À l'origine, le traitement du courrier était effectué de façon manuelle et géré sous une application informatique vieillissante. La DCSP a donc décidé de s'équiper d'une solution de dématérialisation, d'enregistrement et d'indexation du courrier couplée à un processus de traitement collaboratif, pour assurer la validation et le suivi des tâches par plusieurs agents. Cette démarche visait à obtenir une vision rapide et globale de l'état du traitement des correspondances. Par ailleurs, un module d'archivage des messages de commandement devait permettre de conserver l'historique des actions effectuées lors des remontées d'informations. Elise s'est vite imposée comme la solution la plus exhaustive et la plus adaptée aux besoins de la DCSP.
Afin de faciliter la mise en oeuvre de la solution, les utilisateurs finaux ont participé à l'expression des besoins et à la validation des différentes maquettes d'Elise. Cette démarche, associée à un accompagnement continu de l'équipe d'Archimed, a permis aux utilisateurs de s'approprier très rapidement la solution. Un soin particulier a été apporté à la simplification des processus de numérisation, notamment dans toute la partie « LAD » : analyse des images, détection des codes barres, reconnaissance des caractères. En outre, l'enrichissement et la personnalisation des critères de classement et de recherche ont permis à chaque fonctionnaire une gestion beaucoup plus fine et rapide de son courrier. L'application Elise a été immédiatement adoptée par tous les collaborateurs grâce au confort qu'elle apportait dans leur travail quotidien.
La mise en oeuvre de l'application Noesys s'est déroulée conjointement aux formations du personnel sur Elise, permettant ainsi aux utilisateurs de se familiariser aussitôt avec le portail collaboratif de gestion de contenus. L'objectif de la DCSP, était d'éviter le classement papier et de généraliser le principe de l'archivage numérisé via un système cohérent pour l'ensemble des documents émis. L'intégration de Noesys a immédiatement facilité la recherche des informations grâce à une indexation « full text » et un classement thématique et centralisé des documents sur une plate-forme Intranet, en tenant compte des droits d'accès aux informations et du respect de la confidentialité.
De plus, le transfert de compétences effectué par l'équipe d'Archimed vers les fonctionnaires chargés de l'administration de Noesys et Elise permet désormais à la DCSP d'adapter les logiciels en fonction des besoins qui évoluent, de sécuriser les données au quotidien et ce, en totale autonomie.
« La plus grande valeur ajoutée de ces deux solutions réside dans la souplesse d'accès à l'information. Cette disponibilité immédiate et pertinente à l'information a d'ailleurs modifié le comportement des utilisateurs finaux, qui privilégient dorénavant la recherche de documents à travers l'outil de GED. De plus, la mutualisation de l'information permet aux collaborateurs non directement concernés d'en avoir connaissance. Ce partage s'avère particulièrement utile en cas d'absence d'une personne. », déclare Philippe Saunier, directeur informatique de le DCSP.
Rappelons qu'Archimed équipe également, au sein du ministère de l'intérieur, la DAPN (Direction de l'Administration de la Police Nationale) en lien avec le SPHP (Service de Protection des Hautes Personnalités) et l'IGPN (Inspection Générale de la Police Nationale). Le projet est mis en place sous le contrôle du STSI (Service des Technologies de la Sécurité Intérieure). Archimed équipe également en région la DDSP59 (Direction Départementale de la Sécurité Publique du Nord). Par ailleurs, les préfectures de l'Aude et de la Mayenne ont récemment intégré Elise pour la gestion de leur courrier.
« En mettant en place avec succès des outils tels qu'Elise au Ministère de l'Intérieur, Archimed fait preuve de son expérience et de son implication dans le processus de modernisation de l'Etat. Le retour d'expérience client sur des projets tels que celui de la DCSP démontre l'efficacité et le pragmatisme de nos solutions», conclut Olivier Walbecq, Directeur Général d' Archimed.
Afin de faciliter la mise en oeuvre de la solution, les utilisateurs finaux ont participé à l'expression des besoins et à la validation des différentes maquettes d'Elise. Cette démarche, associée à un accompagnement continu de l'équipe d'Archimed, a permis aux utilisateurs de s'approprier très rapidement la solution. Un soin particulier a été apporté à la simplification des processus de numérisation, notamment dans toute la partie « LAD » : analyse des images, détection des codes barres, reconnaissance des caractères. En outre, l'enrichissement et la personnalisation des critères de classement et de recherche ont permis à chaque fonctionnaire une gestion beaucoup plus fine et rapide de son courrier. L'application Elise a été immédiatement adoptée par tous les collaborateurs grâce au confort qu'elle apportait dans leur travail quotidien.
La mise en oeuvre de l'application Noesys s'est déroulée conjointement aux formations du personnel sur Elise, permettant ainsi aux utilisateurs de se familiariser aussitôt avec le portail collaboratif de gestion de contenus. L'objectif de la DCSP, était d'éviter le classement papier et de généraliser le principe de l'archivage numérisé via un système cohérent pour l'ensemble des documents émis. L'intégration de Noesys a immédiatement facilité la recherche des informations grâce à une indexation « full text » et un classement thématique et centralisé des documents sur une plate-forme Intranet, en tenant compte des droits d'accès aux informations et du respect de la confidentialité.
De plus, le transfert de compétences effectué par l'équipe d'Archimed vers les fonctionnaires chargés de l'administration de Noesys et Elise permet désormais à la DCSP d'adapter les logiciels en fonction des besoins qui évoluent, de sécuriser les données au quotidien et ce, en totale autonomie.
« La plus grande valeur ajoutée de ces deux solutions réside dans la souplesse d'accès à l'information. Cette disponibilité immédiate et pertinente à l'information a d'ailleurs modifié le comportement des utilisateurs finaux, qui privilégient dorénavant la recherche de documents à travers l'outil de GED. De plus, la mutualisation de l'information permet aux collaborateurs non directement concernés d'en avoir connaissance. Ce partage s'avère particulièrement utile en cas d'absence d'une personne. », déclare Philippe Saunier, directeur informatique de le DCSP.
Rappelons qu'Archimed équipe également, au sein du ministère de l'intérieur, la DAPN (Direction de l'Administration de la Police Nationale) en lien avec le SPHP (Service de Protection des Hautes Personnalités) et l'IGPN (Inspection Générale de la Police Nationale). Le projet est mis en place sous le contrôle du STSI (Service des Technologies de la Sécurité Intérieure). Archimed équipe également en région la DDSP59 (Direction Départementale de la Sécurité Publique du Nord). Par ailleurs, les préfectures de l'Aude et de la Mayenne ont récemment intégré Elise pour la gestion de leur courrier.
« En mettant en place avec succès des outils tels qu'Elise au Ministère de l'Intérieur, Archimed fait preuve de son expérience et de son implication dans le processus de modernisation de l'Etat. Le retour d'expérience client sur des projets tels que celui de la DCSP démontre l'efficacité et le pragmatisme de nos solutions», conclut Olivier Walbecq, Directeur Général d' Archimed.
À propos de Archimed
Archimed est éditeur et intégrateur de logiciels de gestion documentaire et de partage des connaissances pour la culture, l'enseignement, l'administration et les entreprises. Le groupe Archimed rassemble aujourd'hui 7 solutions employées par plus de 300 clients dont April Assurances, la Bibliothèque du Vatican, la Cité de la Musique, le Ministère de la défense, Armaris, Total, Dell…
Source : www.archimed.fr
Archimed est éditeur et intégrateur de logiciels de gestion documentaire et de partage des connaissances pour la culture, l'enseignement, l'administration et les entreprises. Le groupe Archimed rassemble aujourd'hui 7 solutions employées par plus de 300 clients dont April Assurances, la Bibliothèque du Vatican, la Cité de la Musique, le Ministère de la défense, Armaris, Total, Dell…
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