Iron Mountain Incorporated (Bourse de New York : IRM), leader mondial des services de protection et de stockage de l’information, annonce le lancement d’une solution complète de gestion documentaire destinée aux Ressources Humaines (RH). Iron Mountain verticalise ainsi son offre DMS (Document Management Solutions), qui couvre l’ensemble du cycle de vie du document, depuis son acquisition jusqu’à sa destruction.
Les documents des départements Ressources Humaines contiennent les informations parmi les plus sensibles pour l’entreprise; leur gestion et leur accès sont à cet égard des enjeux cruciaux. Lorsque les missions de la fonction RH sont assurées par plusieurs bureaux, ou lorsque la personne qui en est chargée couvre plusieurs zones géographiques – à la fois nationales et internationales - l’accès rapide à des informations dispersées est difficile.
Les défis opérationnels des Ressources Humaines
Les départements RH affrontent trois défis typiques lorsqu’il s’agit de gestion documentaire: l’accès sécurisé aux informations, la mise en conformité et la maîtrise des coûts de stockage.
- Que les archives des Ressources humaines soient sous format papier ou numérique,
leur accès doit être à la fois facilité et contrôlé. En effet, les employés « terrain » et les cadres ont souvent besoin d’utiliser les mêmes documents, pour la réalisation de leurs rapports d’activité. La consultation de ces documents par différentes personnes peut entraîner une duplication des fichiers et des correspondances (courriers électroniques, fax), engendrant ainsi problèmes d’inefficacité, risques de perte de fichiers et/ou de divulgations involontaires. Si les fichiers sources nécessaires à la réalisation des activités de « reporting » sont difficilement accessibles, les utilisateurs peuvent être amenés à faire des copies sans autorisation ou « fantômes ». Même lorsque ces copies sont contrôlées, leur multiplication est susceptible de compromettre l’intégrité des archives du personnel.
- En outre, les départements RH doivent également faire face au défi de la mise en
conformité à la législation nationale en vigueur. La législation française exige que soient respectés les délais de conservation des archives ; à titre d’exemple, tous les documents dans lesquels figurent les temps de travail du personnel doivent ainsi être conservés 1 an. Les contrats de travail, quant à eux, doivent être gardés durant 30 ans à compter de la date de résiliation/échéance du contrat. Les entreprises se doivent de respecter la loi dite « informatique et libertés » du 6 janvier 1978, qui garantit le respect de la vie privée et des libertés lorsque des données personnelles sont utilisées.
- Enfin, en fonction de leur taille, les entreprises ajoutent et stockent chaque jour des
centaines, voire des milliers de documents. Le stockage sur site nécessite un investissement conséquent en termes de coûts immobiliers et en personnel, d’autant plus s’il s’agit du siège social.
Face à ces enjeux, Iron Mountain propose une solution adaptée aux problématiques de gestion documentaire dans le secteur des Ressources Humaines.
Accessibilité et sécurisation des dossiers : la valeur ajoutée de la solution Ressources Humaines
L’offre Document Management Solutions d’Iron Mountain répond aux besoins des petites et moyennes entreprises (PME), ainsi qu’à ceux des grandes entreprises. Les solutions de gestion documentaire d’Iron Mountain couvrent le cycle de vie entier des documents actifs. Mariant stockage physique, conversion électronique et stockage numérique des documents, ces solutions complètes et intégrées permettent une meilleure gestion de la reprise après sinistre et du plan de reprise d’activité, et ce sans investissement supplémentaire.
Grâce à la plateforme d’hébergement Centre de Documents Numériques™ d’Iron Mountain, plusieurs utilisateurs peuvent simultanément mener des recherches et récupérer leurs documents archivés, à tout moment, via un navigateur Web. Ils ont ainsi la possibilité, en fonction de leurs droits d’accès, de prévisualiser des vignettes des documents, de zoomer, de faire pivoter les images et de télécharger, d’imprimer et de transmettre des fichiers au moyen d’une technologie de streaming extrêmement performante.
Les personnels des départements RH peuvent ainsi accéder de manière sécurisée aux dossiers des employés, sans se soucier de l’heure et de l’endroit où ils se trouvent. Le stockage hors site de leurs documents entraîne une réduction des coûts immobiliers et une meilleure sécurisation de leurs données sensibles, ainsi qu’une amélioration de leurs procédures internes de reporting.
A propos d’Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) aide les organisations du monde entier à réduire les coûts et les risques associés à la protection et au stockage des informations. La société propose une gamme complète de solutions de gestion d'archives (records management) et de protection des données. Elle apporte son expertise et son expérience pour relever des défis complexes tels que l'augmentation des coûts de stockage, les litiges, la conformité aux obligations légales et réglementaires ainsi que la reprise après sinistre. Fondée en 1951, Iron Mountain est le partenaire de confiance de plus de 120 000 entreprises clientes en Amérique du Nord, en Amérique Latine, en Europe ainsi que dans la région Asie-Pacifique.
www.ironmountain.fr
Les documents des départements Ressources Humaines contiennent les informations parmi les plus sensibles pour l’entreprise; leur gestion et leur accès sont à cet égard des enjeux cruciaux. Lorsque les missions de la fonction RH sont assurées par plusieurs bureaux, ou lorsque la personne qui en est chargée couvre plusieurs zones géographiques – à la fois nationales et internationales - l’accès rapide à des informations dispersées est difficile.
Les défis opérationnels des Ressources Humaines
Les départements RH affrontent trois défis typiques lorsqu’il s’agit de gestion documentaire: l’accès sécurisé aux informations, la mise en conformité et la maîtrise des coûts de stockage.
- Que les archives des Ressources humaines soient sous format papier ou numérique,
leur accès doit être à la fois facilité et contrôlé. En effet, les employés « terrain » et les cadres ont souvent besoin d’utiliser les mêmes documents, pour la réalisation de leurs rapports d’activité. La consultation de ces documents par différentes personnes peut entraîner une duplication des fichiers et des correspondances (courriers électroniques, fax), engendrant ainsi problèmes d’inefficacité, risques de perte de fichiers et/ou de divulgations involontaires. Si les fichiers sources nécessaires à la réalisation des activités de « reporting » sont difficilement accessibles, les utilisateurs peuvent être amenés à faire des copies sans autorisation ou « fantômes ». Même lorsque ces copies sont contrôlées, leur multiplication est susceptible de compromettre l’intégrité des archives du personnel.
- En outre, les départements RH doivent également faire face au défi de la mise en
conformité à la législation nationale en vigueur. La législation française exige que soient respectés les délais de conservation des archives ; à titre d’exemple, tous les documents dans lesquels figurent les temps de travail du personnel doivent ainsi être conservés 1 an. Les contrats de travail, quant à eux, doivent être gardés durant 30 ans à compter de la date de résiliation/échéance du contrat. Les entreprises se doivent de respecter la loi dite « informatique et libertés » du 6 janvier 1978, qui garantit le respect de la vie privée et des libertés lorsque des données personnelles sont utilisées.
- Enfin, en fonction de leur taille, les entreprises ajoutent et stockent chaque jour des
centaines, voire des milliers de documents. Le stockage sur site nécessite un investissement conséquent en termes de coûts immobiliers et en personnel, d’autant plus s’il s’agit du siège social.
Face à ces enjeux, Iron Mountain propose une solution adaptée aux problématiques de gestion documentaire dans le secteur des Ressources Humaines.
Accessibilité et sécurisation des dossiers : la valeur ajoutée de la solution Ressources Humaines
L’offre Document Management Solutions d’Iron Mountain répond aux besoins des petites et moyennes entreprises (PME), ainsi qu’à ceux des grandes entreprises. Les solutions de gestion documentaire d’Iron Mountain couvrent le cycle de vie entier des documents actifs. Mariant stockage physique, conversion électronique et stockage numérique des documents, ces solutions complètes et intégrées permettent une meilleure gestion de la reprise après sinistre et du plan de reprise d’activité, et ce sans investissement supplémentaire.
Grâce à la plateforme d’hébergement Centre de Documents Numériques™ d’Iron Mountain, plusieurs utilisateurs peuvent simultanément mener des recherches et récupérer leurs documents archivés, à tout moment, via un navigateur Web. Ils ont ainsi la possibilité, en fonction de leurs droits d’accès, de prévisualiser des vignettes des documents, de zoomer, de faire pivoter les images et de télécharger, d’imprimer et de transmettre des fichiers au moyen d’une technologie de streaming extrêmement performante.
Les personnels des départements RH peuvent ainsi accéder de manière sécurisée aux dossiers des employés, sans se soucier de l’heure et de l’endroit où ils se trouvent. Le stockage hors site de leurs documents entraîne une réduction des coûts immobiliers et une meilleure sécurisation de leurs données sensibles, ainsi qu’une amélioration de leurs procédures internes de reporting.
A propos d’Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) aide les organisations du monde entier à réduire les coûts et les risques associés à la protection et au stockage des informations. La société propose une gamme complète de solutions de gestion d'archives (records management) et de protection des données. Elle apporte son expertise et son expérience pour relever des défis complexes tels que l'augmentation des coûts de stockage, les litiges, la conformité aux obligations légales et réglementaires ainsi que la reprise après sinistre. Fondée en 1951, Iron Mountain est le partenaire de confiance de plus de 120 000 entreprises clientes en Amérique du Nord, en Amérique Latine, en Europe ainsi que dans la région Asie-Pacifique.
www.ironmountain.fr