Constat
Jusqu'à maintenant, lorsque vous établissiez une transaction avec des clients, des partenaires ou des fournisseurs, vous utilisiez un RIB (Relevé d'Identité Bancaire). Cet identifiant de compte permettait des virements d'une banque française vers un autre établissement bancaire français. Ainsi, une base de données fournisseurs permettait d'enregistrer pour chaque société son numéro de compte et ainsi facilitait les paiements par virement.
En France, le RIB est composé d'un code banque sur 5 caractères, d'un code guichet sur 5 caractères, d'un numéro de compte et d'une clef de contrôle. Chaque pays définissait jusqu'à présent ses propres normes pour réaliser des échanges d'un compte à un autre à partir de son Domestic Account Number, appelé aussi Basic Bank Account Number (BBAN). Cette multiplication des identifiants locaux ne facilitait pas les échanges internationaux. Il fallait trouver une solution pour que les flux monétaires ne soient plus entravés par les frontières nationales. Les habitants de l'Union Européenne effectuent chaque année plus de 56 milliards de transactions commerciales.
Économie et sécurité
Le Comité européen de normalisation bancaire avait instauré le 1er janvier 2006 les codes IBAN (référence du compte) et BIC (identifiant de la banque, appelé également SWIFT). À compter du 1er janvier 2007, tous les paiements devront s'appuyer sur le code IBAN et le code BIC pour les opérations réalisées en France (d'une banque française à une autre), mais aussi pour tous les pays de l'Union Européenne (qu'ils soient ou non dans la zone Euro).
En utilisant l'IBAN et le BIC du bénéficiaire, vous payez le tarif d'une transaction nationale ordinaire tout en assurant un paiement plus rapide et plus sûr. L'IBAN supprime les différences entre les virements nationaux et les virements transfrontaliers. Les banques se réservent le droit d'appliquer des frais supplémentaires au donneur d'ordre ne respectant pas ces nouvelles normes (Règlement n°2560/2001 du Parlement Européen et du Conseil). En utilisant l'IBAN vous réduisez donc vos coûts.
Un projet ambitieux
La mise en place de la norme IBAN et BIC s'inscrit dans le cadre du projet SEPA (Single Euro Payments Area) initialisé par l'EPC ou European Payments Council (Conseil Européen des Paiements). Le SEPA réunit les établissements financiers de l'Union Européenne auxquels s'associent la Suisse, le Liechtenstein, la Norvège et l'Islande. La première étape a été d'harmoniser les normes de paiements transfrontaliers en mettant en place dès janvier 2006 la norme IBAN/BIC et en la généralisant un an plus tard. Les différents chantiers entrepris par le SEPA visent à réduire les coûts associés aux transactions financières pour les entreprises et les particuliers (virements ponctuels, prélèvements réguliers, cartes bancaires, plates-formes de compensation…)
Une norme internationale
L'IBAN comprend au maximum 34 caractères et une longueur fixe dans chaque pays. Les deux premiers caractères du code sont toujours deux lettres qui signalent le code ISO du pays. Ces deux lettres sont suivies d'une clef informatique puis du relevé d'identité bancaire. La cohérence du code IBAN peut être contrôlé automatiquement pour chaque pays. L'IBAN est donc un code composé à partir du RIB (appelé BBAN à l'international).
Exemple : NL91ABNA0417164300 (IBAN d'un compte aux Pays-Bas)
En théorie, il est donc possible de calculer l'IBAN à partir d'un simple relevé d'identité bancaire. Dans la pratique, cela dépend beaucoup des pays. En effet, certains pays peuvent avoir des BBAN normalisés à l'échelle nationale, mais d'autres dépendent de normes différentes édictées par chaque établissement bancaire. La France dispose d'une norme RIB utilisée par toutes les banques de l'hexagone ce qui facilite les conversions des RIB vers l'IBAN.
Le code BIC désigne la banque. S'il est sur 8 caractères, il s'agit du siège de la banque. Le code est structuré comme suit : 4 caractères précisent la banque, 2 caractères notifient le code ISO du pays, 2 caractères indiquent la localisation. Les 3 derniers caractères optionnels définissent l'agence ou la branche de la banque.
Objectif
Définir un plan de migration des processus et des systèmes d'information afin de s'adapter aux nouvelles normes IBAN et BIC.
Méthode
Étape 1 : Faire un état des lieux
Analyser vos processus de paiements et vos systèmes d'information associés. Il s'agit de formaliser les différentes phases d'une transaction au sein de votre entreprise. Votre comptabilité doit donc identifier : la validation interne du paiement, le délais, la collecte des coordonnées bancaires, la saisie de ses coordonnées, l'ordre de virement, etc. D'un point de vue informatique, il s'agit de comprendre sur quels systèmes d'information se déroule tout ou partie de cette procédure afin de préparer les modifications qu'il conviendra de réaliser.
Étape 2 : Définir les besoins en terme de structure de données
Si jusqu'à présent votre système d'information n'enregistrait que le RIB, il devra être modifié. La structure des données sera modifiée par l'ajout de deux champs texte correspondant aux données :
IBAN : selon les pays, les IBAN ont une largeur comprise entre 15 et 34 signes (prévoir donc 34 caractères),BIC : selon le siège ou une agence, de 8 ou de 11 caractères (prévoir 11 caractères). Concernant l'IBAN, la norme stipule de ne pas enregistrer d'espaces entre les caractères d'un IBAN (par contre, lorsqu'un IBAN est imprimé sur un support papier, on aménage un espace tous les quatre caractères, en partant de la gauche). Après avoir ajouté un champ dans votre base de données, vous devrez également le faire apparaître dans vos applicatifs pour permettre la saisie et la consultation.
Étape 3 : Valider les données déjà présentes
Contrôlez les informations bancaires déjà inscrites dans votre base de données fournisseurs. Vous pouvez d'ores et déjà faire contrôler la cohérence des RIB pour la France. Une vérification électronique permet de détecter les erreurs de saisie, à condition bien entendu d'avoir un RIB complet (avec sa clef numérique sur deux derniers caractères). Pour les références étrangères, on pourra contrôler automatiquement les codes de pays tels que Espagne, Belgique, Italie, Portugal, Finlande, Norvège… Enfin, on réalise un contrôle des IBAN déjà saisis dans la base de données. Le nombre de caractères et la clef diffèrent selon le pays et le BBAN : contrôler ces éléments permet de détecter rapidement les erreurs.
Étape 4 : Enrichir votre fichier avec les IBAN
Cette étape consiste à convertir les BBAN en IBAN. Il est néanmoins fortement conseillé de valider les codes avec le fournisseur au moment de chaque nouvelle transaction. Lorsque le BBAN (ou le RIB) est correct et qu'il a pu être contrôlé, il est possible pour la plupart des pays de prédéterminer automatiquement un IBAN.
Étape 5 : Mettre en place des processus adaptés
Les nouvelles normes du projet SEPA nécessitent une remise à plat des procédures de l'entreprise. C'est l'occasion de se poser les bonnes questions :
- Comment favoriser la collecte automatique des IBAN des nouveaux fournisseurs ?
- Comment valider les codes IBAN avant une transaction ?
- Comment contrôler la saisie des données ?
Conclusion
L'apparition de l'IBAN va nécessiter pour votre entreprise une modification des procédures et un aménagement de vos outils. Cependant, vous réaliserez des économies sur les frais bancaires. Cette réduction des coûts pourra s'ajouter aux bénéfices liés à la mise en place du numéro de TVA Intracommunautaire (numéro d'identification fiscale européen des entreprises permettant de simplifier les paiements de TVA).
Dernier point : donnez l'exemple ! En éditant votre référence IBAN et votre BIC sur vos propres factures, vous favorisez des délais de règlement plus courts.
Solutions Datalgo
Préparez vos fichiers fournisseurs pour faciliter votre recouvrement :
Contrôlez les RIB dans vos fichiers ou retrouvez la clef RIB lorsque celle-ci est absenteContrôlez les BBAN (équivalent du RIB pour les autres pays) : consultez-nousConvertissez les BBAN ou RIB en code IBANContrôlez la saisie des IBANPrédéterminez les numéros de TVA Intracommunautaire à partir du SiretContrôlez les numéros de TVA Intracom Source : www.datalgo.fr
Jusqu'à maintenant, lorsque vous établissiez une transaction avec des clients, des partenaires ou des fournisseurs, vous utilisiez un RIB (Relevé d'Identité Bancaire). Cet identifiant de compte permettait des virements d'une banque française vers un autre établissement bancaire français. Ainsi, une base de données fournisseurs permettait d'enregistrer pour chaque société son numéro de compte et ainsi facilitait les paiements par virement.
En France, le RIB est composé d'un code banque sur 5 caractères, d'un code guichet sur 5 caractères, d'un numéro de compte et d'une clef de contrôle. Chaque pays définissait jusqu'à présent ses propres normes pour réaliser des échanges d'un compte à un autre à partir de son Domestic Account Number, appelé aussi Basic Bank Account Number (BBAN). Cette multiplication des identifiants locaux ne facilitait pas les échanges internationaux. Il fallait trouver une solution pour que les flux monétaires ne soient plus entravés par les frontières nationales. Les habitants de l'Union Européenne effectuent chaque année plus de 56 milliards de transactions commerciales.
Économie et sécurité
Le Comité européen de normalisation bancaire avait instauré le 1er janvier 2006 les codes IBAN (référence du compte) et BIC (identifiant de la banque, appelé également SWIFT). À compter du 1er janvier 2007, tous les paiements devront s'appuyer sur le code IBAN et le code BIC pour les opérations réalisées en France (d'une banque française à une autre), mais aussi pour tous les pays de l'Union Européenne (qu'ils soient ou non dans la zone Euro).
En utilisant l'IBAN et le BIC du bénéficiaire, vous payez le tarif d'une transaction nationale ordinaire tout en assurant un paiement plus rapide et plus sûr. L'IBAN supprime les différences entre les virements nationaux et les virements transfrontaliers. Les banques se réservent le droit d'appliquer des frais supplémentaires au donneur d'ordre ne respectant pas ces nouvelles normes (Règlement n°2560/2001 du Parlement Européen et du Conseil). En utilisant l'IBAN vous réduisez donc vos coûts.
Un projet ambitieux
La mise en place de la norme IBAN et BIC s'inscrit dans le cadre du projet SEPA (Single Euro Payments Area) initialisé par l'EPC ou European Payments Council (Conseil Européen des Paiements). Le SEPA réunit les établissements financiers de l'Union Européenne auxquels s'associent la Suisse, le Liechtenstein, la Norvège et l'Islande. La première étape a été d'harmoniser les normes de paiements transfrontaliers en mettant en place dès janvier 2006 la norme IBAN/BIC et en la généralisant un an plus tard. Les différents chantiers entrepris par le SEPA visent à réduire les coûts associés aux transactions financières pour les entreprises et les particuliers (virements ponctuels, prélèvements réguliers, cartes bancaires, plates-formes de compensation…)
Une norme internationale
L'IBAN comprend au maximum 34 caractères et une longueur fixe dans chaque pays. Les deux premiers caractères du code sont toujours deux lettres qui signalent le code ISO du pays. Ces deux lettres sont suivies d'une clef informatique puis du relevé d'identité bancaire. La cohérence du code IBAN peut être contrôlé automatiquement pour chaque pays. L'IBAN est donc un code composé à partir du RIB (appelé BBAN à l'international).
Exemple : NL91ABNA0417164300 (IBAN d'un compte aux Pays-Bas)
En théorie, il est donc possible de calculer l'IBAN à partir d'un simple relevé d'identité bancaire. Dans la pratique, cela dépend beaucoup des pays. En effet, certains pays peuvent avoir des BBAN normalisés à l'échelle nationale, mais d'autres dépendent de normes différentes édictées par chaque établissement bancaire. La France dispose d'une norme RIB utilisée par toutes les banques de l'hexagone ce qui facilite les conversions des RIB vers l'IBAN.
Le code BIC désigne la banque. S'il est sur 8 caractères, il s'agit du siège de la banque. Le code est structuré comme suit : 4 caractères précisent la banque, 2 caractères notifient le code ISO du pays, 2 caractères indiquent la localisation. Les 3 derniers caractères optionnels définissent l'agence ou la branche de la banque.
Objectif
Définir un plan de migration des processus et des systèmes d'information afin de s'adapter aux nouvelles normes IBAN et BIC.
Méthode
Étape 1 : Faire un état des lieux
Analyser vos processus de paiements et vos systèmes d'information associés. Il s'agit de formaliser les différentes phases d'une transaction au sein de votre entreprise. Votre comptabilité doit donc identifier : la validation interne du paiement, le délais, la collecte des coordonnées bancaires, la saisie de ses coordonnées, l'ordre de virement, etc. D'un point de vue informatique, il s'agit de comprendre sur quels systèmes d'information se déroule tout ou partie de cette procédure afin de préparer les modifications qu'il conviendra de réaliser.
Étape 2 : Définir les besoins en terme de structure de données
Si jusqu'à présent votre système d'information n'enregistrait que le RIB, il devra être modifié. La structure des données sera modifiée par l'ajout de deux champs texte correspondant aux données :
IBAN : selon les pays, les IBAN ont une largeur comprise entre 15 et 34 signes (prévoir donc 34 caractères),BIC : selon le siège ou une agence, de 8 ou de 11 caractères (prévoir 11 caractères). Concernant l'IBAN, la norme stipule de ne pas enregistrer d'espaces entre les caractères d'un IBAN (par contre, lorsqu'un IBAN est imprimé sur un support papier, on aménage un espace tous les quatre caractères, en partant de la gauche). Après avoir ajouté un champ dans votre base de données, vous devrez également le faire apparaître dans vos applicatifs pour permettre la saisie et la consultation.
Étape 3 : Valider les données déjà présentes
Contrôlez les informations bancaires déjà inscrites dans votre base de données fournisseurs. Vous pouvez d'ores et déjà faire contrôler la cohérence des RIB pour la France. Une vérification électronique permet de détecter les erreurs de saisie, à condition bien entendu d'avoir un RIB complet (avec sa clef numérique sur deux derniers caractères). Pour les références étrangères, on pourra contrôler automatiquement les codes de pays tels que Espagne, Belgique, Italie, Portugal, Finlande, Norvège… Enfin, on réalise un contrôle des IBAN déjà saisis dans la base de données. Le nombre de caractères et la clef diffèrent selon le pays et le BBAN : contrôler ces éléments permet de détecter rapidement les erreurs.
Étape 4 : Enrichir votre fichier avec les IBAN
Cette étape consiste à convertir les BBAN en IBAN. Il est néanmoins fortement conseillé de valider les codes avec le fournisseur au moment de chaque nouvelle transaction. Lorsque le BBAN (ou le RIB) est correct et qu'il a pu être contrôlé, il est possible pour la plupart des pays de prédéterminer automatiquement un IBAN.
Étape 5 : Mettre en place des processus adaptés
Les nouvelles normes du projet SEPA nécessitent une remise à plat des procédures de l'entreprise. C'est l'occasion de se poser les bonnes questions :
- Comment favoriser la collecte automatique des IBAN des nouveaux fournisseurs ?
- Comment valider les codes IBAN avant une transaction ?
- Comment contrôler la saisie des données ?
Conclusion
L'apparition de l'IBAN va nécessiter pour votre entreprise une modification des procédures et un aménagement de vos outils. Cependant, vous réaliserez des économies sur les frais bancaires. Cette réduction des coûts pourra s'ajouter aux bénéfices liés à la mise en place du numéro de TVA Intracommunautaire (numéro d'identification fiscale européen des entreprises permettant de simplifier les paiements de TVA).
Dernier point : donnez l'exemple ! En éditant votre référence IBAN et votre BIC sur vos propres factures, vous favorisez des délais de règlement plus courts.
Solutions Datalgo
Préparez vos fichiers fournisseurs pour faciliter votre recouvrement :
Contrôlez les RIB dans vos fichiers ou retrouvez la clef RIB lorsque celle-ci est absenteContrôlez les BBAN (équivalent du RIB pour les autres pays) : consultez-nousConvertissez les BBAN ou RIB en code IBANContrôlez la saisie des IBANPrédéterminez les numéros de TVA Intracommunautaire à partir du SiretContrôlez les numéros de TVA Intracom Source : www.datalgo.fr