Les retards de paiement constituent pour toute entreprise une problématique complexe :
La trésorerie de l'entreprise est obérée avec son lot de conséquences classiques: frais financiers, difficultés à honorer les échéances …
Nécessité de mettre en place des équipes formées et des outils performants pour effectuer des relances efficaces et régulières.

Une solution : la gestion externalisée de l'acte de relance.

De pratique largement plus répandue qu'on ne le pense, l'externalisation de nombreuses fonctions de l'entreprise s'adresse désormais aux PME voire aux TPE.
La gestion externe de la comptabilité, de la fiscalité et du juridique, des paies et du social, de la formation, de la maintenance de l'équipement et de l'entretien, de la logistique … sont parfaitement adoptés par nombres d'entreprises et font partie de leur stratégie normale. L'externalisation offre de nombreux atouts :

Spécialisation:
L'accomplissement de la tâche est confié à un partenaire hautement qualifié dans son domaine qui offre le plus haut niveau d'expertise en la matière. Le partenaire suit en permanence l'évolution de son métier et de sa technologie afin de maintenir ce très haut niveau d'expertise. En interne, cette course régulière à la connaissance est onéreuse et compliquée.
Le partenaire enrichi ses compétences en permanence lors de chaque nouvelle mission qui lui est confiée. Il fait alors bénéficier ses clients de chaque novation, il partage son expérience.

Optimisation des dépenses:
L’avantage indéniable de l’externalisation est la souplesse : le volume traité par la partenaire fluctue en fonction des variations de l’activité de l’entreprise.
La réduction des coûts n'est donc pas l'unique paramètre de l'externalisation qui transforme aussi les charges fixes de l'entreprise en charges qui varient en fonction des besoins.
Important: Externaliser la relance ne signifie pas la sous-traiter: le choix du partenaire ne se fait pas uniquement sur la notion de coût. Les facteurs de réactivité, d'écoute, de compréhension des enjeux, du niveau de qualité de la prestation ne doivent pas être négligé pour autant.

Résultats:
Les résultats se mesurent en terme de coût mais aussi de qualité : L'entreprise bénéficie du savoir-faire de son partenaire pour augmenter son efficience dans le domaine qui est externalisé.

Transfert de compétences & partenariat :
L'externalisation conduit l'entreprise à créer puis entretenir des relations durables avec leurs partenaires. Ce partenariat offre une réelle opportunité pour l'entreprise.
Tout d'abord, cela nécessite une parfaite coopération avec le ou les collaborateurs qui seront les liens réguliers avec le partenaire. Les employés de l'entreprise ne doivent pas considérer le partenaire comme un concurrent ou un désaveux de leur capacité à gérer les dossiers, mais au contraire, il s'agit d'une nouvelle organisation, et doivent saisir l'opportunité de s'enrichir de ce contact avec un spécialiste.
Cet accès direct et permanent aux conseils, avis et nouveaux modes de travail est aussi un formidable accélérateur de changement pour l'entreprise.


Une gestion externalisée de la relance :
quels bénéfices pour l'entreprise ?

Conservation et amélioration des relations commerciales:
Une relance correctement effectuée n'a jamais brisé ou dégradé une relation commerciale, au contraire : votre client est satisfait de vos produits ou de vos prestations, il respectera une action relance professionnelle qui donne une image de rigueur, de suivi des affaires, d'organisation.
La relance permet de remonter rapidement d'éventuels litiges, de transmettre des documents, de dialoguer avec vos clients.
En toute circonstance, le partenaire adopte un comportement empreint d'éthique et de respect des relations commerciales.
La relance participe au processus d'image de l’entreprise

Transparence:
Vos clients sont contactés, en votre nom, suivant des scénarii préalablement définis. Le partenaire dialogue tout comme le ferait votre propre service en interne. Mais au lieu d'être dans vos murs, il se localise dans une autre ville ou un autre département. L'objectif d'un appel est triple:

Amélioration de sa trésorerie par une réduction du poste clients:
Les délais de règlement de vos clients se rapprochent des délais consentis lors de la facturation. La réduction des retards s'accompagne mécaniquement de rentrées de trésorerie.

Les bénéfices de la gestion externalisée des relances sont visibles et mesurables:
Les résultats de l'externalisation de certaines fonctions ne sont pas toujours faciles à quantifier. Un travail de relance efficace se traduit automatiquement par une réduction des retards anciens et un meilleur respect des échéances ….La réduction des retards et l'amélioration de la trésorerie sont les véritables indicateurs de résultat.

Meilleure connaissance des motifs de non-règlements des factures:
L'entreprise connaît-elle les motifs de retard dans le règlement des factures émises ? Sait elle valoriser en nombre et en valeur chaque motif ?
La synthèse des contacts réguliers avec les clients permet de fournir des informations riches sur les dysfonctionnements les faiblesses de l'entreprise.
La relance participe au processus qualité de votre entreprise.

L’utilisation d’un applicatif dédié au suivi des comptes clients (Collectys par exemple) optimise l’efficacité de la gestion externalisée de la relance
Un outil performant permettant de suivre toutes les étapes de la vie d’une facture est un atout stratégique pour améliorer la rentabilité de l’entreprise ainsi que la qualité de son chiffre d’affaires.
Lorsque l’applicatif mis en place est identique dans l’entreprise et chez le partenaire chargé de la relance, la communication devient alors plus fluide et rapide.

La gestion externalisée de la relance une solution efficace, à étudier sérieusement.


Michel Guinot
Associé
Cabinet Triade