son client, avant chaque échéance (10 à 15 jours avant), un relevé détaillé, en deux exemplaires, des lettres de Change (LCR) tirées sur le client. De ce fait, le client n’aura plus à aviser son banquier de ses échéances.
Il suffit alors au client de retourner à son banquier, avant la date limite, l’un des exemplaires revêtu de son acceptation ou de son refus de paiement, partiel ou total.
Une fois la LCR magnétique honorée, le relevé précité constituera la preuve du règlement et équivaut à l’acquit des lettres de change ou LCR papier.
Avantages de la LCR magnétique directe en banque :
Pour le fournisseur-créancier :
- Maîtrise du déclenchement du règlement à l’échéance
- Meilleur respect des conditions de paiement négociées
- Réduction des retards de règlement donc de l’encours
- Amélioration du relationnel client par la suppression de la relance
- Réduction du coût global de traitement des moyens de paiement
- Réduction d’échanges de supports papier donc sécurisation des règlements par des moyens de transmission interbancaires
- Prévisions de trésorerie plus fiables
- Automatisation du lettrage des comptes clients
- Rapidité de mise à jour des limites de crédit entraînant une augmentation des capacité de nouveaux engagements
- Fluidité et régularité accrue du cycle de vente
Pour le client-débiteur :
- Gain de temps
- Suppression des signatures pour acceptation des traites papier
- Suppression de la transmission des avis de domiciliation au banquier
- Réduction des coûts administratifs de gestion des modes de règlement traditionnel
- Souplesse et flexibilité
- Faculté de refuser ou modifier le montant de la LCR magnétique en cas de désaccord ou de
litige
- Outils d’amélioration dans la gestion et prévision de la trésorerie
- Tranquillité d’esprit
- Aucune opération possible sans accord préalable formalisé du client
- Modification du moyen de règlement des transactions sans remise en cause des termes de
paiement préalablement négociés
- Risques de fraude ou de détournement sont limités et réduits
- Anticipation vis-à-vis de la taxation des chèques
Inconvénients de la LCR magnétique direct en banque :
Pour le fournisseur-créancier :
- Vaincre les habitudes et mauvais réflexes pris par les clients depuis une longue période
Pour le client-débiteur :
- Frein psychologique :
- Crainte de ne pas pouvoir maîtriser la chaîne de règlement des factures fournisseurs et de
se voir imposer un moyen de paiement
- Gestion de trésorerie :
- Manque de flexibilité dans la gestion courante de la trésorerie : en cas de tension
passagère, en cas de gestion de comptes multiples
Mode opératoire Triade pour la réalisation du projet de transformation :
- Etude préalable de faisabilité avec les services et partenaires concernés : informatique, comptabilité, banquier, direction commerciale et financière.
- Détermination de la cible clients concernée, mise au point du plan de communication : argumentaire…, fixation d’objectifs à la force de vente et service relance, ADV, (envisager un budget d’un plan d’intéressement).
- Recueillir l’adhésion de l’ensemble des acteurs du cycle de vente à la transformation du mode de règlement (force de vente, ADV, comptables…).
- Démarrage du plan de communication envers l’ensemble des clients existants ciblés (voir les outils : lettres, argumentaires …).
- Présentation systématique des nouvelles conditions aux niveaux clients sélectionnés.
- Suivi rigoureux de la saisie des références bancaires afin d’éviter tout dysfonctionnement de mise en route.
- Suivi régulier de l’avancement du projet et de la réalisation des objectifs.
- Relance régulière du plan de communication (3-4 fois par an), ouverture du projet à de nouveaux clients.
CONCLUSION
Ce plan de transformation doit se réaliser en collaboration et participation transversale , en associant toutes les parties prenantes et en se faisant accompagner selon la phase ou les étapes de réalisation , par un cabinet extérieur qui viendra « crédibiliser » cette opération, la coordonner, mesurer les résultats et l’adapter .
Cet aménagement va conduire a des améliorations sur plusieurs plans : réduction des coûts financiers et administratifs, productivité du service client accrue et disponible pour les tâches à valeur ajoutée, meilleure maîtrise de la gestion du poste clients et rentabilité de l’organisation à la clé.
Georges-Paul Grigliatti
Associé Triade Consulting
Une des actions à mener pour améliorer ces perversités, est d’engager une opération de transformation des moyens de paiements traditionnels (chèque et traite retournée à l’acceptation) en LCR électronique directe en banque en évitant de se faire dicter par le client le délai de paiement.
Règle d’or :
« En matière de gestion des comptes clients, il ne faut jamais laisser la maîtrise du moyen de paiement au client partenaire–débiteur. »
Modalités de fonctionnement :
Comme d’habitude, la procédure de facturation est sans changement :
Le fournisseur créancier envoie ou remet au client débiteur (dans le cas de vente en laissé sur place), la facture ou le relevé mensuel de facturation.
Le fournisseur créancier envoie à son banquier un fichier électronique comprenant l’intégralité des traites directes.
Le banquier du fournisseur créancier ventile les TD par banque et échéance, et transmet les données à chaque banquier des clients débiteurs.
En parallèle, le fournisseur créancier peut adresser à ses client un relevé des factures à payer lors de l’échéance à venir.
Le banquier du client débiteur se charge d’adresser à son client, avant chaque échéance (10 à 15 jours avant), un relevé détaillé, en deux exemplaires, des lettres de Change (LCR) tirées sur le client. De ce fait, le client n’aura plus à aviser son banquier de ses échéances.
Il suffit alors au client de retourner à son banquier, avant la date limite, l’un des exemplaires revêtu de son acceptation ou de son refus de paiement, partiel ou total.
Une fois la LCR magnétique honorée, le relevé précité constituera la preuve du règlement et équivaut à l’acquit des lettres de change ou LCR papier.
Avantages de la LCR magnétique directe en banque :
Pour le fournisseur-créancier :
- Maîtrise du déclenchement du règlement à l’échéance
- Meilleur respect des conditions de paiement négociées
- Réduction des retards de règlement donc de l’encours
- Amélioration du relationnel client par la suppression de la relance
- Réduction du coût global de traitement des moyens de paiement
- Réduction d’échanges de supports papier donc sécurisation des règlements par des moyens de transmission interbancaires
- Prévisions de trésorerie plus fiables
- Automatisation du lettrage des comptes clients
- Rapidité de mise à jour des limites de crédit entraînant une augmentation des capacité de nouveaux engagements
- Fluidité et régularité accrue du cycle de vente
Pour le client-débiteur :
- Gain de temps
- Suppression des signatures pour acceptation des traites papier
- Suppression de la transmission des avis de domiciliation au banquier
- Réduction des coûts administratifs de gestion des modes de règlement traditionnel
- Souplesse et flexibilité
- Faculté de refuser ou modifier le montant de la LCR magnétique en cas de désaccord ou de
litige
- Outils d’amélioration dans la gestion et prévision de la trésorerie
- Tranquillité d’esprit
- Aucune opération possible sans accord préalable formalisé du client
- Modification du moyen de règlement des transactions sans remise en cause des termes de
paiement préalablement négociés
- Risques de fraude ou de détournement sont limités et réduits
- Anticipation vis-à-vis de la taxation des chèques
Inconvénients de la LCR magnétique direct en banque :
Pour le fournisseur-créancier :
- Vaincre les habitudes et mauvais réflexes pris par les clients depuis une longue période
Pour le client-débiteur :
- Frein psychologique :
- Crainte de ne pas pouvoir maîtriser la chaîne de règlement des factures fournisseurs et de
se voir imposer un moyen de paiement
- Gestion de trésorerie :
- Manque de flexibilité dans la gestion courante de la trésorerie : en cas de tension
passagère, en cas de gestion de comptes multiples
Mode opératoire Triade pour la réalisation du projet de transformation :
- Etude préalable de faisabilité avec les services et partenaires concernés : informatique, comptabilité, banquier, direction commerciale et financière.
- Détermination de la cible clients concernée, mise au point du plan de communication : argumentaire…, fixation d’objectifs à la force de vente et service relance, ADV, (envisager un budget d’un plan d’intéressement).
- Recueillir l’adhésion de l’ensemble des acteurs du cycle de vente à la transformation du mode de règlement (force de vente, ADV, comptables…).
- Démarrage du plan de communication envers l’ensemble des clients existants ciblés (voir les outils : lettres, argumentaires …).
- Présentation systématique des nouvelles conditions aux niveaux clients sélectionnés.
- Suivi rigoureux de la saisie des références bancaires afin d’éviter tout dysfonctionnement de mise en route.
- Suivi régulier de l’avancement du projet et de la réalisation des objectifs.
- Relance régulière du plan de communication (3-4 fois par an), ouverture du projet à de nouveaux clients.
CONCLUSION
Ce plan de transformation doit se réaliser en collaboration et participation transversale , en associant toutes les parties prenantes et en se faisant accompagner selon la phase ou les étapes de réalisation , par un cabinet extérieur qui viendra « crédibiliser » cette opération, la coordonner, mesurer les résultats et l’adapter .
Cet aménagement va conduire a des améliorations sur plusieurs plans : réduction des coûts financiers et administratifs, productivité du service client accrue et disponible pour les tâches à valeur ajoutée, meilleure maîtrise de la gestion du poste clients et rentabilité de l’organisation à la clé.
Georges-Paul Grigliatti
Associé Triade Consulting